淺談對教育培訓檔案的認識

王紅霞

摘要：隨著社會的發展，新技術在社會各個領域的全面應用，傳統的教育檔案管理模式已不能適應工作的需要。建立健全科學的教育培訓檔案管理系統，增強教育培訓的統籌性、針對性以及實效性，加強和完善企業的教育培訓工作已成為當前檔案管理工作急需解決的問題。本文將目前教育培訓管理工作出現的問題，以及如何建立、健全教育培訓檔案管理做出思考。

關鍵詞：教育培訓；檔案

一、培訓檔案的分類與要素

一般來說，培訓檔案主要分為個人培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。

（一）個人培訓檔案：個人培訓檔案是人力資源管理部門為員工建立的，體現員工在一定時期內參加的各種培訓活動的詳細記錄性文件。檔案的主要內容涉及員工姓名、當時所在部門、參加培訓的名稱、培訓日期、培訓學時、培訓機構和授課人、培訓結果、效果反饋等一系列具有保存價值載體的歷史記錄，是對員工培訓考核的憑據，也是科學研究員工成長的可靠資料。尤其是在晉升評審、轉崗、調動的時候具有一定的參考價值。

（二）培訓管理檔案是在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括： 年度培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，內外部培訓師資檔案、繼續教育檔案、培訓業務定點聯系機構檔案等。

（三）斷完善的、在培訓過程中形成的知識數據檔案，主要包括：以專業類別劃分的企業自行設計和開發的培訓課程、各種介質形態的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光盤、照片等。

二、培訓檔案的制作要求

（一）培訓需求及計劃：培訓計劃的產生，主要是結合單位未來業務發展需求、以及個人未來發展目標為基礎，通過訪談、調查問卷方式對年度、乃至近五年的培訓需求進行總結、分析，得出培訓計劃。在此環節中，產生的檔案有：調查問卷、訪談結果、需求分析結果、培訓計劃等。

（二）培訓過程：根據培訓計劃，有步驟、分階段的實施培訓。同時，對培訓紀律、學時提出要求。培訓期間記錄學員的課程表現、出勤情況、考試成績等產生的材料作為培訓過程的檔案材料。

（三）效果反饋：培訓結束后，也將通過訪談、調查問卷等方式跟蹤培訓效果，并根據效果反饋內容，適時調整培訓課程，以期達到理想的培訓方式及效果，培訓效果反饋的內容將會作為制定培訓計劃參考的依據。產生的檔案有：訪談結果、調查問卷、課程評價。

三、當前教育培訓檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識較弱。培訓檔案作為人力資源部門選拔、任用的重要依據，目前并沒有太大地發揮其自身作用。長期以來，人力資源部門在檔案管理中重“藏”輕“用”，檔案目前只作為記錄歷史的載體進行存放。而員工的提拔、任命主要考慮的還是目前自身的素質、以及與崗位的匹配程度，缺乏前瞻性和規劃性，缺乏職業生涯規劃，使得企業不能最大限度的優化人力資源配置，浪費了很多人工成本。

（二）檔案管理制度不健全。盡管制定了檔案管理制度，但是對于檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度在一定程度上存在漏洞或有待于完善；有的雖有各種管理制度，但對制度的執行卻流于形式。沒有細化到培訓檔案的管理制度建設，導致培訓檔案的管理執行工作存在懈怠，執行力不強，內容不完善等問題。

四、加強培訓檔案管理的對策及建議

（一）規范培訓檔案管理機制。培訓檔案管理的關鍵是建立科學的培訓檔案管理體系和健全檔案管理規章制度?？茖W技術的不斷發展，要求檔案管理手段不斷更新，管理水平不斷提高，所以建立與之相應的科學的培訓檔案管理體系勢在必行。培訓檔案從形成、歸檔到開發利用，中間經過許多環節，其類型包括電子文件、文本文件、多媒體文件等。將如此復雜、數量眾多的文件收集歸檔，必須有規范的制度約束，因此要制定完善的管理制度，使檔案管理工作有章可循、有據可查。

（二）加強教育培訓電子檔案建設。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術的廣泛運用，電子文件也逐漸滲透到了社會的各個領域，應順應形勢，改善檔案管理條件，投入相應的人力物力，建立教育培訓電子檔案。教育培訓電子檔案建設是教育培訓管理工作信息化、科學化的必然選擇和有力支撐。建立電子檔案有利于提高教育培訓的工作效率和質量。電子檔案儲存的信息量大，不僅有記錄功能，而且有系統檢索、分類統計等管理功能，在培訓人員數量多，參加培訓類型復雜的情況下，要想準確掌握每個干部、不同類型員工的受訓情況，依靠傳統的紙質檔案，不僅工作量大，而且準確率低，因此，必須借助信息技術，保證管理的科學性。建立了電子檔案，可以利用全面、高效、快捷、準確的檔案檢索功能，管理人員可以隨時查看所有人員的參訓情況，還可以梳理不同類型人員的培訓需求，因人施訓、按需培訓，增強培訓的針對性，為領導決策提供科學依據。

（三）加強教育培訓檔案管理人員的業務素質。新時期的檔案管理工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，對從事教育培訓檔案管理人員提出了較高的業務素質要求。因此，教育培訓檔案管理人員應不斷加強自身學習，充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性、，努力提高檔案管理水平，及時適應新形勢，挑戰傳統觀念，既要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，又要在培訓檔案業務上有所創新和突破，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在掌握好業務的基礎上進行創新，從而使自己成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的培訓管理人才。