Excel 在圖書館信息系統中的應用

王殿升

（河北體育學院圖書館）

【摘要】在本文中，筆者探討了利用Excel 軟件的lookup（）函數實現信息快速錄入的功能，利用Excel軟件和批處理文件完成圖片文件名批處理替換功能。

【關鍵詞】Excel 信息替換 批處理文件 匯文文獻信息管理系統

一、問題的提出

現在大部分高校為了提高信息化管理水平，引入了一卡通工程，但是對于來自新生的一卡通信息，普遍與各信息管理系統存在數據接口規(guī)范問題，本文針對我院新生錄取后一卡通信息采取手機號作為關鍵字而實際運行中的圖書文獻信息管理系統中普遍采用學生號作為條碼號的信息同步問題，其它信息管理系統也存在類似的問題。同時在類似照片等圖片文件命名問題也需要一定的規(guī)范。

二、問題解決

（一）從教務處獲取有學號、班級、專業(yè)、學制、姓名、身份證號等信息的的excel文件1，從一卡通獲取有手機號、身份證號、姓名等信息的excel 文件2（規(guī)范后，去掉多余信息）。新建一個名為新生信息的excel文件，將三張工作表，依次命名為本科、專科、一卡通。將教務處獲取的excel 文件1中的本科信息作為本科工作表的內容，將教務處獲取的excel 文件1中的專科信息作為專科工作表的內容，一卡通獲取的excel文件2作為一卡通工作表內容。將本科工作表、專科工作表添加1新列“條碼號”，根據本、專科工作表和一卡通工作表中的共同身份證號信息，將條碼號信息用一卡通工作表中的手機號代替。

注意：一卡通務必按身份證號升序排列。

在本科、專科工作表的條碼號列中輸入=lookup（“身份證號”，一卡通！$d$2：$D$1734，$a$2：$a$1734）

說明：“身份證號”為本專科工作表中的身份證號對應單元格地址

$d$2：$D$1734為一卡通身份證號所在的列，$a$2：$a$1734為手機號所在的列。

之所以分為本專科分別倒入，是因為兩者學制不同，失效年限不一樣，方便管理。

（二）照片的規(guī)范

由于我院考生較多，錄取方式多樣，所以錄取后考生照片文件命名方式也差別較大，本方法實現了用身份證號成批替換考生號為文件名快速處理。

從學生處獲取照片信息，有大部分以報考號為名的.jpg文件，不符規(guī)范，從學生處獲取有ksh（A）、sfzh（B）、xm（C）、xbdm（d）的excel 文件，在e列中添加namebh（改名）。

在namebh列中用公式填充。如本例中在E2單元格內填充：=”ren “&A2&”.jpg “&B2&”.jpg”。如圖一：

圖一

將e列得到的數據復制到一個批處理文件中去，將該文件置入圖片所在文件夾，并執(zhí)行。可完成改名。

三、小結

經過多年匯文信息系統的數據錄入實踐，通過分析各高校圖書館信息統計數據處理手段的現狀，總結當前數據處理中的格式轉換、規(guī)范性等方面的問題，化繁為簡，提出了基于Excel的數據處理方法。利用上述方法成功的完成了我院2015年度新生入學后將新生數據導入匯文信息系統，該方法通用性強、操作簡便，能明顯提高圖書館信息中數據錄入的工作的效率。

參考文獻：[1]計培良，林燕芬. 基于 Excel 的高校實驗室信息統計數據處理方法研究與實踐.中國教育信息化.2016.16