楊文軍
摘 要:城建檔案是社會發展的產物,是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據,隨著城市規模的不斷擴大,利用城建檔案管理可以更好地為城市建設和領導決策服務。本文以城建檔案管理為切入點,在概述城建檔案管理的困境的基礎上,重點分析了城建檔案管理的出路,旨在說明城建檔案管理的重要性,以期為城建檔案管理工作提供參考。
關鍵詞:城建檔案;檔案管理;困境及出路
前言
城建檔案是城市可持續發展的寶貴資源,是城市發展的真實記錄。隨著我國社會經濟的發展,城建檔案工作的外延和內涵也不斷拓展和深化。就目前而言,我國城建檔案管理的內容日趨復雜。面對新形勢下的城建檔案管理工作,為加快城市現代化建設,促進城市經濟、科學、全面、迅速發展,應積極探索城建檔案管理工作的出路。如何進行城建檔案管理是當前城建檔案工作關注的焦點。因此,研究城建檔案管理的困境及其出路具有十分重要的現實意義。鑒于此,筆者對城建檔案管理的困境及出路進行了初步探討。
1 概述城建檔案管理的困境
當前,城建檔案管理的現狀不容樂觀,還存在著諸多亟待解決的問題,致使城建檔案管理陷入困境。城建檔案管理的困境,主要是由于檔案管理法制建設不健全、城建檔案管理信息化薄弱和城建檔案管理工作不規范,其具體內容如下:
1.1 檔案管理法制建設不健全
檔案管理法制建設不健全,致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中,城建檔案執法細則有待進一步完善,檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業的發展。2008年1月1日,《城鄉規劃法》的頒布實施,從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持,同時也拓展了城建檔案的服務地域,如:城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇,但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。另外,城建檔案管理的法律意識較低,使得城建檔案的行政執法過緩,也造成了檔案管理法制建設的不健全。
1.2 城建檔案管理信息化薄弱
城建檔案管理信息化薄弱,也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中,信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來,城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面,一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中,由于管理人員的信息化意識不足,在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢,仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段,不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中,由于對信息化建設的硬件投入不足,使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設,軟件系統開發至關重要,當前城建檔案管理的軟件系統無法滿足檔案管理人員的需要。
1.3 城建檔案管理工作不規范
城建檔案管理工作不規范,也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中,城建檔案管理工作不規范,主要表現在三個方面,一方面,檔案收集來源不均衡。總的來說,在城建檔案管理工作中,檔案資料的收集管理環節還比較薄弱。另一方面,在管理權限上,專業部門內部檔案收集較多,而外部收集較少,檔案資源收集容易存在漏項、空白的地方。另外,在檔案資源處理方面,城建檔案工作也存在著不規范的地方。盲目收集和沒有分類管理,都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費。因此,優化城建檔案管理工作勢在必行。
2 城建檔案管理的出路分析
為進一步提高城建檔案管理水平,改善城建檔案管理的現狀,針對當前城建檔案管理工作中出現的問題,城建檔案管理的出路,可以從以下幾個方面入手,下文將逐一進行分析:
2.1 健全城建檔案管理法制建設
健全城建檔案管理法制建設是城建檔案管理的有效途徑之一。在城建檔案管理中,健全城建檔案管理法制建設,應加大城建檔案管理的執法力度。對于不夠完善的城建檔案管理辦法,要采取相應的措施逐步完善,制訂出實施細則,明確權利義務,障城建檔案管理,為城建檔案的行政執法工作提供可靠的依據。與此同時,對于城建檔案管理法制建設的宣傳也必不可少。城建檔案管理法制建設,應有針對性地利用宣傳媒體,加大對執法的宣傳力度,調整內外部執法機構與管理機構的協作,積極參與執法;對于多發、貫發違法案件重點突破,加大責任追究及處罰,使行政執法健康有序地發展。
2.2 完善城建檔案的信息化管理
完善城建檔案的信息化管理在城建檔案管理中也至關重要。完善城建檔案的信息化管理,要把握好三個關鍵點,一是加大城建檔案管理信息化的宣傳,提高城建檔案管理人員的信息化意識,不斷優化城建檔案管理人員的素質。可以通過定期或不定期地開展對城建檔案管理人員的培訓,加大其參與信息化建設的介入力度,切實加快觀念的轉變。二是要加大城建管理信息化建設的硬件投入。對城建管理信息化而言,要結合城建檔案管理的實際情況,利用現有的現代化辦公設施,逐步搭建檔案資源流轉、利用平臺,縮短檔案資源歸檔的周期,提高城建檔案的準確性、時效性及利用率。三是要加大城建檔案管理的軟件系統開發。在城建檔案信息化管理中,城建檔案管理的軟件系統是信息化建設的關鍵。在開發城建檔案管理軟件系統的過程中,應對橫向和縱向的檔案信息管理實施分步開發,優先滿足小區域既有檔案資源的信息化需求,并兼顧大區域信息化開發的過渡,同時,統籌規劃大區域信息化系統的研發,為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。
2.3 規范城建檔案管理整理工作
規范城建檔案管理整理工作在城建檔案管理中的作用也不容忽視。在城建檔案管理工作中,實施目標管理,規范檔案資源的收集、處理。要規范城建檔案管理整理工作,首先,要統籌安排城建檔案資源的收集。把資源收集納入目標管理,統一規劃收集的對象、結構和層次,制定相應目標,分階段達標;嚴格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補空;認真分析資源分布結構,有重點地突破資源收集結構不合理的現象。其次,積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源,力求搭建微機化或網絡化管理平臺進行采集,進一步提高管理效率,為資源使用、服務提供保障;同時,對符合既有收集資源向特種資源轉換條件的,逐步進行載體轉換。再此,要加強檔案資源的規范化處理。做好檔案分類研究,把好關口,分清層次,做好檔案資源的數量和質量上的統一,杜絕垃圾資源的侵入;進一步優化檔案資源的收集、處理的工作流程,結合多元化的處理方式進行處置,提高管理效率;另外,還要加強檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監督與交流。
結束語
總之,城建檔案管理是一項綜合的系統工程,具有長期性和復雜性。我國城建檔案管理工作與城建檔案管理體制密不可分。在進行城建檔案管理的工作中,應健全城建檔案管理法制建設、完善城建檔案的信息化管理、規范城建檔案管理整理工作,不斷探索城建檔案管理的有效途徑,只有這樣,才能促進城建檔案管理水平的提高,進而推動城建檔案管理工作的順利開展。
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