對事業單位檔案管理問題的幾點見解

吳宏

摘 要：檔案管理工作自身可以說是一項極為基礎性的工作，是事業單位管理工作中的一個重要資料依據，不僅是相應決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權益進行維護過程中所需要應用到的一個關鍵憑證。因此事業單位必須要做好檔案管理工作。以下本文主要對當前事業單位檔案管理中面臨的困境與挑戰進行研究，并提出一些規范檔案管理工作的建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；困境；挑戰；發展

事業單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這此信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應的信息，更便于下步工作的實施。研究事業單位檔案管理在中面臨的困境與挑戰，對于提升事業單位檔案管理水平有重要意義。

1 當前事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 一些檔案管理設施過于落后

科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。

1.2 當前的檔案管理方式有待更新

通常情況下，要保證事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

1.3 檔案管理基礎業務不到位

由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

1.4 人員離職交接不清楚

一個人在同一個工作崗位上不可能永遠做下去，因為總會有各種各樣的問題，比如退休、離職、出國留學等等，這些問題導致了檔案管理工作不得不更換其他工作人員，在事業單位檔案管理人員交接的時候，有很多問題都交接不到，交接的不完全，很多檔案都成了無厘頭，這對于事業單位損失是巨大的，這些損失是金錢無法挽回的。

2 目前事業單位檔案管理的新形勢分析

2.1 新形勢下對檔案管理制度要求更嚴格

事業單位檔案包含大量個人數據，以及不宜公開的政治、學術、業務信息和反映著各單位組織的體系結構、活動情況等的信息。信息的公開程度和內容是提高信息利用效率的關鍵，在信息化時代，我們應解放思想，實事求是地對待客觀信息，遵守檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照檔案管理客觀規律和特點，建立完善的工作流程，制定科學的管理模式，促進檔案的開發和利用。同時樹立現代化、信息化管理理念，以更好提高檔案的服務質量和利用效率。

2.2 新形勢要求檔案管理人才具備綜合素質和能力

隨著科學技術的發展，各個學科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術逐漸地應用于檔案管理工作中，如通訊技術、微縮技術、自動化技術、聲像技術等，而以往的手工勞動很難滿足現代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業務素質，以及各項技術操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業務能力，使事業單位檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。

2.3 新形勢下要求檔案管理技術不斷創新

目前在我國，黨和國家的各項工作方針和政策是事業單位檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規，否則檔案管理工作就會失去基礎和原則。檔案管理工作的保密性特點體現了它是一項政治性較強的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經很難適應信息化背景下的管理。在信息化時代，對事業單位的檔案的管理技術提出了很高的挑戰，不僅要制定完善的各項法律法規以及各項管理制度，而且還要增強計算機技術的開發，包括管理軟件的開發、安全技術的保障等都要及時跟上時代的發展，以防止檔案信息的破壞和盜竊。

3 對事業單位檔案管理的幾點建議

為了對事業單位檔案管理工作進行完善，從而促進我國事業單位的發展，根據目前事業單位檔案管理工作的現狀，提出了以下措施。

3.1 建立健全的新檔案管理制度

為了讓檔案工作朝程序化、規范化以及科學化的方向發展，就必須要建立檔案管理工作制度，結合實際對制度進行完善。員工的考核、業績、合同以及工作效益等材料要如實在人事檔案中記錄，對已經歸檔的材料內容要進行補充和完善。同時還要建立相關制度用來保障檔案工作的順利開展。

3.2 加強檔案管理新設施的建設

部分事業單位的檔案管理辦公室條件十分差，因此導致工作人員很難對檔案進行管理，所以，有關部門應該對檔案管理工作加大支持力度，從而改善檔案工作條件以及工作設備。

3.3 注重利用信息化技術提高檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。

3.4 加強人員綜合素質培訓

做好檔案工作的關鍵是檔案工作人員，因此對檔案工作人員的素質要進行全面提高。檔案管理工作具有實踐性強、專業性強等特點，因此必須要求檔案人員有足夠的時間以及工作經驗，事業單位的領導者要對檔案人員進行技術培訓，促進檔案人員的綜合分析能力以及文字能力的提高。除此以外，還要對檔案人員的道德進行教育，讓他們有正確的道德觀念。

3.5 做好離職人員的交接工作

事業單位應該在人員離職的時候，做好交接的工作，最好留下固定的電話，以防以后發生問題可以及時解決。因此要對事業單位交接工作作出明確規定。

結束語

檔案管理工作對于事業單位來說，是不可缺少的一個部分，隨著社會的發展，競爭也越來越激烈，因此管理水平要不斷地創新和提高，檔案管理也是如此。目前，事業單位中的檔案管理工作還有一些需要解決的問題，只有解決了這些問題，才能發揮出檔案管理最大的作用。因此在以后的工作中，事業單位有關部門要結合實際，制定相關政策，提高工作人員檔案管理責任意識，從而讓檔案管理工作越來越規范化。

參考文獻

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