財務信息化平臺構建初探

謝麗健

摘 要：近年來隨著大學的擴招，財務的自主性越來越強，使得高校的財務管理也面臨著更多的挑戰。面對高校財務管理難度的加大和信息技術的發展，財務管理的信息化是未來的發展大勢所趨，雖然當前大部分高校都基本實現了財務信息化管理，但信息化水平不高，數字化，精確化，便捷化的程度和高校的財務管理需求仍然有一定的距離。本文將對高校的財務信息化平臺的構建展開研究，從高校財務管理的業務流程角度出發，對高校財務信息化平臺的基本方案進行設計，以期能及時、準確地給高校管理者提供相關信息，方便日常的財務管理工作。

關鍵詞：信息化；財務管理；方案；業務流程

一、引言

在計劃經濟體制下，高校的傳統財務管理都是依賴于國家的統管模式，高校的財務管理職能簡單，只需要有常規的日常收支。而隨著大學的擴招，使得高校的財務管理有了更高的要求，財務部門單一的會計或財務軟件使用已經不能滿足需求，財務管理部門的職能也需要和其他部門如科研、人事、教務、后勤等進行對接，這就使得財務管理的信息化需要從一個宏觀的系統角度出發，進行多部門的信息整合，形成一體化的財務信息系統，使得高校財務管理工作體制清晰，流程簡潔，工作高效。因此在當前的背景下，探尋高校財務信息化平臺的建設方案具有重要的意義。

二、高效財務信息化平臺的架構

1.財務信息化的需求

目前高校的財務管理工作存在著不足之處，主要表現在對信息管理上的粗放，財務數據沒有發揮作用，各個職能部門之間的信息整合不足，不利于學校對實際的財務運轉狀況了解和掌握；統計查詢與數據分析功能的缺失，每年的預算的編制缺乏更科學的數據支持，學生和教職工查詢信息不方便，采購流程訂單、管理粗放，合同與資產登記流程繁瑣等問題。因此在面對這些財務管理的問題時，高校的財務信息化需要從以下幾點思考：

首先要能夠發揮出財務的決策功能，為校領導和管理者提供財務數據的支持；其次是包含了多個職能部門之間的聯動數據庫，將整個高校的財務聯系起來，和不同部門之間建立完成財務細膩的數據互聯共享，集成學校的財務數據，提高高校財務管理的效率和服務質量；最后系統的建立需要提供足夠的數據搜索、分析、決策支持能力以及數據的安全性，為學校的預算編制、投資建設、管理改革等提供依據。

2.職能部門的協調

高校的財務管理工作并不是單一化的、脫離的，而是和其他的職能部門有著密切的聯系，因此建立財務信息憑條就需要輻射到其他的主要職能部門。從高校財務管理的日常工作出發，主要包括了人事處的薪酬發放，科研處的經費管理，設備的采購和資產管理，后勤部門的財務監管和財務收支，學生處的獎助勤貸，教務處的教務規劃和學費收取等。傳統的學校財務管理中，這些部門是單獨割裂的，因此財務信息平臺需要將這些職能部門聯系起來，實現財務管理的集成。因此從這些職能部門與財務的聯系出發， 基于這一系統和其他職能部門的關系，高校的財務信息化建設中，需要在數據庫，系統業務流程等多方面形成端口，進而和這些職能部門進行關聯，形成數據聯動。

3.系統總體功能介紹

高校財務信息的管理是建立在于其他部門的數據對接和共享的基礎上，因此需要克服孤立和分散的狀況，建立完善的數據功能，提高財務管理效率，也能為學校的領導、教師、學生提供完善的財務服務。基于以上的職能部門的聯系，財務信息平臺的主要模塊應該包含以下幾點：

第一，賬務處理模塊。管理學校的財務數據。

第二，資產管理模塊。例如合同、基建、采購、房租、水電、住宿等資產支出管理。

第三，薪酬模塊，主要是對全校的教職工的檔案管理，建立多個信息條，使得薪酬的管理更為細致。

第四，收費模塊，主要是學生的學費繳納以及教材購買等。

第五，信息管理，對財務信息系統的權限分配，信息的查詢反饋等。

第六，統計與分析模塊與系統配置模塊，主要是對系統的延伸服務功能，實現用戶的自定義，設置系統之中的信息，對系統的不斷完善和功能拓展。

基于以上六個系統模塊的設置，需要遵循以下幾個基本原則，首先是系統的繼承性，財務管理涉及到多個部門之間的聯系，因此要使得財務信息平臺能夠在不同的部門之間有序的開展合作，將分散的業務和數據集成，從而促進財務管理的準確性和針對性。其次是要保證系統的完整性，初期的數據信息錄入需要準確無誤的進入數據庫中，對財務部門形成反饋，消除信息的隔離問題。第三是系統的直觀性，在用戶的操作界面要盡可能的簡潔，整齊，有序。最后是系統的智能化及安全性，系統中可以對用戶進行各種信息的必要性提醒，尤其是對合同到期，工程進度管理等方面，有充足的學習和適應能力，信息更有效地安全地傳遞，具備良好的可視化界面，有利于操作人員的數據統計和報表打印，數據分析決策等。

4.系統業務流程

以采購業務（屬于政府采購的除外，因有專門的政府采購流程）為例，系統中設置了明確的財務采購流程，首先要有申請費用和合同，采購部門提出采購申請，后勤部簽訂合同，產生采購的細節商議，根據采購合同的簽訂結果來下發資金，調整財務信息。其次是貨物和發票，驗收之后的發票收取與登記，財務部門接到票據后處理，進行預算檢查，并進行報銷業務，收支現金（公務卡）信息和銀行存款信息對應修改。最后財務進行記賬和登記，同時進行財務資金流量調配與管理。

若是教職工工資發放，則涉及到人事部門、財務部門以及后勤管理部門之間的關系。首先，由人事部門結合考勤等相關數據，對工資實際的發放進行匯總，后勤對人事部門的費用匯總進行計算扣除，財務部門最終執行工資發放，這樣整個薪酬的支付就能夠很好的控制，在統計方面也十分簡潔，運作起來更加流暢。

再如報銷流程，首先提出費用申請，注明申請事項和單據；其次進行費用報銷管理，包括報銷沖借款、還款、賬齡提醒等。隨后將報銷申請轉向審批領導，通過信息平臺直接網絡查看報銷申請明細、單據、預算等；對費用報銷和預算進行監控，管理歸檔票據資料，每一財務周期生成預算報表，為高校預算管理提供依據。

5.主要功能模塊的劃分

首先是賬務管理模塊，賬務管理模塊分為憑證管理、出納管理、賬簿管理、報表管理、系統設置等。憑證管理主要是憑證錄入、憑證編輯、憑證刪除。出納管理主要內容是現金出納、銀行出納、出納復核，賬簿管理分為總賬、明細賬、輔助賬、打印模塊。報表管理主要食查詢并挑選信息以及形成文檔和報告形式。

其次是資產管理，對相關收費、繳費情況以及資產狀態進行管理，涉及到固定資產，非固定資產，工程，房租，水電，合同等。包括學校資產的管理，相關信息的更新。

薪酬管理模塊主要包括工資查詢，數據查詢，報表管理等，包括工資標準、人員檔案、工資計劃等信息，財務信息的查詢，生成文檔和工資名冊等。

學生收費模塊包括學費管理，代辦費管理，收費標準，欠費管理等。還包括經濟困難學生的學費減免，查詢以及處理學生收費數據等。

信息管理模塊主要是對信息的查詢，修改，管理，統計查詢，報表打印等。

系統配置模塊，主要是按照管理層級和使用權限，對用戶進行管理，包括校領導，一般財務人員，部門領導，部門工作人員等。

三、結語

當前信息化時代的來臨，促使著各行各業轉變自身的管理模式和提升管理水平，信息化將是未來高校財務管理的重點內容，也是未來的必然發展趨勢。

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