淺談內部審計報告編寫的方法與策略

姚桂霞

摘要：本文探討了縮短報告編寫時間、報告為被審計單位所接受、報告編寫語言文字運用三個方面的方法和策略。

關鍵詞：內部審計；審計報告；編寫方法

一項內部審計項目按照事先制定的審計計劃，完成了現場審計工作，就進入到了審計報告編寫階段。然而在內部審計報告編寫過程中，在審計發現和建議方面與被審計單位達成一致意見，可能是最費時間的階段。美國審計專家拉里·索耶在《索耶內部審計師指南》中指出：“在編寫報告過程中，審計部門內部引發沖突的根源無法超越。在編寫審計報告的痛苦過程中，似乎忘記了最出色的分析結果和最有效的審計發現。”可見中外內部審計在審計報告編寫階段都面臨著相同的情形?？旖莸馗咚降赝瓿蓛炔繉徲媹蟾娴木帉懯莾炔繉徲嬋藛T追求的永恒目標。

一、編寫內部審計報告節省時間的方法與策略

現場審計結束后，開始編寫內部審計報告，如何盡快完成報告編寫，審計組可以采取以下方法和策略。

（一）審計過程中與被審計單位人員經常溝通和交流，及時通報內部審計的結果

等到審計結束時才將審計意見和建議與審計單位進行交換意見，那么被審計單位見到全部結果的那一刻所受到的沖擊效應，會加劇被審計單位退回審計報告的想法。逐漸向被審計單位透露審計結果，會大大降低被審計單位的激烈的抵觸情緒。在項目審計過程中，審計組認為具備了溝通交流的條件，就應該以正式的或者臨時備忘錄的方式，與被審計單位分享信息。

（二）減少內部審計報告不必要的審查層次，減少審查人員的數量

內部審計部門的多重審查層次通常是審計報告編制延遲的最大根源。規范審查程序，減少審查層次和審查人員數量，會縮短和加快內部審計報告的編寫進程。并不是參加審查的人員越多，就能提高審計報告的質量。當然每增加一次審查就會提供一個新的看法，就會提供不同層次或者不同類型的專業知識。然而讓具有豐富經驗的審計人員對草稿予以審查，完全可以代替其他人的審查。減少審查層次是推動報告審計編寫更快向前的一種方法，同時也注意審查層次和審查人員的減少在審計報告質量方面會存在一定的風險。

（三）使用團隊寫作可以壓縮審計報告編寫的過程

審計報告編寫一般由審計組組長指定一個成員起草審計報告，然后審計組所有成員對審計報告提出修改意見。這個過程需要很長時間。如果把審計組和所有審查報告草稿的人員集中到一起，共同起草報告，就會大大縮減報告編寫的時間周期。這個方法允許內部審計團隊和審計主管人員在一起，討論報告草稿，提出修改意見，沒有通常編輯過程中無休止的反反復復。團隊寫作要將審計組、審查人員聚集在一起，在會議室前面的屏幕上投放審計報告，所有人圍著會議室的桌子坐著，都可以對審計報告發表個人看法和意見。

（四）讓被審計單位的人員參加審計報告編寫會議

審計報告編寫會議是更為大膽的一種團隊編寫方式。將所有審查人員集中在會議室，與團隊編寫相似，報告編寫會議也讓被審計單位人員參加。這樣被審計單位人員在報告初稿公布前，也能提出他們的一些意見和建議。這種方式可能增加會議的緊張氣氛，也會增加報告修改的難度，然而報告一旦確定，被審計單位就會接受，同時為審計整改打下良好的基礎。

（五）盡量減短審計報告的篇幅以加快報告編寫過程

在縮短編寫審計報告時間周期方面取得成功的審計組，通常會編寫較為精簡的審計報告，編寫這樣報告不僅易于編寫，而且易于閱讀。報告越短，編寫和編輯花費的時間就越少。繁雜也能讓審查過程緩慢，所以一般而言，越簡單越好。較長的報告，與被審計單位達成一致意見，也是一件繁重的事情，因此在整個編寫過程中，精簡報告應該是值得的。

二、讓被審計單位更容易接受內部審計報告的方法與策略

無論審計組在項目進展過程中溝通得多么好，被審計單位時常還是會對內部審計報告感到敏感或者擔心。盡管內部審計報告編寫及時，適用法規準確，被審計單位仍然會存在一定的抵觸情緒。這是不可避免的，但是通過我們不斷地努力，可以減少或不讓這種情況出現。有句老話說得好：“重要的是，不是你說了什么，而是你如何說?！币环輧炔繉徲媹蟾嫠鸬姆错懀Q于報告中如何表述所發現的問題以及如何表達意見和建議。

對于內部審計人員而言，不僅要能夠清楚地闡明發現的問題，還要能夠闡明潛在影響因素是什么，能夠闡明如何加以解決問題，而且還要鼓勵被審計單位采取整改，這是內部審計的終極目的。如果我們沒有鼓勵整改，那么審計的目的就沒有達到，整個審計過程就是浪費時間。談到鼓勵被審計單位的整改，與一大堆的批評相比，一點點的褒獎更能夠激發百倍的積極性。我們平常所談論的情感和觀念，算不上是什么要緊的東西，但是在接受一份內部審計報告方面，卻能夠發揮著很大的作用。

三、內部審計報告中使用語言文字應當注意的事項

編寫內部審計報告時，文字表達上要盡量做到準確、嚴謹，同時避免出現讓被審計單位感覺不舒服的語言，這樣的審計報告才能為被審計單位所接受，才能激勵被審計單位進行整改。有些表達方式不能使用，至少應當少用。

一要避免使用“被審計單位應當考慮……”這樣的表達方式。內部審計報告應當依法依規地提出具體措施的建議。當我們的意見和建議僅僅是“考慮”某些事情時，這就將采取措施的重要性和迫切性的要求置于了不利地位。沒有一個內部審計人員希望被審計單位對給出的意見和建議，僅僅做出一個“行，我們會考慮”的反應。

二要避免使用模棱兩可的話。采用諸如“似乎是”、“我們的印象是”、“表面上看是”這樣的短語表述，讓人感覺在回避表明觀念。如果太頻繁地回避表明觀念，那些閱讀內部審計報告的人將會得出結論，內部審計人員沒有提供有支撐基礎的事實。被審計單位必須知道他們可以信賴審計發現和建議，模棱兩可的話讓他們聽上去更多地好像是直覺。如果審計報告含有模棱兩可的話，那些審查報告的人也會把它退回來，要求提供更多的信息。

三要避免過度使用強調成份。諸如“明確”、“特別”或者“十分”等詞語，由于增加強調語氣，似乎又走到了模棱兩可的對立面。但是這些強調詞語也是不明確的，它們可以看成是另一類型的模棱兩可的話。強調詞語會引起疑問，諸如“意義重大的”，是與什么相比呢？“明確地”，依據什么樣的標準呢？在審計報告中如果隨意使用強調詞語，不同的人員閱讀同一份報告，可能對所講的東西，會留下不同的印象。

四要避免使用絕對的語言。回避模糊是對的，使用諸如“一切”、“無”、“從不”、“總是”這些詞語也是不恰當的。“被審計單位總是”、“被審計單位從不”，對被審計單位而言可能是好戰的詞語，促使他們開始尋找普遍情況的例外，而不是檢查實際問題。審計人員測試了十項業務，沒有一個得到了批準，這么說是恰當的；而聲明所有業務從來沒有得到批準，那就言過其實了。

五要避免使用指責性的語言。內部審計報告應該是促進積極的變化，而不是進行歸責。當報告給人以中性的印象，而不是給人以有爭議的印象的時候，更有可能達成一致意見。目的是要找到問題的根源，而不是列出犯錯誤的那部分人的名字。針對審計建議，報告中明確了負責整改的那部分人員，這是巧妙的做法；如果說成是某某人的錯誤，那就讓人難以接受。

六要避免使用否定性的語言。諸如“被審計單位未能實施恰當的控制”這樣的描述，不可避免地會惹怒被審計單位將來進行整改的部門和人員。不用借助“沒有”或者“失敗”等詞語進行責任歸咎，只要簡單地敘述問題，更有可能落實將來必須的整改措施；同時這也有助于保持與被審計單位的人際關系，畢竟我們以后還要對該單位進行審計。

七要避免過度使用專業術語。每個專業領域都有一定的專業術語，把專業術語從內部審計報告中剔除得越多，我們的信息就會越清晰。在審計報告中，如果使用諸如“業務控制”、“層次抽樣方法”這樣的術語，或者在審計報告中使用過多的會計語言，會讓閱讀審計報告的人感到無聊，難以繼續閱讀。

總之，內部審計報告的編寫是內部審計工作的重要階段，在這一階段需要與被審計單位進進行更多地溝通和交流，也就更需要講究方法和策略。只有當內部審計人員掌握了報告編寫過程的方法和策略，才能真正實現內部審計的目的。

參考文獻：

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