大數據時代檔案管理模式變化研究

李恩

摘要：隨著電腦信息科技的發展，人們生活進入信息化時代，大數據時代的到來，給人們的生活方式與工作方式帶來了新的變化。大數據是指在更大規模的數據上以新的方式在海量的數據中尋找到新看法、新趨勢，從而構建新的價值。在大數據技術影響下，給檔案管理部門帶來了巨大的沖擊，傳統的管理模式已經不能適應時代的發展要求，其管理方式將發生巨大轉變。大數據時代背景下，對于檔案管理模式的探索與研究，有利于對于文檔信息的保護，優化文檔管理流程，提高文檔管理水平，最終促進文檔事業的發展。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理模式 變化 研究

隨著大數據時代的到來，帶來了巨大的數據信息資源。無論是國家管理，還是社會企業對于大數據的引用，甚至是交往方式和個人生活，無不受其影響。科學技術的發展，給大數據時代的到來提供了科學技術的支持。在檔案學領域，大數據時代的到來，給其帶來了新的發展與挑戰。面對龐大的數據信息，檔案管理部門如何對如此巨量且復雜的信息進行有效管理是最大的挑戰，認清當前的發展形勢，改變傳統的管理模式，適應時代發展的需求，更好地為人民服務。

一、大數據時代下的檔案管理

（一）有關大數據

我們通常所說的大數據，就是指通過一些軟件等來獲取和處理數據信息所消耗時間的數據集。

大數據時代的類型有很多種，其中主要有三種數據類型，結構化數據、半結構化數據以及非結構化數據。

通常被廣大學術界認可的，大數據時代有四個基本特征，數據規模大，種類多，價值密度低，處理速度快。

大數據時代的關鍵技術就是指從大量的數據信息中，快速有效的獲得有價值的信息的技術。其發展過程大致可分為四個發展階段，大數據的采集，大數據的存儲，大數據的挖掘以及大數據的分析。

（二）大數據時代的檔案

陳潔明指出，網絡信息時代，信息記錄就是檔案，生成的數字化的記錄就是不可刪改的檔案。任何一條信息的記錄都有可能產生巨大的價值，在一些單位中，有一些信息價值偏低而不能被保存下來，加入到檔案當中，在大數據時代，保留了信息的完整性，把信息作為一種不可分割的整體，在這一方面發揮了巨大的價值。

（三）大數據時代下檔案管理的重要性探析

檔案館要永久性的保存檔案，為社科文教等機構提供有價值的服務，保存大量的信息資源，但是由于管理方式落后，在這個行業領域內業務水平高的人才相對匱乏，這些信息資源并沒有得到有效的發揮。自2003年起，國家推行智慧城市的建設，檔案館若想融入智慧城市的建設中，需要大數據的技術支持。

隨著大數據時代的到來，電子文檔增長迅猛，對于電子文檔的管理也遇到了前所未有的挑戰。需要確立一個機構對于電子文件進行管理，首先要對電子文件進行收集，需要大數據技術，對這些電子文件進行分類歸檔保存，通過大數據技術的支持，能快速的從海量電子文件中檢索出所需要的文件。

在大數據時代，數據規模大，文件數量也很龐大，面臨的最大問題是對于文件系統層累積的元數據的管理，如果處理不當，會影響系統的性能。數據技術為檔案工作者管理非結構化電子文件的問題提供了解決之道。

二、大數據時代下檔案管理模式的變化

（一）檔案管理體系的變化

隨著大數據時代的到來，檔案的數據量激增，對于檔案的服務水平要求更高，檔案管理者應當順應時代的發展，轉變傳統的管理模式。傳統的技術以及管理模式已經無法及時處理如此龐大的信息量。我們的理想狀態下是把所有信息都能歸檔，但是迫于人力物力的束縛，傳統的管理方式對于信息進行甄別，去粗取精，保留一部分在當時看來是有效的信息，但是這種做法會造成一部分數據的損失。檔案管理部門應轉變管理思想，樹立大數據觀念。

大數據是信息科技領域顛覆性的技術變革，但大數據不止是技術的革新，實質上計算機服務時代的來臨，對數據的抽絲剝繭、總結結論更體現了計算機行業正從技術供應型轉為服務供應型。技術的變革促進了更好的為人們服務，為人民服務好才是最終的目的和意義。

（二）檔案數據資源體系的變化

檔案數據信息的來源廣，且數據內容更加豐富。檔案數量越龐大，分類越精準，更能體現出檔案的價值，大數據時代下，檔案館的館藏容量更大，數據類型更多，傳統的類型通常是指紙質書籍、聲像以及實物展示等，大數據時代帶來了電子檔案，載體各異，特征多樣。同一條信息可以用多種不同的形式表現出來。

伴隨著檔案信息化，對于檔案數據的處理速度加快。傳統的管理方式是人工手動管理，效率低，大數據下，人們進入了現代化的檔案收、管、用業務流程管理，更加方便快捷。如何從大量的信息海洋中迅速獲取有效信息，是一直以來要面對的難題，大數據下的云技術的發展，運用互聯網技術、計算機軟件、高科技手段提升檔案資源的處理速度，解決了這一難題。

檔案數據收集的方式也朝著多樣化方向發展，除了對于有關部門和單位進行強制收集，還有就是互聯網提供的信息。在互聯網時代，信息內容豐富，傳播速度快且廣，更新快，如何在最短的時間內捕捉到最有效的信息，是對檔案管理員的一種考驗。

（三）檔案行政管理體系的變化

黨委政府的檔案室是最初的檔案行政管理部門的雛形，國家在改革過程中推行政企分開的管理辦法，檔案部門從開始的輔助性部門到現在的宏觀整體指導部門，逐漸強化自身的行政管理職能。

以往，檔案管理部門是對黨政機關、事業單位以及一些社會團體的檔案進行專業指導和服務，大數據時代的到來，已經不再僅僅局限于傳統的紙質檔案的管理了，工作對象變成了電子文檔的方式，面對這一改變檔案管理人員應積極提高自身的業務水平，從而才能提高更好的服務。

過去檔案管理部門只針對黨政機關和政府相關部門的檔案事物進行管理，且許多檔案室需要保密的。大數據時代，提倡資源共享，面向大眾實行開放式管理，這種合作方式發生了巨大變化。

三、結語

綜上所述，大數據時代的到來，給檔案管理部門帶來了巨大的沖擊，對于檔案管理部門來說，這既是一種機遇，同時也是一種挑戰。檔案管理員應當積極迎接挑戰，順應時代發展潮流，轉變傳統的發展模式，為社會提供更優質的服務。

參考文獻：

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（作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局）