信息化背景下如何加強數字檔案管理

徐航

摘 要：文章首先介紹了數字檔案管理的內容，對數字檔案管理進行了說明，接著闡述了數字檔案管理的重要性，揭示了數字化技術運用在檔案管理上的必然性，然后從技術、管理、法制三個方面對數字檔案管理系統存在的問題進行了描述，引發人們的思考，最后從人才戰略、管理體系和法制規章、設施設備、先進技術的運用等方面提出了在信息化背景下加強數字檔案管理的方法，從而更好地服務社會。

關鍵詞：信息背景；數字檔案管理；資源共享；技術

隨著我國經濟快速發展，科技能力也在不斷提高，這些技術在現實中的運用為人們的生活提供了很大的便利。數字化技術在檔案管理上的應用，不僅提高了傳統的紙質檔案管理效率，還為人們的生活帶來便捷，促進了社會的發展。檔案管理數字化是未來檔案管理的發展趨勢，而近些年來信息大爆炸和互聯網快速發展，使數字檔案管理存在的問題逐漸顯現出來，基于此，研究如何加強數字檔案管理這一內容非常重要。

1 數字檔案管理的內容

數字檔案管理是指利用先進的數字技術，對紙質檔案進行掃描、錄入等方法將檔案信息存儲到檔案管理系統中，對檔案進行管理的過程。運用在檔案管理方面的數學技術主要有數字掃描技術、圖片處理技術等，將紙質和圖片上的數據轉化為可存入計算機系統內的數字信息，同時還可對數據進行處理。

2 加強數字檔案管理的重要性

2.1 有利于規范檔案管理工作

對數字檔案加強管理，使封閉式的檔案管理轉化成開放性的數字化管理，檔案管理的方式由先前簡單的記錄和保存功能轉變為數據收集、錄入、提供服務和管理等多方面功能來完善檔案管理工作。對檔案管理進行數字化后，有利于工作人員充分運用先進數學科技，對檔案信息和相關資源進行整合與分配、科學利用，服務于社會。

2.2 有利于提高管理效率與經濟效益

在信息爆炸的現代社會，以往的信息管理模式已經不能適應檔案管理數字化的發展。在傳統的辦公方式下，紙質檔案的記錄與處理都需要使用大量的紙張，造成了環境污染和資源浪費現象。紙質檔案文件體積大，可以記錄的內容少，處理過程中易損壞文件，在對紙質檔案進行保管時也存在安全隱患。

2.3 有利于促進信息資源共享

隨著我國經濟的發展，各大機構對信息傳遞和使用效率非常重視。紙質檔案的保存和檢索都無法快速滿足需求者，很難實現信息共享，而數字化檔案可以解決這些問題。運用先進技術處理和保存檔案信息，當員工有需求時可快速將文件資料傳送過去，為需求者提供方便。但是，數字檔案管理也不能完全滿足要求，目前社會上公司里經常存在工作文件被竊取、被病毒化，很多單位和工作人員不愿將資源對外共享。在這種情況下，必須要對數字檔案加強管理，提高檔案信息資源的安全性，促進資源共享。

3 信息化背景下數字檔案管理存在的問題

3.1 技術方面存在的問題

檔案管理數字化是建立在互聯網、存儲系統和計算機技術基礎上的，隨著網絡技術的發展，越來越多的問題日益凸顯出來，主要體現在以下幾個方面。首先，數字檔案具有不嚴謹性。我們都知道存儲在計算機上的文件容易失真、失讀和損壞，這些缺陷可能會讓資源信息受到破壞，不能再被使用。其次，數字檔案存儲設備和運行環境受不良因素影響。一旦發生這樣的事故，存儲在系統也就是在硬盤里的文件資料如果沒有進行備份，數據相當于完全丟失，無法對檔案信息的完整性和全面性保證。

3.2 管理方面存在的問題

管理方面的問題也影響著數字檔案管理效率。從人的角度出發，檔案管理員的管理意識薄弱，部分檔案管理員還停留在穿用的紙質檔案管理觀念上，對數字檔案系統的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何處理數字化檔案發生的事故。

3.3 法制方面存在的問題

雖然我國部分法律中有提到對數字檔案管理的規章制度，但是目前為止，國家沒有對數字檔案建立完整的管理體系，不能為數字檔案所有權益提供法律保護。隨著科學技術的快速發展，國家和單位對檔案管理的需求進一步加深，僅靠普通的檔案方面的規章制度，不能完全保障數字檔案信息的權益，這對檔案管理數字化發展有一定的阻礙。

4 信息化背景下加強數字檔案管理的方法

現在是信息爆炸的時代，數字檔案管理存在的問題也日益凸顯，在這種背景下如何加強數字檔案管理是檔案管理員及相關工作者的首要任務。

4.1 制定人才培養方案，設立獎懲機制

在數字檔案管理過程中，人的作用非常重要。在聘請檔案管理員初期，需對求職者計算機專業知識、系統操作能力、檔案管理能力以及素質方面進行評定，在職期間對員工進行培訓，培養他們的檔案管理意識和快速準確操作系統的能力。設立獎懲機制，對業績優異的檔案管理員實行獎金或物質激勵，對違規工作人員進行警告和處罰，有利于加深檔案管理員對檔案文件的重要性認識，提高他們的工作積極性。

4.2 建立管理體系，完善法律規章

通過制定完善的法律規章，對數字檔案管理違法行為和處罰制度進行全面規定，讓工作人員做到有法可依、有章可循。同時，建立有效的管理體系，加強數字檔案管理。

1.建立有效的管理體系

目前，隨著信息和網絡的普及，計算機運行環境和網絡平臺的安全問題越來越多，數字檔案在信息資源處理和保存過程中起著越來越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存儲與有效傳遞都是基于計算機技術和網絡平臺基礎上的，因此要相應地建立管理體系，主要涉及到服務器、網絡線路、硬件設備以及檔案管理存儲系統及其設備維護方面。設備和檔案管理工作人員要履行自己的職責，做到“誰的工作誰負責”，對設備和檔案系統進行規范管理與利用，加強數字檔案管理。

2.完善法律規章

目前，黑客入侵電腦盜取機構的機密文件事件經常發生，在數字檔案機構中，也發生過這樣的事。因此，建立起檔案安全的法律規章從而加強數字檔案管理，讓工作人員做到有章可循、有法可依。主要可從兩方面來完善檔案法律法規，一方面是提高數字檔案信息傳遞環境安全法律法規，在任何行業，每天都會形成和傳遞非常多的檔案信息，網絡平臺作為信息傳遞和使用媒介，運行環境安全非常重要。另一方面是制定檔案內容保護制度，這部分內容包括數字檔案信息知識產權保護、檔案信息歸檔與管理等。

4.3 加強設施設備建設

硬件設施設備是數字檔案管理工作開展的載體，必須加強這方面的建設，通過采用先進完善的存儲系統和計算機設備，可以保障數字檔案信息的安全。

1.數字檔案信息資源的存儲設備

一個良好的信息存儲設備不僅能安全存儲大量的信息，還能保證信息長期有效且能快速存取。所以在一開始選擇檔案存儲系統時，要選擇與檔案信息相匹配、質量上等的設備使用，目前我國大多數檔案管理機構使用的數字化技術是光盤刻錄技術，這種技術具有儲存空間大、存取方便、成本低以保存的優點。另外，要對檔案信息進行備份來保證信息的安全，還需對備份設備進行管理和維護。

2.數字檔案信息資源的傳遞設備

數字檔案信息主要通過網絡平臺和計算機技術向需求者傳遞。在選擇計算機設備時，要全面考慮到計算機的性能和屬性，并對網絡設備、中繼器、網絡線路等傳遞設備進行定期維修維護、保管等工作，從而加強數字檔案管理。

4.4 加強科學技術手段的運用

科學技術是加強數字檔案管理最重要的手段。先進的信息技術促進了檔案信息數字化的發展，檔案管理員可通過不斷運用新技術來達到加強數字檔案管理的目的，方便信息在檔案系統的存取與保管，以及阻止木馬病毒和黑客入侵，保障數據的安全。

目前，檔案數字化在檔案管理的地位越來越重要，加強數字檔案管理，有助于維護檔案信息的完整性和準確性，更有助于檔案機構向需求者提供全面的服務，促進社會的發展，所以對如何加強數字檔案管理的研究非常有必要。雖然目前數字檔案管理存在安全問題，但科學技術在不斷發展，管理制度也在逐步完善，檔案管理數字化已經是現代檔案管理行業的發展趨勢。檔案管理從事者應全面提高對數字檔案管理的重要性認知，努力學習科學技術知識，進一步加強數字檔案管理，更好地服務用戶，服務社會。

參考文獻

[1]向立文. 檔案數字化建設中若干問題的研究[D].湘潭大學，2004.

[2]譚大方. 數字檔案資源安全保障體系構建研究[D].天津師范大學，2016.