談?wù)剬W(xué)校學(xué)生檔案管理中的不足及建議

王忠香

摘 要：根據(jù)目前學(xué)生檔案的重要性和現(xiàn)階段學(xué)生檔案工作管理中的不足。從三個(gè)方面詳細(xì)闡述個(gè)人的觀點(diǎn)，主要是增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)、設(shè)立專(zhuān)人管理學(xué)生檔案、利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理學(xué)生檔案等來(lái)使學(xué)生檔案正規(guī)化，并且得到有效地利用。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是必不可少的一種門(mén)類(lèi)檔案。學(xué)生檔案中的每份材料都必須保證是真實(shí)地、完整地記載學(xué)生個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、在校表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐、體育達(dá)標(biāo)，它是學(xué)生今后考學(xué)、就業(yè)、晉升、晉級(jí)、增資、退休等提供可靠基礎(chǔ)的依據(jù)。學(xué)生檔案不僅對(duì)本人很重要對(duì)用人單位也很重要。本人結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就學(xué)生檔案工作中的管理談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 學(xué)校學(xué)生檔案工作中管理上存在的不足

1.1 思想認(rèn)識(shí)不足，重視程度不到位

學(xué)校綜合檔案室共有八門(mén)類(lèi)檔案，如文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、照片檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、教師業(yè)務(wù)檔案。而學(xué)生檔案是其中一種門(mén)類(lèi)的檔案，由于單位性質(zhì)的不同，學(xué)生檔案只有學(xué)校才會(huì)產(chǎn)生，因此市檔案局在每年的檢查驗(yàn)收中，對(duì)學(xué)生檔案不作要求和檢查，也沒(méi)有檢查的具體標(biāo)準(zhǔn)。因此，學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案在管理上就比較松懈。首先校領(lǐng)導(dǎo)在思想上就不重視學(xué)生檔案，因?yàn)闄n案的整理和保管都是為了利用，而學(xué)生檔案不像文書(shū)、教學(xué)等其他檔案直接是為學(xué)校的教育教學(xué)提供服務(wù)的，而學(xué)生檔案是為學(xué)生今后所利用的。所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看不見(jiàn)學(xué)生檔案的利用效果和給學(xué)校產(chǎn)生的價(jià)值，因此得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，作為領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要學(xué)校有學(xué)生檔案就行了，反正學(xué)生畢業(yè)后就取走了。其次，老師對(duì)學(xué)生檔案認(rèn)識(shí)上不足，老師只注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德等，就忽視了將學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)生活中所產(chǎn)生的材料進(jìn)行登記收集保管，在學(xué)生檔案材料的收集上處于被動(dòng)狀態(tài)，收集學(xué)生檔案資料時(shí)有怨言，不能夠積極配合，每次都是學(xué)生檔案員在期末時(shí)不斷地催追要，才能勉強(qiáng)填全上交，卻保證不了材料的完整和質(zhì)量。最后，作為學(xué)生本人未能正確認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案的重要作用，對(duì)學(xué)生檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，重視程度不夠，只知道畢業(yè)后考取高校必須攜帶學(xué)生檔案，卻不知學(xué)生檔案的重要性和學(xué)生檔案袋中有哪些材料以及學(xué)生檔案對(duì)今后本人的發(fā)展有什么重要。因此學(xué)生在填寫(xiě)各類(lèi)表格時(shí)不認(rèn)真，敷衍了事，態(tài)度不正確，沒(méi)有意識(shí)到學(xué)生檔案將要伴隨一生。

1.2 學(xué)生檔案材料收集不全

由于學(xué)生檔案的管理人員與班主任學(xué)生沒(méi)有進(jìn)行有效的溝通，所以導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不齊全。就近幾年來(lái)校補(bǔ)學(xué)生檔案材料的情況看，主要缺失以下幾種材料：（1）、高中畢業(yè)生登記表中的基本情況與高中學(xué)籍卡片中填寫(xiě)不一致，有的就壓根沒(méi)有填，高中畢業(yè)生登記表是學(xué)生經(jīng)過(guò)三年高中學(xué)習(xí)畢業(yè)后所填寫(xiě)的，而學(xué)籍卡片的基本情況是學(xué)生一進(jìn)校填寫(xiě)的，所以出路比較大，前后不一致，學(xué)習(xí)經(jīng)歷沒(méi)有填到月，致使材料不完整。（2）、入團(tuán)材料，主要缺少入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)。（3）、入黨材料，學(xué)生畢業(yè)后到了高校，由預(yù)備黨員轉(zhuǎn)為正式黨員時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少業(yè)余黨校的材料。（4）、獎(jiǎng)懲材料，主要是學(xué)生在校三年獲得各類(lèi)榮譽(yù)的登記表缺失。

1.3 歸檔材料填寫(xiě)不規(guī)范

學(xué)生檔案管理人員每年只是將班主任教師交來(lái)的學(xué)生檔案進(jìn)行保管，沒(méi)有對(duì)每份材料的填寫(xiě)進(jìn)行嚴(yán)格審查，以至于填寫(xiě)不真實(shí)、前后不一致或者內(nèi)容填寫(xiě)不完整，造成學(xué)生檔案不規(guī)范、質(zhì)量不高。如學(xué)生填寫(xiě)的出生地和籍貫基本一樣，說(shuō)明學(xué)生沒(méi)有弄清楚二者的不同。出生年月中月份填寫(xiě)不一，有的表中填農(nóng)歷，有的表中填公歷，所以一份學(xué)生檔案中出現(xiàn)幾個(gè)出生年月。有些學(xué)生的體育合格登記卡、社會(huì)實(shí)踐表、家庭調(diào)查表沒(méi)有蓋章或者班主任沒(méi)有簽字甚至蓋錯(cuò)等現(xiàn)象。

1.4 學(xué)生檔案的裝具不統(tǒng)一

由于學(xué)生檔案只有學(xué)校才會(huì)有，所以市檔案局對(duì)學(xué)生檔案的裝具沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，每個(gè)學(xué)校自行裝，甚至有的學(xué)校連裝具都沒(méi)有，只是把每個(gè)學(xué)生檔案袋排列在檔案柜里，時(shí)間長(zhǎng)了，學(xué)生檔案袋上都落有灰塵，再有就是學(xué)生檔案袋容易破損，易丟失材料。

5、學(xué)生檔案管理方法落后

現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理至今都停留在傳統(tǒng)的手工操作，沒(méi)有適合學(xué)生檔案管理的配套軟件，這樣既不利用學(xué)生檔案的管理，又降低了工作效率。

2 做好學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)

學(xué)生檔案從形成、收集各類(lèi)材料來(lái)管理、傳遞要經(jīng)過(guò)十幾個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此學(xué)生檔案整理和管理是管理性、規(guī)范性、原則性極強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)工程。首先領(lǐng)導(dǎo)重視是做好學(xué)生檔案工作的基本前提，作為領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到學(xué)生檔案的重要性。必須要讓全校師生在思想認(rèn)識(shí)上提高，學(xué)校應(yīng)該采取專(zhuān)題講座、知識(shí)宣講、校園網(wǎng)等方式廣泛宣傳、講解學(xué)生檔案管理的重要意義。共同促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作。每年可以利用在新學(xué)期來(lái)到時(shí)，專(zhuān)職檔案員都要提前提醒學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在新學(xué)期大會(huì)上一定要強(qiáng)調(diào)學(xué)生檔案的重要性，特別是在班主任大會(huì)上要著重強(qiáng)調(diào)學(xué)生檔案的重要性，要時(shí)刻牢記留存檔案資料，在本學(xué)期結(jié)束后移交檔案室，并把此項(xiàng)工作納入學(xué)校工作計(jì)劃中去。其次，對(duì)教師進(jìn)行學(xué)生檔案重要性的宣傳，與年度考核獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。我校每年在新學(xué)期教師大會(huì)上都要進(jìn)行學(xué)生檔案材料的收集、整理的培訓(xùn)，特別是對(duì)班主任進(jìn)行培訓(xùn)，由專(zhuān)職檔案員對(duì)兼職學(xué)生檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督，兼職檔案員專(zhuān)門(mén)組織班主任進(jìn)行學(xué)生檔案中各類(lèi)表格規(guī)范化的填寫(xiě)做逐一講解，并進(jìn)行實(shí)地操作。最后，由班主任在新生入學(xué)教育中，專(zhuān)門(mén)增加學(xué)生檔案基本知識(shí)的教育和學(xué)生檔案對(duì)每位學(xué)生重要性的教育，增加學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案和學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)和檔案法規(guī)的教育，促使學(xué)生積極配合學(xué)校檔案部門(mén)做好學(xué)生檔案工作。剛開(kāi)始大多數(shù)學(xué)生缺乏檔案意識(shí)，不重視基本信息的填寫(xiě)，隨意填寫(xiě)，隨意涂改，姓名與身份證上的姓名不符，父母情況填寫(xiě)不真實(shí)。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)這種情況后，我們首先找班主任，讓班主任在班上給學(xué)生講解學(xué)生檔案的重要性，并對(duì)每個(gè)表格的填寫(xiě)做逐一講解，學(xué)生檔案員逐項(xiàng)檢查，對(duì)不合格的，必須要求重新填寫(xiě)，直到達(dá)到要求，經(jīng)過(guò)幾年的努力，班主任也有了經(jīng)驗(yàn)有了方法，因此出錯(cuò)率很低，材料收集很到位，歸檔率百分之百，每年學(xué)生畢業(yè)后都能及時(shí)取走學(xué)生檔案，并得到高校的表?yè)P(yáng)。

2.2 設(shè)立專(zhuān)人管理學(xué)生檔案

設(shè)立專(zhuān)人管理學(xué)生檔案有利于強(qiáng)化學(xué)生檔案信息的管理，對(duì)搞好學(xué)生檔案的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)送及提供利用等工作起到積極作用。我校有一名專(zhuān)職檔案員，負(fù)責(zé)全校八門(mén)類(lèi)檔案。因此學(xué)校特專(zhuān)門(mén)設(shè)立了一名兼職的學(xué)生檔案員，兼職檔案員必須明確崗位職責(zé)、工作紀(jì)律。雖然是兼職，也要合理科學(xué)的安排好工作時(shí)間，保證學(xué)生檔案管理工作能夠得到有效開(kāi)展。具體做法是首先兼職檔案員定期參加學(xué)生檔案的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，并與兄弟學(xué)校交流工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和對(duì)現(xiàn)代化管理新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力提高學(xué)生檔案工作的管理水平。其次兼職檔案員必須嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)教育部門(mén)下發(fā)的《學(xué)生檔案歸檔范圍》的規(guī)定和要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)、全面地收集學(xué)生檔案材料。學(xué)生檔案的材料是每學(xué)期都產(chǎn)生一部分，最后是三年積累下來(lái)的。因此針對(duì)學(xué)生檔案材料收集時(shí)間長(zhǎng)的這一特性，學(xué)生檔案員就要嚴(yán)格根據(jù)材料產(chǎn)生的時(shí)間及時(shí)收集歸檔。例如學(xué)籍卡是記錄學(xué)生在校三年的六個(gè)學(xué)期的期末成績(jī)，因此學(xué)生檔案員就要按照六個(gè)學(xué)期考試結(jié)束后及時(shí)給學(xué)生填寫(xiě)成績(jī)和鑒定，這樣才能保證成績(jī)的真實(shí)性。最后在學(xué)生填制各類(lèi)檔案材料時(shí)，應(yīng)事先講明要求，讓學(xué)生明白具體的填寫(xiě)要求事項(xiàng)，必要時(shí)給予指導(dǎo)和幫助，在學(xué)生檔案的形成環(huán)節(jié)避免不規(guī)范材料的產(chǎn)生。對(duì)于填寫(xiě)不規(guī)范的材料，拒絕接收歸檔，督促班主任和學(xué)生及時(shí)改正。高中畢業(yè)生登記表對(duì)每個(gè)學(xué)生來(lái)講都是至關(guān)重要的，表中每一欄填寫(xiě)都必須認(rèn)真、真實(shí)，與其他表的內(nèi)容要相符。但是在每年的填寫(xiě)過(guò)程中這個(gè)表出錯(cuò)率最高，如出生年月只填到年，沒(méi)填月，籍貫填的是出生地，本人學(xué)習(xí)經(jīng)歷不連續(xù)，直系和社會(huì)關(guān)系情況填寫(xiě)模糊等等情況。針對(duì)此類(lèi)情況，我們就要求學(xué)生重新填寫(xiě)，不停地對(duì)學(xué)生進(jìn)行講解，直到填正確為止。

2.3 利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理學(xué)生檔案

隨著校園信息化建設(shè)，學(xué)生檔案管理也隨著先進(jìn)技術(shù)的手段進(jìn)行科學(xué)管理。積極推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)，以信息化促進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化。使學(xué)生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準(zhǔn)確，并能起到規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化的作用。我校教務(wù)處老師專(zhuān)門(mén)編制了學(xué)生學(xué)業(yè)管理軟件，新生入學(xué)時(shí)，就將每位同學(xué)的基本信息錄入計(jì)算機(jī)里，每學(xué)期期末再將考試成績(jī)錄入，經(jīng)過(guò)三年的積累，六個(gè)學(xué)期的成績(jī)都將錄入微機(jī)，最后，到高三畢業(yè)時(shí)自動(dòng)生成學(xué)籍卡，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上檢查。近幾年學(xué)生出國(guó)人數(shù)不斷增加，來(lái)學(xué)校調(diào)取高中三年學(xué)習(xí)成績(jī)的學(xué)生也不斷增加，無(wú)形中就給檔案員增加不少工作量，自從我校實(shí)行數(shù)字化管理后，大大提高了工作效率，也減少了對(duì)紙張的磨損，只要學(xué)生提供姓名，我們就可以在學(xué)生管理軟件上快速的將學(xué)生三年高中成績(jī)和學(xué)生基本信息調(diào)出，并打印給本人。

3 學(xué)生檔案材料整理上的規(guī)范化

1.高中學(xué)生檔案材料須按《高中學(xué)生檔案材料目錄》中的順序進(jìn)行整理先是高中學(xué)籍材料（包括畢業(yè)登記表、學(xué)籍卡、三年體檢表、家庭情況調(diào)查表、社會(huì)實(shí)踐表等），然后是黨團(tuán)材料（包括入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、業(yè)余黨校等），最后是高考材料（包括高考報(bào)名登記表、高考報(bào)名體檢表、志愿表等）。

2.學(xué)生檔案的所有材料都是經(jīng)過(guò)三年積累下來(lái)的，所以每年都要實(shí)事求是的填寫(xiě)，班主任簽字處一定是當(dāng)時(shí)就任的班主任簽，學(xué)校的公章、校長(zhǎng)章都有加蓋，學(xué)校意見(jiàn)處要按照要求填寫(xiě)。

3.高中三年的材料按規(guī)定全部整理齊全后，裝入學(xué)生檔案袋里，檔案袋必須用學(xué)校特制的密封條密封，按照班級(jí)順序進(jìn)行排列，便于查找，必須放入檔案柜中上鎖，保證學(xué)生檔案的安全。

4.學(xué)生檔案袋上的文件目錄都必須是用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、碳素簽字筆書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

5.無(wú)論畢業(yè)或未畢業(yè)的學(xué)生都應(yīng)建立學(xué)生學(xué)籍檔案，對(duì)休學(xué)、復(fù)讀、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，不但保留其學(xué)籍檔案，還有學(xué)籍處理文件的文字記載。

6.學(xué)生領(lǐng)取學(xué)生檔案時(shí)，必須憑高校錄取通知書(shū)，并認(rèn)真填寫(xiě)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出登記表，保證不丟失，不遺漏，使每位學(xué)生的學(xué)生檔案出入清楚，有據(jù)可查。

作為檔案工作者，關(guān)注學(xué)生檔案的收集和管理，來(lái)確保學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性、完整性和規(guī)范性，是我們的職責(zé)。我們應(yīng)該為了學(xué)生就業(yè)為了單位選拔、培養(yǎng)、使用人才提供依據(jù)，這是我們學(xué)生檔案工作的應(yīng)盡之責(zé)。