信息時代高校院系資料室的管理與建設研究

楊季

摘 要：高校圖書館由于其不可替代的作用和規模，奠定了它在高校圖書情報工作中的主體地位，主導著整個學校圖書情報的相關工作。正因為如此高校圖書館資料缺乏針對性，需要院系資料室的配合，為此，需要加強高校院系資料室的管理和建設，促進其作用發揮。該文闡述了高校院系資料室在高校教學與科研以及學科、專業建設中的地位與作用，通過分析院系資料室在當前發展中存在的問題，結合筆者多年的工作經驗，提出了在信息時代高校院系資料室的管理與建設的對策。

關鍵詞：高校院系資料室 管理與建設 文獻資料 創新 信息時代

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（a）-0138-02

1 高校院系資料室的定位與作用

1.1 是對高校圖書館的有益補充

面對高校圖書館深度有限，并且不能夠只針對某一個學院教學與科研以及學科、專業建設等實際情況，而院系資料室工作的出發點是立足于本院系的實際教學、科研工作，其各種藏書和資源主要是面向本學院的各個專業，具有專業性、針對性、系統性和完整性等特點，因此院系資料室就成為了高校圖書館的有益補充，并且能夠很好地解決上述問題。

1.2 是院系教學與科研工作的輔助機構

院系資料室在提供專業文獻資料的同時，也負責收集本院系各專業教職員工的科研成果，并將這些資料匯總、分類、歸檔，將學院的研究成果、教學成果等一系列資料形成一個完整的、系統的數據庫，為今后的工作提供必要的參考和依據。通過資料室為院系的教學與科研活動提供的輔助幫助，能夠形成一個以資料室為媒介的信息集散中心。

1.3 是廣大師生課余學習和科研創新場所

當今的時代，是一個知識爆炸的時代，是一個知識更新速度日益加快的時代。這就要求教職員工在課余時間要經常充電、進行知識的擴充，這個問題也同樣擺在了廣大的學生面前。院系資料室的特點就在于它能夠提供比圖書館更專業、針對性更強、系統性更強的文獻資料。因此，資料室特別適于本學院教職員工與學生的課余學習。

在創新的過程中，難免會需要一些專業性強的文獻資料作為參考，指導、輔助創新活動的開展。這些資料很多情況下在圖書館是找不到的，很多情況下只有在學院的資料室里才能夠檢索到。

2 高校院系資料室的發展現狀

2.1 對院系資料室的重視程度不夠、認識不足

認識上的不足以及重視程度的不夠，使得院系資料室在當前的發展與建設中處于一個十分尷尬的境地。自身的重要性并沒有在實際工作中得到體現，而學校在實際工作中也很少能夠充分利用院系資料室，甚至在某些院校，院系資料室成為了可有可無的雞肋。

2.2 管理手段與管理方式落后

當前，高校院系資料室大多數還沒有脫離書刊訂購、收取、分類、著錄、排架以及對那些內部資料的加工整理和編制專業專題目錄、文獻索引、匯編等手工操作[1]。手工操作具有速度慢、準確率低、耗時耗力等缺點，而信息時代的特點是信息數量多、增長快、傳遞快。這在客觀上就造成了二者之間巨大的反差，同時也反映出高校院系資料室在管理手段和管理方式上的落后。

2.3 院系資料室工作人員的知識結構與水平差距較大

許多院系資料室的工作人員并沒有圖書情報專業背景，并且很多人也沒有經過這方面的專業訓練。知識結構上的差異必然會體現在工作效率和質量上的差異，因此也就造成了工作效率上的大打折扣。

2.4 院系資料室提供的服務與需求之間具有明顯的差距

院系資料室提供的文獻資料、各種服務與院系師生實際需求之間，經常存在各種差異。這種差異主要體現在兩方面：一方面是內容上的差異，一方面是時間上的差異[2]。內容上的差異主要是指院系資料室提供的各種文獻資料和服務與教學工作和科研工作的內容上有一段距離；時間上的差異主要是指供需雙方在時間上的相互滯后。也就是說，對于資料室提供的部分國內外最先進的研究成果的資料，本院系的相關研究沒有涉獵。

2.5 院系資料室的設備與經費嚴重不足，服務理念與態度有待提高

由于院系資料室沒有得到足夠重視，相關的經費劃撥不到位，常年處于經費不足的尷尬境地，使得院系資料室的設備常處于陳舊狀態且不能得到及時更換，也因此沒有多余的經費對工作人員進行相關的培訓以適應其工作上的需要。長此以往，就造成了院系資料室工作人員的服務理念無法適應信息時代對院系資料室工作的要求。

3 信息時代高校院系資料室管理與建設之對策

3.1 以本專業需求為中心，加強高校院系資料室的特色資源建設

要以本學院的專業需求為出發點，資料室所有的工作與活動都要圍繞著專業需求為中心而展開，這樣就能避免在建設過程中的偏差、盲目與浪費等現象的發生，并且，以專業需求為中心開展工作，能夠使得資料室提供的資料更具有針對性、獨特性和唯一性，盡量使資料室所提供的資料在整個學校內是這方面最專業和最系統的。特色資源的建設，不但要求資料室從外面購置的資料具有特色，還要求資料室對學院內部的資料建立起一套完整的、具有學院自身特色的數據庫。

3.2 院系資料室的工作和圖書資料的管理要科學化、標準化、規范化

院系資料室為了更好地適應其發展、服務于院系的教學與科研工作，就必須在工作中采用科學化、標準化與規范化的管理。科學化、標準化與規范化的管理能夠有效地提升資料室工作人員的工作效率，降低工作中出現的錯誤，減少工作中不應有的違規現象，杜絕資料在借閱過程中的過期不歸還現象發生，能夠使圖書資料從訂閱，到后來的排架、著錄、借閱等工作都處于一個井然有序的過程之中，使院系資料室的發展與建設逐步走向健康、有序的道路[3]。

3.3 院系資料室要走網絡化、數字化、自動化的發展道路

當前，數字圖書館的建設正如火如荼地進行著，而院系資料室在這方面的建設則相對落后很多。作為高校圖書館的有益補充，院系資料室在這方面的建設也應該迎頭趕上。網絡化與數字化的發展道路使院系資料室的各種文獻資源能夠實現最大限度的共享，并且能夠使圖書館與資料室之間相互彌補、相互促進、協同完成院系的各項工作。這樣一來，既能夠使院系資料室的發展跟上圖書館發展的步伐，又能夠節省大量經費，更重要的是便于教職員工與學生以最快的速度獲得最多的、針對性強的文獻資料，節省大量寶貴時間，使他們能夠集中精力搞研究。

3.4 增加院系資料室與教職員工、學生之間的互動

院系資料室不是一個獨立于院系發展之外的機構，恰恰相反，院系資料室的發展，應該與院系的發展相聯系，共同進步、共同發展。這就要求資料室與教職員工、學生之間不斷增進了解，使資料室能夠及時了解這些用戶的最新動態，及時獲得教職員工與學生當前最需要的是哪些資料，以便安排資料室接下來的工作方向與工作內容，更好地為教職員工與學生服務。

3.5 院系資料室要進行服務創新，不斷更新服務理念

院系資料室在傳統的服務上面要有所創新，要為教職員工與學生提供個性化的信息服務，這包括定題服務、推送服務、咨詢服務、原文傳遞服務等等。這方面的服務多見于圖書館等大型圖書情報機構，而在院系資料室中開展的則少之又少，這一方面需要大量的人力物力的支持，另一方面也需要工作人員具有一定的專業知識。因此，應該加大對院系資料室的支持力度，為資料室開展服務創新提供有力的保障，這樣才能夠更好地為教學與科研工作提供幫助。

參考文獻

[1] 周小陽.高校資料室現代化管理的思考[J].科技信息，2008

（20）：270.

[2] 王敏，姚國文.網絡環境下高校院系資料室建設與管理模式探討[J].情報探索，2008（4）：84-86.

[3] 李敏.高校院（系）資料室如何為本院（系）師生服務[J].科技情報開發與經濟，2008（17）：198-199.