淺談檔案庫房搬遷的問題及對策

摘 要：隨著檔案信息量的增加，對當前眾多單位的檔案庫房容量提出了更高的要求，由此引申出系列檔案庫房擴建及搬遷的問題。但檔案庫房搬遷并非簡單的庫房方位、空間轉換變化，而是聯系到檔案分管收集、保存、登記統籌最終將所有檔案歸位的復雜、系統連續性的工程。本文將淺談檔案庫房搬遷面臨的問題及相應的方法對策設想。

關鍵詞：檔案庫房搬遷；檔案資源；檔案收集；安全轉移

檔案作為一種歷史記錄，它記錄了國家基本結構、社會各層面甚至個人經歷中最具價值的時刻。對檔案進行收集，科學分類整理是檔案保管工作中的重要環節，隨著檔案信息容量的增加，舊檔案庫房已無法滿足需求，急待新庫房環節壓力。而檔案庫房搬遷的過程中最需要考慮的是檔案文本與信息安全的保障問題，庫房是檔案文件信息的儲存地，是保管信息最基本的實體基礎，因此庫房位置的安全也直接關系到檔案文本和信息的安全。搬遷地點的正確選擇有利于消除安全隱患，從根本的角度實現檔案庫房搬遷的順利完成。除去安全問題，在搬遷的過程中仍存在很多有待解決的難題。

1 現階段檔案庫房搬遷面臨的問題

1.1 檔案實體搬遷的具體順序和時間安排

1.搬遷的具體順序的考慮

舊檔案庫不同檔案實體的分類廣泛，大小、保存時長不同，因此搬運的難度不同，需要根據事實具體情況慎重考慮搬遷的順序。

2.搬遷的時間安排

要考慮在所有檔案實體包裝完畢，并驗收合格后進行運輸，把握正確時機，防止重要文件的遺漏或缺失。

1.2 考慮搬遷檔案實體的主要需求

即搬運檔案實體所需要人力、物力、財力的具體規劃，如檔案搬遷工具、運送過程中需要多少相關部門工作人員參與檔案打包工作；運輸的車輛，運用什么車型較為合理，同時配置相應數量溫濕度計、滅火器等，能夠將檔案實體完整不受破壞地運送到新的檔案庫房中去。

1.3 各類檔案的具體分類排列

需要搬遷的檔案種類眾多，新庫房需提前考慮規劃各不同庫房擺放的檔案實體種類，有明確的目的性，根據查考保存價值、文件具體表現形式，如收發文件、會議文件、圖表、照片、錄像等，在正式搬遷完畢后需要立即整理保存，擺放在所屬位置，便于保管和日后尋找利用。

1.4 檔案實體及信息安全問題

保證檔案庫房的規劃設計合理，加強運輸過程和遷入新庫房的檔案安全維護措施，維持檔案實體的齊全種類和質量，考慮維護本企業機密和國家機密并舉，防止在遷入新庫房的過程中信息的泄露為不法分子利用，損害個人、企業甚至國家的利益。

2 檔案庫房搬遷的問題的基本對策

2.1 檔案實體搬遷具體時間安排

可根據原庫房檔案實體和信息的時間順序分類安排進行批次轉移，如將近期年階段的會議資料、照片、錄像等首批轉移并預計搬遷時長；其次將距今時間較長的珍貴文獻、資料等各類目錄檔案進行轉移，由于難度較大，可考慮減慢速度、延長搬遷時長。

2.2 搬遷檔案實體的需求安排

1.檔案實體搬遷工具

在搬遷前提前準備一定數量裝載檔案的金屬柜或塑料收納箱以及檔案實體打包所需要的裝備，在運輸前將檔案整理好放置整齊，避免檔案受到損壞。

2.運輸人員和運輸車輛的配置

配置相關部門工作人員協助裝載檔案，如搬運工人、相關安保工作人員，選擇多輛大型廂式貨車進行運輸，保證檔案實體處于安全密閉的空間，避免紙質書籍、文件、照片等接觸水源，防雨、防盜，總體安全性較高。

3檔案運輸過程中的保管

在廂式貨車運輸過程中相應配置檔案所需的干燥劑、溫濕度計（隨時測試檔案所處環境以便第一時間維護檔案實體）以及緊急情況所需的滅火器、吸塵器等，保證檔案的完好無損。

2.3 搬遷過程中檔案的保密

1.注意核查驗收搬遷的檔案實體

在搬遷檔案之前完成所有計劃工作，包括清點檔案實體信息數量、為其編號、包裝等，在相應的檔案裝箱外注明該檔案的序列號，在正式到達新庫房時開箱驗收并統一存放，防止出現裝箱錯誤問題。

2.嚴格把關參與檔案搬遷的工作人員

對參與檔案搬遷的工作人員嚴加把關，保證工作人員嚴格按照指示完成任務，提高警惕，以防重要文檔的丟失，同時嚴禁閑雜人等靠近需搬遷的檔案，渾水摸魚進入檔案搬遷的隊伍中；需對搬遷的整個過程進行實時監控，在運送的過程中配置相應數量的安保人員和主要負責人。所有搬遷任務完成后，總負責人要將搬遷的主要情況和遇到的問題及時向上級反映，全部工作結束后由上級領導進行總結和存檔。

2.4 新庫房合理規劃及檔案安全維護

1.新庫房的規范設計

<1>新庫房的選址

根據國家規定的相關建筑標準規劃新庫房，首先對于新庫房的選址，需要因地制宜，選擇安全隱患少、治安嚴格的區域，遠離臨近河流、地勢低洼、排水不暢的地區，更應遠離停車場、加油站等易引發火災的地區最大限度維護信息安全。

<2>完善新庫房檔案安全防護設施建設

保證檔案裝具的質量，以防火、防水為主，保證庫房內適宜的溫度、適度，提高庫房內保溫隔熱的基本性能，根據實際情況選擇特殊材質的裝具，防止紙質檔案損壞；庫房內應合理配電，配電線路需要有金屬管槽保護，空調等線路與水管分離，防止出現因漏電造成更大的損失；配置相應的防火防盜報警系統及滅火器，預防突發情況，對檔案進行安全維護。

<3>健全新庫房的安全管理制度，定期檢查庫內文檔的存放、防火防盜報警系統是否有損壞；嚴格進出庫制度，工作人員加強檔案安全維護意識，嚴格按照規定完成工作，不允許在庫房內堆放雜物，工作人員攜帶隨意攜帶閑雜人等進入庫房，避免檔案失竊和泄密情況的出現。

2.新庫房檔案的基本排列設計

為了使舊庫房檔案實體的搬遷順利完成，需要提前設計好新庫房檔案的基本排列，方便今后對檔案的保存和查找，將音像、錄像、錄音等歸類為聲像檔案，文件、稿件、會議資料等歸類為文書，排列的主要標準是年代，從古到今，由遠及近，從內部向外部一字排列，以清晰的結構展現出來。

3.新庫房機密文件的保密工作

所有檔案搬遷后，有關企業機密、國家機密的重要檔案要依據國家制定的《檔案安全保密標準》中的硬性規定對信息進行相應的維護，對于重要的圖片檔案、音頻視頻檔案，內含重要信息的底片按特殊處理方法進行保存，不允許外借。對于電子檔的檔案信息應更加慎重處理，建立整體網絡安全防護系統，為文檔加密，禁止閑雜人員隨意翻閱庫房內的電子信息，不給不法分子任何可乘之機。

3 結束語

檔案庫房的搬遷即是為檔案實體提供了一個全新、安全的環境，同時也明顯地改善了檔案實體的保管條件，有利于延長檔案的保管時間，維護檔案的基本信息和安全，因此檔案搬遷過程非常重要，解決相關的問題是檔案保存保護的關鍵性因素，我們應重視和關心檔案的搬遷，減輕舊庫房的壓力，提高檔案實體資料的價值和利用率，最大限度地為人們服務，實現檔案庫房搬遷的最大作用。

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作者簡介

郭婉強（1984-），廣東番禺，深圳市蛇口通訊有限公司。