論加強水利檔案管理信息化建設的措施

齊曉磊

摘 要：水利工程作為一個利國利民的基礎設施其管理過程是不可避免的，其在管理中存在的各種缺陷和問題都要進行嚴格的控制和分析，保證其管理控制措施是當前水利工程當前發展的前提關鍵。本文將從信息化建設中的水利檔案管理工作進行分析研究，從而提高我國水利事業的發展，改進我國水利檔案管理的不足。促使水利檔案管理工作更規范化，從而更好的為水利工程提高服務。

關鍵詞：信息化建設；水利；檔案管理

隨著我國水利工程行業的不斷完善，我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩步發展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程更加的規范化，保障了水利工程正常運行和管理，具有十分重要的意義。文章對如何加強水利檔案管理信息化建設的弊端以及改進措施做出了一些簡要分析和探討，希望能為我國水利工程行業健康有序的發展做點貢獻。

1 傳統的檔案管理方式存在的弊端

1.檔案的查詢、管理不便

檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導致了檔案信息資源的浪費。

2.檔案的管理存在很多安全隱患

傳統的紙質檔案對檔案庫房的保存環境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短，使檔案存在安全隱患。檔案管理人員因調卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環境，不利于檔案的保管。

3.檔案管理制度不健全

隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。

4.缺乏高素質檔案管理人員

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，對檔案專業知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數職，在收集、整理、分編檔案資料時不規范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業精神，對深入收集和整理工作視而不見，導致檔案資料長期堆壓，更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，突擊整理工程建設資料，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護管理帶來很大影響。

2 加強水利檔案管理信息化建設的措施

1.把握水利改革趨勢，提高信息化建設的思想認識

檔案具有知識儲備、依據憑證功能、情報功能，是潛在的生產力，通過有效地開發利用檔案信息能夠促進生產力發展，提高經濟效益。水利文件資料是專業技術人員勞動智慧的結晶，通過收集歸檔轉化為檔案信息資源，信息化建設可以提高水利檔案信息的查全率和查準率，使專業技術人員體驗到檔案信息的價值，從而提高檔案意識，主動配合檔案部門做好檔案信息化建設。提高水利檔案信息化水平，必須從水利檔案工作中入手，牢固樹立檔案工作系統意識、信息意識，在組織機構、經費投入、技術支撐、隊伍建設和制度建設等方面予以保障，確保信息化建設順利進行。

2.做好水利檔案信息化建設的基礎工作

首先，要投入資金加強信息基礎設施，配置計算機、服務器、掃描儀、數碼相機，建立數據庫、局域網等硬件設施，開發或購置管理軟件，這些必備的基礎設施是順利開展檔案信息化建設的物質基礎。其次，要建立各項管理標準，包括數字檔案信息的采集與存儲標準，檔案信息管理軟件標準，檔案信息安全標準等，這是檔案信息化建設的制度規范保障。再次，要建立健全檔案相關人員業務培訓機制，發揮人的主觀能動性，在提高人員素質的基礎上，提高水利 檔案信息化建設的工作水平。

3.及時做好電子文件的收集歸檔

目前水利水務管理活動中大量運用了計算機、電腦控制終端等一系列先進設備，很多水利檔案文件在定稿簽發后掛接上系統，并設置閱覽權限；對設有條形碼的歸檔圖紙，通過圖檔管理軟件掛接上系統。這些電子文件以其快捷的辦公和傳遞速度逐步取代了紙質文件。在電子文件收集工作中，必須執行 檔案“同步管理”規定，把文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關部門及人員的職責范圍；還要遵循歸檔范圍、嚴格歸檔時限，做到反映水文、水資源、水土保持、勘測設計等基礎業務工作的文件材料按年度，在第二年上半年完成歸檔工作；各專業項目產生的文件材料，在項目實施完成后三個月內完成歸檔工作；重要儀器設備的隨機文件材料，在安裝調試或開箱驗收后一周內完成歸檔工作；項目鑒定或驗收形成的文件材料，在鑒定或驗收后一個月內完成歸檔工作。同時結合工作實際，制定本系統或本單位檔案分類方案，全面管理電子檔案，還應做到整理錄音、錄像、照片等聲像材料時，應注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內容，重要的電子文件歸檔時，應形成相應的紙質文件材料一并歸檔。這些電子數據歸檔后，成為水利檔案信息化的重要組成部分。

4.分步驟進行館（室）藏實體檔案的數字化轉化

館（室）藏檔案數字化是指將本館（室）藏檔案信息資源如紙質檔案、縮微膠片及電子出版物、特色數據庫等進行數字化處理，根據需要發布到單位局域網，成為數字化信息資源。由于有了十幾年甚至幾十年的積累，各級水利水務機構館（室）藏量巨大，應區分檔案密級、開放時限、利用價值不同，決定數字轉化的時間和工作范圍。首先對保管期限為“永久”的檔案進行全文掃描，其次對利用率和利用價值都比較高的定期保管檔案進行數字化轉換，最后將所有庫存檔案的目錄錄入數據庫，實現全部檔案目錄的計算機檢索。這樣既節約了有限的資金，又使檔案人員能夠把更多的精力投入到有效的信息化建設中。

5.科學保管水利檔案信息資源

數字化檔案信息資源形成以后，必須對其進行科學保管。一是庫房管理要落實“七防”標準（防火、防盜、防光、防高溫、防塵、防潮、防鼠蟲等），保證數字化檔案的實體安全。由于數字信息的載體是以光盤或磁盤等磁性物質為主，對溫度、濕度保管限制和防光、防塵、防輻射、防污染的要求更高，存放時應遠離強磁強熱，并與有害氣體隔離；不能擠壓、磨擦、摔打；同時還要防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射。二是提高技術控制，保證水利檔案信息安全。為防止人為地修改變造，歸檔載體首先要做防擦寫處理，確保檔案的原始記錄性。其次要有數字檔案備份。數字資源必須定期復制到新載體，檢查信息資源的連貫性和有效性，使數字信息的遺失降到最低限度，保證信息資源的可使用性，提高水利檔案的查全率和查準率。

3 結束語

水利檔案管理工作是水利基礎工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化應是水利信息化建設中的重要環節，其內容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、信息資源的開發利用、檔案信息化人才的培養。但是，由于重視力度不夠及思想觀念等原因，給水利檔案管理信息化建設帶來一定的困難。因此，要高度重視水利檔案管理信息化建設，密切關注水利檔案信息化建設存在的問題和困難，制定切實可行的對策，進一步加快水利檔案信息化建設，使水利檔案工作更好地為水利工程建設、水利工程管護和水資源管理服務。

參考文獻

[1]胡姍姍水利水利檔案管理信息化建設初探[J]科學與財富2012年06期

[2]谷春香信息化建設中的水利檔案管理工作淺析[J]農業與技術2013年11期