數字檔案館建設對檔案管理體制的影響分析

路江麗

摘 要：信息技術在迅猛發展，在此形勢下出現了數字檔案館。與傳統檔案館相比，數字檔案館具有更多的優勢，數字檔案館的建館方式和運行方式與傳統檔案館都存在著較大的差異。數字檔案館突破了傳統檔案館的局限性，對傳統檔案館進一步升級，促進資源有效利用，提高檔案自身的價值。數字檔案館建設對檔案管理體制存在著什么影響，又如何進行數字檔案館建設這是現代檔案管理亟需解決的問題。因此，本文將主要從數字檔案館對檔案管理體制的影響以及提高數字檔案管理建設的策略這兩個方面進行闡述，為數字檔案館建設提供合理的參與意見。

關鍵詞：數字檔案館；檔案管理體制；影響

當前社會，信息技術在不斷發展，傳統的檔案管理體制遠遠不能滿足現代社會的需求，所以，進行數字檔案館建設成為一種必然趨勢。對數字檔案館進行一定的研究有利于促進數字檔案館的建設。數字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當的管理體制。在20世界90年代就已經出現了數字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術進程日益加快的現代社會，我國也要重視信息技術的發展，充分地對數字化進行利用，促進我國數字檔案館建設更加高效，提高檔案管理的工作效率。

1 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.1 提高檔案的利用率

傳統的檔案管理工作的重要內容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉變為檔案服務管理。數字檔案館的建設利用信息技術的優勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數字檔案館的建設突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。

1.2 改變檔案管理職能分配關系

傳統的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數字檔案館假設有利于改變行政層級管理體系，借助數字檔案館的建設成果為利用者提供更加有效的服務。數字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統，具有加強行業部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統的檔案管理以收集為主的形式而言，數字檔案館的建設能提供更多的便利。再次，數字檔案建設對檔案管理工作中的相關職能分配產生影響。在傳統的檔案管理中通常由檔案局進行統一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統。但是數字檔案館的建設需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術性問題，需要借助技術對整個檔案管理行業進行管理與變革。

2 數字檔案館建設的具體內容

2.1 提高對數字檔案館建設的認識，實現數據共享

數字檔案館的建設規模不斷增大，相關的工作人員要提高對數字檔案館建設的認識，意識到數字檔案館建設的重要性，促進思想轉變。信息技術的發展，使得人員對檔案的利用次數增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術服務設施建設，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數字檔案館的建設工作。其次，在數字檔案建設過程中要實現資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數字檔案館的歸檔方式發生變化，在業務系統中完成檔案資源的轉移，并且不能被隨意改動。因此，數字檔案觀要建立相應的網絡管理系統，在管理系統中做好檔案數據庫之間的設置，包括儲存信息、管理信息等硬件設備。

2.2 建立網絡管理系統促進數字檔案館建設

在傳統的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數字檔案館的建設需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統的檔案管理工作而言，數字檔案管理不只是一項技術性工作。相關的檔案管理人員需要積極地參與到系統方案設計中，綜合檔案管理的實際情況以及現實需求，提出可行的建設性意見。數字檔案館的建設需要檔案管理人員端正態度，提高服務水平，將數字檔案建設的成效提供給人們使用。主動地與相關行業交流數字檔案館的事宜，在提供數字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。

2.3 更新管理理念促進數字檔案館建設

數字檔案館管理系統主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權限進行管理，進行數據備份，維護檔案數據的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數字檔案館的建設需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數據平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。

2.4 培養高素質檔案管理人才，做好檔案安全保障工作

培養更加專業檔案管理人才有利于促進數字檔案館建設穩定發展。由于數字檔案建設是對信息的高度集成化過程，相應地對專業技術人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數字檔案館建設過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業知識水平。其次，數字化建設的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數字檔案建設時要增強安全設置，對查閱資料權限進行分級設置，充分地利用數字系統做好相應的系統防護工作。

3 結語

總而言之，數字檔案館建設對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數字檔案館建設還有利于促進我國的現代化建設。但任何事情都不是完美的，數字檔案建設會為檔案管理工作帶來一定的挑戰，因此，檔案管理的相關部門要結合當前存在的問題以及數字檔案館建設發展需求，制定有效的對策，促進數字檔案管理水平提高。提高管理人員對數字檔案館建設的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業素質，培養出更多的優秀人才。最后要建立信息管理系統，實現數據共享，做好相應的檔案安全保障工作。

參考文獻

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