醫院檔案借閱中存在的問題及解決對策

陳海霞

（青海大學附屬醫院）

【摘要】醫院檔案是處理和解決醫療糾紛的主要依據，是醫院在發展中所做出的科研成就的真實記載，任何檔案的丟失和遺漏都會為醫院的服務管理工作造成很大影響?，F在很多醫院的檔案借閱管理制度還存在漏洞，私自外借檔案的現象時有發生。因此，加強醫院檔案借閱的監管力度，完善監管制度，明確監管職責十分重要。

【關鍵詞】檔案借閱 問題對策 管理優化

醫院檔案的重要性主要體現在，它是醫院各個階段所形成的醫療、行政、科研和器械設備等管理的整合與歸檔，是醫院在長期發展中的工作成果的記錄，具有重要的專業參考意義和科研價值。完善和加強檔案借閱管理，是對所有醫療工作者的尊重，更是對廣大就醫者的負責。

一、醫院檔案借閱存在的問題

1借閱程序不規范。主要表現在，借閱過程中造成檔案的遺漏和丟失。個別科室的工作人員在借閱檔案時，保存不仔細，閱讀結束后不能及時歸還，而是將檔案隨便放置一旁，或是和其它文件資料混在一起。另外，某些醫護科研人員在外出開會，教學，研討時，會將醫院檔案隨身攜帶，為了方便參考，還會在檔案上記筆記，隨意涂改，或者長期不歸還。導致這一現象出現的原因檔案的借閱程序管理不夠嚴格和規范，從而讓工作人員對檔案不珍惜，重視程度不夠。

2分散管理，職責不明。很多醫院并沒有設立專職部門或工作人員管理檔案，各科室的檔案歸自己科室管理，每個科室都保存著大量檔案，因此總體上醫院檔案呈現出一種分散管理的狀態。各科室之間缺少銜接配合，在檔案管理上不能明確職責，導致很多工作人員想借閱檔案都不知道該去找哪個科室，而檔案一旦遺漏或丟失，更是無從問責。

3檔案管理人員業務不精。醫院檔案不同于其它文件，它涉及到很多專業性很強的內容，要有一定的醫學知識和醫療常識才能將檔案整理得更系統。而目前醫院管理檔案的工作人員，大多并不是醫學專業的，年齡偏長，綜合素質和專業素質欠缺，這就導致工作人員來借閱檔案時，他們不知該從何入手為借閱者提供專業的參考和指導意見，讓借閱者有針對性地查閱資料。這不僅浪費了雙方時間，而且不能保證借閱者拿到的檔案一定具有針對性和參考價值。

4檔案數字化管理無法落實。如今很多醫院的檔案已經輸入電腦，由專門的檔案管理軟件進行歸檔和整理，更方便了檔案的提取和參閱。然而，一部分管理軟件并不完全適用于醫院檔案的門類，管理軟件本身的設計需要進一步完善。另外，負責管理檔案的工作人員，因為年齡和知識水平的限制，不能熟練操作電腦軟件，進一步降低了檔案管理的工作質量和效率，不能從根本上實現現代化的計算機管理模式。

二、醫院檔案借閱的管理措施

1將檔案管理納入醫院發展進程的計劃中。檔案是醫院所有科研服務工作的記錄，是醫院的寶貴財富，因此，檔案管理應該與醫院的其他項目的管理發展保持一致，應該成為醫院各項工作計劃中的一部分，提高院內所有醫護人員對檔案的重視程度，要有相關的文件傳達與宣傳，讓院內從上而下所有工作人員對醫院檔案極其借閱有正確全面的認知。針對檔案丟失遺漏，私自外借等情況，要有相應的懲罰措施。只有這樣，才能確保醫院檔案在長期的借閱中得以保存和愛護。

2規范檔案借閱程序。通常情況下，檔案在醫院中會被頻繁借閱，當作醫護人員工作和學習的參考。為了端正借閱者對待檔案的態度，醫院要建立起規范的檔案借閱程序，從借閱時間到歸還時間，應該有準確的記錄和規定，并且要求借閱者嚴格遵循，若不能按時按期歸還檔案，應提前講明，而不是隨意地長期地將檔案隨身攜帶。除此之外，對一些重要檔案的移交保密管理要做好，建立相關規章制度，確保檔案借閱的每一步每一環，均有章可循。

3建立檔案管理的考核制度。醫院檔案涉及不同門類學科，為了方便借閱和管理，應該建立科學合理的檔案歸檔體系。同時，為了提高檔案管理人員的綜合素質和專業能力，對檔案管理工作的考評，應該與醫院其它的業務考評同步進行。此外，醫院要對庫管統一管制，實現圖書和檔案一體化的借閱管理體系，減少重復的人力物力財力的資源浪費。

4培養檔案管理人員的專業能力。檔案借閱管理中存在漏洞，很大程度上是因為管理檔案的工作人員業務不精，專業能力和素質缺乏導致。因此，要分批有計劃地招聘或培養具有醫學醫療知識的人員，對醫院現有的檔案管理人員，通過講座，外出進修學習等方式，提高業務能力和醫療觀念，建立一支高效率，精技術的管理隊伍，保證醫院檔案的安全和完整。此外，檔案管理人員的培訓計劃要長期進行，要與醫院的人才培養同步進行，從而建立起規范的，具有專業業務能力和醫學醫療知識的檔案管理的人才梯隊。

5增加多樣化的硬件借閱設備。完善醫院檔案的管理軟件，通過計算機軟件實現編目，檢索，統計的借閱工作，并且要增加多種現代化的閱讀工具，比如攝影機，照相機，掃描儀，打印機等，使借閱者不必將檔案隨身攜帶，在檔案管內便可以完成相關資料的參考和閱讀，既能保證檔案的安全完整，又能為借閱者提供更科學的學習環境，提高閱讀檔案的效率。另外，醫院局域網收納了檔案目錄和內容概述，可以加強各科室，部門之間的交流探討，實現資源共享。從而真正發揮了檔案借閱的意義和作用，切實滿足了醫療科研教學多方面的需要，進一步促進了醫院各項工作事業的發展。

6清除在借閱中存在的漏洞隱患。目前醫患關系普遍緊張，醫療糾紛頻頻發生，其主要原因是因為病例檔案保管不當所致。為了防止發生意外，對患者的病例醫院應該設置專門的部門，并派專職人員進行保管和歸檔，病例借閱時要進行實名登記，實施借閱跟蹤的管理措施，保證責任到人。借閱人員在看完患者病例后，要將病例及時歸還，以防丟失。病例歸檔后，管理人員必須仔細認真地進行核對清查，避免重號錯號，錯檔和漏檔的現象發生。

另外，如果患者的病例需要被借閱人員帶出檔案室，那么必須經過醫院的相關領導簽字批準，原則上應該是在當天歸還，不得延時。

結束語：醫院檔案的安全，保密和完整，關系著醫院各項事業和工作的開展。規范檔案借閱程序，建設系統的檔案借閱管理制度，不僅是對醫院的各項科研成果負責，更是對萬千來醫院就醫的患者負責。只有在健全的檔案管理制度的帶動下，我國的醫療事業才能順利發展，才能為廣大市民百姓提供更好更優的醫療服務。

參考資料：

[1]于向紅.醫院檔案借閱中存在的問題及優化對策[J].黑龍江史志，2015，（13）：208.

[2]周琰，梁時榮，詹金鳳等.醫院檔案借閱中幾個問題的分析[J].中國醫學倫理學，2013，26（6）：745-746.