淺談新時期檔案管理問題的改進(jìn)方法與措施

劉興華

摘 要：加強(qiáng)文件檔案管理，組織、指導(dǎo)檔案科學(xué)技術(shù)研究使檔案管理人員有更高層次的意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理意識，檔案管理提高技術(shù)和現(xiàn)代管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。檔案管理工作在提高單位管理水平，促進(jìn)社會發(fā)展進(jìn)步方面發(fā)揮了重要的作用。隨著管理理念以及管理手段的不斷進(jìn)步，對檔案管理工作提出了更高的要求，實現(xiàn)檔案管理模式向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與規(guī)范化轉(zhuǎn)型，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重點。本文首先概述了新時期檔案管理工作的重要意義及其發(fā)展趨勢，進(jìn)而分析了實現(xiàn)檔案管理模式升級轉(zhuǎn)型的有效措施，可以為相關(guān)管理人員完善檔案管理工作提供合理的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；創(chuàng)新對策

隨著高新技術(shù)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個電子、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化時代電子信息高新技術(shù)進(jìn)步的時代，它們越來越深刻地影響著人們的生活、學(xué)習(xí)和工作的各個方面。在新的歷史時期，檔案管理是社會主義文化的一個重要組成部分，一定要迅速和有效地提供檔案材料，做一個重要的角色。因此，檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新是勢在必行。

1 新時期強(qiáng)化檔案管理工作的意義研究

1.1實現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨(dú)采取各種形式進(jìn)行記錄處理。因此，結(jié)合新時期新的管理理念以及技術(shù)方式，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進(jìn)一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價值。

1.2完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會充分認(rèn)識單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實質(zhì)就是對單位各類業(yè)務(wù)活動以及人事管理等諸多方面的信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認(rèn)識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。

2 我國檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

2.1 對檔案管理的工作意識薄弱

檔案管理工作是單位信息工作的基礎(chǔ)，與單位其他部門的工作緊密相連，很多單位對歸檔和建檔的意義不夠重視，從管理層方面的服務(wù)意識較為薄弱，對檔案建設(shè)和管理也沒有深刻的認(rèn)識，導(dǎo)致只能做一些常規(guī)性的工作，不能把檔案管理工作完整化和系統(tǒng)化，長期下去，導(dǎo)致檔案工作只是流于形式，不能實現(xiàn)長期性、連續(xù)性和有效性，發(fā)揮不出檔案工作應(yīng)有的作用。

2.2 缺乏規(guī)范的檔案管理制度

目前我國很多企事業(yè)單位缺乏規(guī)范的檔案管理制度，即使有檔案管理制度，也比較陳舊，不夠合理化，適應(yīng)不了新形勢下檔案管理工作的發(fā)展。其主要表現(xiàn)有以下幾點：一是對檔案的收集不夠規(guī)范，檔案收集制度的落實不到位，存在檔案疏漏和重復(fù)的現(xiàn)象，沒有明確的管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn)；二是對檔案的整理不夠規(guī)范，很多單位由于沒有對應(yīng)的工作制度對檔案整理進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案目錄和實際的檔案內(nèi)容不一致，或者缺失的現(xiàn)象，從而造成信息丟失；三是對檔案的保存不夠規(guī)范，檔案管理人員對檔案資料的保存存在混亂和難以查找的現(xiàn)象，很多時候明明知道檔案資料就在資料庫中，但卻找不到，或者找到了卷內(nèi)目錄，卻找不到卷內(nèi)文件的現(xiàn)象。這些不足都是因為缺乏一套規(guī)范完善的檔案管理制度所導(dǎo)致的。

2.3 檔案管理模式比較落后

多單位的檔案管理部門對檔案管理上僅限于對檔案資料的收集、整理和保存，而對檔案的信息化和數(shù)字化管理很少運(yùn)用，對檔案信息化管理的重要性和必要性的認(rèn)識，導(dǎo)致對檔案管理依然是采用傳統(tǒng)落后的舊模式。在計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，這種舊有的管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新環(huán)境下檔案管理的需求。很多檔案管理部門很少建立單位檔案信息化系統(tǒng)和信息化設(shè)備，更無法運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行匯集和整理，極大地影響了對檔案信息的開發(fā)和利用。

2.4 檔案管理人員專業(yè)能力不高

很多單位的檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不夠，影響了檔案管理的水平。新形勢下檔案管理工作要求檔案管理人員不但要有扎實的檔案基礎(chǔ)知識和較高的專業(yè)素質(zhì)，還要具備一定的工作能力，主要包括：對檔案信息的獲取能力，對檔案信息真實性的判斷能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等等。這就要求檔案管理人員要不斷開拓自己的知識面和開闊視野，不斷提升自身的能力和業(yè)務(wù)水平。

3 對檔案管理問題的改進(jìn)方法和措施

3.1 結(jié)合新時期檔案管理工作的特點，建立高效、專業(yè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)

單位內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該通過交流學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗，完善檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織。同時強(qiáng)化針對檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，通過學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》等法律法規(guī)，促使其充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。通過這些措施，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，實現(xiàn)新時期檔案管理工作水平的有效提高。

3.2 建立信息化的檔案管理模式

現(xiàn)階段信息化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在管理領(lǐng)域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應(yīng)該借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構(gòu)建數(shù)字化錄入以及系統(tǒng)化加工的檔案管理系統(tǒng)，盡可能地構(gòu)建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，，通過設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限以及公開范圍，并利用各類安全技術(shù)軟件，避免檔案資料管理系統(tǒng)遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現(xiàn)電子檔案資料保存環(huán)境的安全可靠。

3.3 結(jié)合行業(yè)特點構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式

解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的專業(yè)、科學(xué)以及效率最大化，必須結(jié)合行業(yè)特點，并總結(jié)分析檔案管理專業(yè)的意見，制定切合實際、可實現(xiàn)性強(qiáng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時，應(yīng)該嚴(yán)格要求檔案管理工作人員，按照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有序與規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

3.4 強(qiáng)化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)

立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的關(guān)鍵，因此必須對這一環(huán)節(jié)予以足夠的重視。首先應(yīng)該根據(jù)文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應(yīng)該按照相應(yīng)的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復(fù)以及信息冗余的發(fā)生。在歸檔管理中，則應(yīng)該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。

總之，新時期檔案管理工作模式以及檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結(jié)合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創(chuàng)新與管理創(chuàng)新，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理對推動社會發(fā)展的作用。

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