人事檔案管理存在的弊端與整改方案的研究

李云明

摘 要：本文就當前人事檔案管理提出更高的工作要求，要求創新管理模式，常規管理與信息技術的綜合運用，現今管理工作不能適應這種要求，在思想認識、管理制度、管理人員素質等方面存在不足和弊端。為了提高人事檔案管理水平，需要采取相應的整改方案，完善檔案管理制度，提高管理人員的素質，從而有效的完成人事檔案管理工作。

關鍵詞：人事檔案管理；整改方案；登記備案；模式轉變

1 掌握人檔管理概念 理解運用有效執行

1.1 掌握人檔管理內容 按著制度加以落實

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管措施的關鍵。其基本內容：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度。根據這些內容，按步驟有條不紊的加以落實，無差錯的準確進行。

2 人檔管理存在弊端 原因多種有待改善

2.1 人檔管理重視不夠 改變觀念增強責任

人事檔案管理中，由于受我國傳統觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關系以及受教育程度等基本材料，這些項目及內容都已經很難跟上現在社會發展的步伐，更無法適應社會經濟發展的需要。一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不夠，普遍認為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設的重視程度更低，這些想法都嚴重影響到了我國人事改革的進度，無法適應現代化管理的需要，只有更新觀念，開拓創新，才能適應社會的發展。

2.2 檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高

日前，我國人事檔案管理工作長期以來體現的是內向型的封閉式管理模式，過分強調檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化開放性作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，呆滯死板，缺乏檔案管理的服務宣傳，無法給人們提供高效優質的服務。在實際工作中會出現檔案查閱困難的問題，廣大群眾對人事檔案充滿神秘感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案，從而影響檔案工作的順利開展。

2.3 網絡數據建設落后 信息共享亟待解決

當前，我國在人事檔案管理的信息化建設方面還存在投入不足的現象，在數據庫建設過程中還存在著數據錄入不完整，數據更新及補充不及時，數據檢查不到位等問題。另外還受到網絡安全性不穩定因素的影響，一些計算機網絡犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數據庫的安全性。人事檔案信息和網絡建設的形式還有不統一的存在，人事檔案信息管理的建設缺乏規范性和標準性，嚴重制約了人事檔案的共享性，造成了檔案信息資源建設發展滯后的原因。

2.4 管理人員素質偏低 急需培訓提高技能

在我國現代化信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理環境中，這對于檔案管理人員的素質要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍整體素質偏低，工作人員專業素質和實踐操作等能力的培養還有待加強。由于缺乏大量的檔案管理復合型人才，加之檔案管理人員培訓力度不大，造成了我國兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術技能的人才大量匱乏，遠遠不能夠滿足現階段人事檔案信息化管理的需要。

3 找出管理存在弊端 整理改革工作方案

3.1 更新觀念改革創新 管理理念模式轉變

當前，我國正處在全面改革開放和發展的階段，傳統的以保密性為管理手段的檔案管理模式已經不能適應檔案管理工作的發展。因此，檔案管理工作人員要切實轉變思想觀念，樹立開放性主動的服務意識，加強對檔案管理工作的創新性和多樣性，從簡單的收集歸檔觀念轉變成主動開放和利用檔案材料的觀念。在人事檔案管理工作的實施中，要堅持以人為本的先進理念，發揮檔案管理人員的主動性和積極性，不斷改革檔案管理發展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步協調發展，開創人事工作發展的新途徑。

3.2 改革陳舊管理方式 掌握運用先進手段

當前，人事檔案管理工作方式和手段的落后，嚴重制約了人事檔案管理工作的發展，因此要逐步改革落后的管理模式，實現人事檔案管理工作的科學化和現代化。要加強人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉變，注重工作人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握和自身素質的提高，使人事檔案管理向著標準化、合理化邁進。

3.3 加強人檔管理安全 建立完善保障體系

增強人事檔案信息化管理的安全性需要從以下三個方面入手。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規，嚴格規范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上加強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規范化管理，制定嚴格的操作規則和標準，并且不斷完善人事檔案信息化操作系統，對人事檔案管理人員加強系統的定期維護和更新，使其掌握一定的基本技能。

3.4 加強領導重視培訓 提高自身整體素質

人事檔案管理工作是我國一項政策性和技術性比較強的工作，工作任務重大，它集服務與保密性綜合一體。因此，領導要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊伍建設作為工作的重點來抓。要建立檔案管理領導小組責任制，加強對檔案管理人員的檢查和監督，不斷提高其思想覺悟，從制度上規范檔案管理人員的工作。同時還要對人事檔案管理人員的技能培訓，提高人事檔案管理人員的自身素質，通過開展一系列活動來增強檔案管理人員隊伍技能水平，用科學的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的人生觀和價值觀，恪守檔案管理的工作紀律，嚴格執行《檔案法》的規定。通過不斷地研修學習和大膽實踐來提高檔案管理人員的整體素質，發揮人事檔案管理人員應有的才能。

參考文獻

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