淺談基于優撫對象的民政檔案管理與利用

摘 要：優撫制度建立于我國建國初期，在隨后的數十年間一直堅持實行，主要用于安撫發生巨大自然災害或局部地區戰爭的某一地區人民。而在這項制度的不斷完善中，越來越多的對象被納入到優撫制度之中，如何加強優撫檔對象管理便成了當前政府工作的重中之重，而檔案管理恰好是加強優撫對象管理的重要手段。本文以民政檔案的管理和利用為入手點，試探究如何加強對優撫對象的管理。

關鍵詞：民政檔案；管理；利用；優撫對象

我國的優撫制度最初建立于抗美援朝時期，主要用于安撫那些犧牲于戰爭中的軍人的家屬，隨后這項制度一直被沿用下來，其內容也與時俱進地進行了擴展，一些發生嚴重自然災害的地區，如汶川、玉樹，或是發生局部戰爭的地區，當地受到傷害的居民也會得到一定的優撫。當然，優撫范圍的擴大為受災群眾提供了福利，但同時也有許多渾水摸魚的人企圖從中獲利，因此政府高度重視優撫對象的管理工作，而民政檔案管理工作作為政府工作最為重要的方面，在優撫對象管理上同樣具有不可或缺的作用。

1 基于優撫對象加強對民政檔案的管理

（一）積極發展科學技術，采取更加先進的檔案管理手段

從引言可知，優撫制度最初建立于抗美援朝時期，受當時的科技水平所限，檔案在建立時均是紙質狀態，由政府部門中專門負責檔案管理的人員進行手工登記，隨后錄入到檔案夾中，再放入檔案管理室中相應的檔案柜或抽屜中進行保存。然而，隨著時間的流逝，檔案人員經歷了數輪的更替、檔案管理室也經歷了不計其數的搬遷，許多紙質檔案已經遺失或錯亂，再加上火災等意外的侵襲，許多檔案已經損壞或徹底損毀，這就使得許多應該被優撫的對象因找不到相應的檔案而無法得到應有的優撫；此外，一些檔案雖然保存下來，卻因被優撫對象戶口搬離所在地，無法實時獲取原先所在地的檔案，而無法及時獲得應有的優撫。好在隨著科學技術日新月異的發展，計算機技術被應用到民政部門的檔案管理中來，檔案管理人員可以通過電子檔案的方式進行信息的實時管理，優撫對象可以實時獲得相應的信息，及時得到應有的優撫。

當然，這并非是說紙質檔案便可以被廢棄，民政部門應該采取紙質檔案+電子檔案的雙重管理模式，這樣即使其中一種被損毀，數據依然可以得到恢復。當然，為了避免有些人渾水摸魚、從中獲利，電子檔案在管理時同樣要設置權限，不可隨意改動，且電子檔案中的信息必須與紙質檔案保持一致，這樣才不會導致實施優撫制度時出現分歧。

（二）優化整合繁雜的檔案信息，加強對優撫對象檔案的養護

優撫對象的檔案經過多年的累積，變得非常復雜，民政檔案部門應該利用計算機來優化整合混亂的信息，使其變得有理有序。一些優撫對象雖然最初符合優撫要求，但是隨著時間其信息已經不符合優撫標準，這時便要及時更新信息，取消其優撫資格；一些人雖然最初未能達到優撫標準，但是隨著時間變化已經達到了優撫標準，檔案管理人員也要做好檔案內容更新，及時為其采取優撫措施。對于不同優撫等級的對象，更要做好分類管理，根據其實際等級進行個性化管理。

對于保管多年的優撫檔案，應積極為其采取防護措施，如購置除濕機、滅火器、安裝防盜門以確保其安全；購置計算機、掃描儀以定期進行檔案備份；購置空調以確保環境的溫濕度適宜，避免檔案發霉或自燃。若是上述養護設施老化、落后，則應及時進行更換，務必確保其功能與時俱進、不存在嚴重的故障?？偠灾?，務必要保證優撫檔案的安全，杜絕檔案的任意改動與無故丟失。

（三）加強對優撫檔案的動態管理

政府在優撫檔案的管理上必須做到規范化與標準化，同時應該與時俱進，基于當前時代的具體狀況加強檔案的管理。民政檔案部門應該推進檔案管理的信息化建設，為檔案管理建立動態考察體系，及時根據優撫對象的變化進行信息更新，定期將重點優撫對象狀況實時上報給有關部門。

2 基于優撫對象加強對民政檔案的利用

（一）確保優撫檔案的利用安全

優撫檔案只能借閱，而不能外借，同時即使是借閱，也必須具有一定的資格，借閱人員必須依據規范的程序進行借閱，以確保優撫檔案的信息不會被流出，不法分子無法利用優撫檔案的信息作出違法行為。事實上，這體現出檔案管理的重要性，且不談優撫檔案，即使是一般檔案，也必須給予嚴格的管理。2016年的一則新聞提到一名家庭貧困的高考生因檔案信息泄露而被不法分子騙光了學費，該學生因心肌梗而死。優撫對象因災害或戰爭而受傷，若是其受到了不法分子的欺騙而產生經濟損失，其所受到的打擊只會更大，甚至整個家庭都會受到累及。因此，優撫檔案在管理上務必要保持一定的封閉性，其所具有的不完全開放性要求重點優撫對象的檔案在使用時不可進行拷貝，最好通過網絡方式進行調閱，當然即使通過網絡進行調閱，也應做好信息的加密，同時密鑰需要定期進行更改，以免信息被盜取而造成無法挽回的損失。

（二）強化電子檔案的利用

雖然重點優撫對象的檔案不可進行拷貝，但是一般優撫對象的檔案可以酌情允許拷貝，這樣可以確保從原始檔案中獲取足夠的、完整的信息。電子檔案作為優撫對象檔案利用的首要形式，更要強化其利用率，若要拷貝，應將其轉換為通用格式的文檔，這樣即使更換不同的計算機系統或是使用不同類型的檔案管理軟件，也可以使用優撫檔案，將其微縮或打印。此外，還應該加強電子檔案的通信傳輸，這樣只要有了聯網條件，便可以借助光纜進行信息的傳輸與共享。當然，為了確保電子檔案的安全，這種傳輸渠道應該被限制應用范圍，其方向應該是相對固定的。當然，還可以直接利用電子檔案，為老年優撫對象或是不熟悉電腦操作的優撫對象提供相應的優撫檔案信息，這樣也可以提高電子檔案的利用率。

對于紙質檔案，要盡快實現電子化轉換，若是條件允許，可建立相應的數據庫，全面覆蓋庫存檔案，這樣可以進一步提高電子檔案的覆蓋率與利用率。此外，在相關流程的審批上，也應該實施信息化管理，必要時開發檔案管理軟件，以加強對電子檔案的管理與利用。

（三）建立健全優撫檔案的利用制度

優撫對象所有相關信息均儲存在檔案之中，未獲得審批的人員不得借閱優撫檔案，其中的信息也不可被不法分子所利用，相關部門或相關人員若要獲取優撫檔案信息，必須上報有關部門，通過層層審批后才可進行借閱。

優撫檔案直接關系到優撫對象所能獲得的優撫水平，因此檔案管理部門應該利用先進的信息通信技術來收集信息，以確保檔案信息的全面性；同時應該為優撫檔案管理建立相應的同一制式標準，務必使檔案在接收、存儲以及歸檔上做到規范化與標準化，這樣在利用檔案時便能最大程度地實現檔案利用者的合理需求。

（四）加強對檔案管理人員的培訓

復合型人才是非常重要的，在優撫檔案的管理上也是如此，只有全面提升檔案管理人員的工作水平，才能切實提高檔案的利用率。相關部門應該加強培訓，使檔案管理人員能夠具備計算機知識、網絡知識、現代管理知識，等等，這樣即能實現優撫檔案的科學管理，也能實現優撫檔案的高效利用。

3 結語

優撫檔案亟待更加科學的管理與更加安全的利用，本文以此入手介紹了許多行之有效的措施，以供從事相關工作的人員參考。

參考文獻

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作者簡介

林玉娟（1972-），女，漢族，吉林白城人，通榆縣社會福利事業管理中心館員，研究方向：檔案管理。