事業單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰研究

王毅

[摘 要]事業單位的人事檔案是員工個人的成長軌跡的記錄，是與員工息息相關的檔案文件。員工轉正定級、職稱的評定、參加社保、參加社會活動都需要用到它。隨著我國事業單位的隊伍不斷壯大，龐大的人事資源群體給事業單位的檔案管理帶來了挑戰。本文簡要地分析了事業單位人事檔案管理的現狀以及信息化的時代給人事檔案管理帶來的機遇，同時也提出了應對策略。

[關鍵詞]檔案管理；機遇；挑戰

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.106

[中圖分類號]G275.9；D630 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

隨著科技的發展，現代化的程度也在逐步加深。事業單位的人事檔案管理，也逐漸擺脫了人工檢索的方式，許多現代化硬件的采用給事業單位帶來了新的機遇，但同時也帶給事業單位的人事檔案管理帶來了許多挑戰。

1 事業單位人事檔案管理現狀

現如今，計算機設備在我國各事業單位人事管理的部門已經普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計算機的管理模式。在信息化人事檔案的基礎上，其大多數都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時候進行檔案查詢，例如員工的職稱評定、職位的調整以及相關福利的分配等都需要進行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數上還是相對較少。由于部分管理人員的年齡過大，對計算機的使用存在一些問題，導致許多信息化設備并沒用實現其在人事檔案管理上的作用，使大多數設備形同虛設，只是單純地為滿足上級要求而建立。且有的人事單位將設備也建立在人工輔助的基礎上，不能完全實現信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時的更新與完善，因此，內部很多檔案都存在信息殘缺的問題。

2 事業單位人事檔案面臨的機遇

2.1 信息技術的發展為人事檔案的管理帶來了技術支持

信息技術的使用不僅改變了檔案資料的形式，同時也促進了檔案管理模式的創新。信息化網絡管理與人事檔案管理的融合，使數據系統可以對人事檔案進行自動化處理，從而在很大程度上減輕了人事檔案管理人員的工作負擔，也使檔案的收錄、保存、調取更加方便、快捷。

2.2 人事檔案的紙質載體得到了有效的保護

人事檔案的紙質載體，作為最原始的檔案信息資料，具有很強的客觀性，但由于單位或者個人的需求，需要經常進行翻閱。而經常進行翻閱，會對紙質的資料造成損壞。在信息化技術出現后，人們可以通過網絡進行資料的查詢和下載，不僅減少了工作人員對紙質檔案的翻閱、查詢工作，還使紙質檔案得到了有效的保護，在查詢的過程中不僅提高了查詢效率和工作效率，還在極大程度上減輕了檔案管理者的工作負擔。

2.3 檔案管理的發展使人事檔案管理人員的職業技能提升

隨著科技在檔案管理中的應用，許多人事單位更加注重了檔案管理工作者的職業技能。在新設備的影響下，大量的年輕的檔案管理人才被應聘上崗，為事業單位人事檔案管理注入了新鮮“血液”。從事檔案管理的人員也積極主動地提升了自身的職業技能，以求發展。大量先進的檔案管理辦法也隨之出現，人事檔案的管理質量得到了迅速提升。

2.4 事業單位的改革給人事檔案管理帶來了機遇

事業單位用人制度的改革，把傳統用人的終身制度改為聘用合同制，改變了檔案隨著人走的被動局面。人事檔案教導人才服務機構進行專業的、統一的管理，這在極大程度上降低了人事檔案管理工作的強度，使檔案的管理機制更加清晰。在創建檔案的過程中，不再注重歷史性的梳理，而更加注重了工作者的工作狀態。在這種工作下，使檔案的細節更加清晰，增添了檔案的服務性質，同時也提升了檔案的服務價值。

2.5 人事檔案的應用價值得到了提高

人事檔案的信息化管理，可以使人事檔案的信息資源達到共享。在過去的檔案管理方式上，人們多注重信息的存儲與整理，很難達到信息化的資源共享，同時也限制了事業單位人事資源的整體把控，很難使事業單位對人力資源進行合理地優化配置和使用。但是隨著信息化時代的到來，打破了傳統的管理理念，把人事檔案管理與信息化技術進行了有機的結合，從而達到了資源上的共享，使人事檔案管理更具系統化。由此，豐富和拓展了人事檔案的服務領域，實現了對人力資源檔案的合理運用，實現了人事檔案所存在的價值。

3 人事檔案管理面臨的挑戰及應對策略

3.1 信息技術的發展給事業單位人事檔案管理帶來的挑戰

信息技術在檔案管理中的應用，對事業單位人事檔案的管理技術也提出了更高的要求。其不僅要加強管理者管理軟件的開發與利用、自身的計算機水平，同時還要求管理者對網絡安全技術進行掌控。當今科技的發展迅速，對工作者的技術要求也不斷更新，在學習技術的同時，也要求管理者要制定出相應的管理規范以及檔案使用的制度，防止檔案信息的破壞和盜取。

為加強檔案的管理，相關人員應注重對事業單位人事檔案管理人員的培訓。首先，在事業單位人事檔案管理人員的選擇上，應充分注重應聘者的職業技能，在員工上崗之前應進行專業的相關技能培訓，培訓合格后才可上崗；在職的崗上員工，要定期進行系統的維護和升級，以確保系統的安全性，并定期進行崗上員工的技術培訓，不斷加強管理人員的基本技能，從而跟上時代的發展。其次，在提升網絡技能的同時，還要加強相關制度以及法律法規的完善。應建立完善的資料查詢制度，對單位人員進行基本的培訓，并規定單位內員工通過自己的員工號和密碼進行網絡人事檔案的查詢與下載，同時完善相關的法律制度，使事業單位人事檔案管理有完善的法律保護，極大程度地確保檔案的安全以及員工的工作效率。

3.2 傳統人事檔案管理理念受到了挑戰

人事檔案的管理工作是對個人檔案的收集、管理，同時還有對個人工作的分析等實際情況的錄入。這使人事檔案管理的工作職能成為針對工作人員救治信息的錄入，成為事業單位對工作者職業考核的標準，這種管理理念使事業單位人事管理工作的定位產生了重大偏離，并成為人事檔案管理工作進行的重大阻礙。

事業單位檔案管理部門要對自身的工作職能做出正確的定位，轉變自身的檔案管理理念，明確人事檔案管理的正確目的和方向，對以往的工作進行簡單的總結與反思，并加快工作細節與工作態度的轉變。

3.3 事業單位人事檔案管理的服務職能受到挑戰

事業單位人事管理把終身制改為合同制，雖然對人事檔案管理工作的發展有著一定的推動作用，但也給人事檔案管理的服務職能帶來了巨大挑戰。怎樣做好人事檔案對事業單位以及工作者的服務，已成為檔案管理者共同關注的問題。

首先，相關領導要確定管理者的崗位及崗位職責，使各個環節做到專人專用，讓任何一個環節的員工，都能為自己所在環節進行問題的解決以及快速完成其所在崗位的工作任務，做到崗位的專人專用，實現崗位人員的專業化。這不僅可以有效地提高人事檔案管理人員的專業化水平，同時，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，規定崗位的所在職責及服務職責，做到職責個人化，在管理的過程中，各個崗位的員工不僅要明確自身的崗位職責，做好自身的本職工作，更要明確自身的服務功能。明確崗位的職責使人事檔案能夠及時進行錄入，對存在的問題能及時得到改正。通過崗位職責的定制，可以有效地避免遇到問題時員工互相推卸責任的現象，使問題得到快速有效的解決。檔案管理人員要對單位同事進行簡單的檔案指導，使其能夠積極主動地配合檔案管理的基本工作，并可以應用個人的檔案系統。這樣不僅可以提高對人事檔案的應用度，同時也給人事檔案管理帶來了便利。

4 結 語

現代化技術的應用，給我國事業單位人事檔案的管理帶來了機遇，顯著提高了檔案管理的工作效率，但在帶來機遇的同時，檔案管理人員也應提高自身的技術水平和自身的綜合能力，做好其給人事檔案管理帶來挑戰的應對工作，使事業單位人事檔案管理工作更加規范、科學，使人事檔案工作能有進一步的發展。

主要參考文獻

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