試論高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

于暉

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作在信息時(shí)代的必由之路，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)是運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理的基本方法。文章通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)含義的闡述，分析了高校信息化對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響，指出高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出了推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在教育工作中，高等學(xué)校要不斷完善檔案結(jié)構(gòu)體系，以滿足高校檔案信息化管理。高校檔案管理信息化可以幫助院校提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校信息管理工作流程的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動(dòng)化。

從目前情況來(lái)看，大部分高校已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入日常管理中，檔案管理也不例外。在檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以使高校檔案管理工作更加符合檔案信息化管理的要求。為達(dá)到這一目的，需要對(duì)檔案管理信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并加以完善。

一、檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化是指通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)和利用。就高校而言，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過(guò)程中以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源為核心，運(yùn)用信息技術(shù)提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)以高校檔案信息的社會(huì)化服務(wù)為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)尤其是以計(jì)算機(jī)為主的管理工具來(lái)加強(qiáng)檔案信息的收集、整理、開發(fā)和利用，檔案管理信息化建設(shè)主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

二、高校檔案信息化對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響

1.檔案信息化建設(shè)對(duì)高校傳統(tǒng)檔案工作產(chǎn)生變革作用

傳統(tǒng)的高校檔案工作主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發(fā)生了根本性的改變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，檔案管理主要通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

2.檔案信息化衍生新的檔案業(yè)務(wù)

在信息化環(huán)境中，新的檔案業(yè)務(wù)開始出現(xiàn)，諸如電子文件管理、條形碼管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)管理等。電子文件的出現(xiàn)及管理給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。電子文件是以二進(jìn)制代碼的形式記錄于光盤、磁盤、磁帶等載體之上，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸文件。電子文件的出現(xiàn)形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案中的應(yīng)用等，以上檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)都體現(xiàn)出顯著的信息化特點(diǎn)。

3.高校檔案信息化建設(shè)利用效率提高，管理快捷

電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)不同的檔案的開放權(quán)限，需要使用檔案的用戶只需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行相關(guān)的查詢，極大程度地方便了教師和學(xué)生對(duì)圖書資料的使用。

檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，比如學(xué)生成績(jī)的生成，可以直接設(shè)權(quán)限給系部，再由系部通過(guò)計(jì)算機(jī)傳送至學(xué)院教務(wù)處。電子圖書的閱讀可以不受時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

電子檔案形成后，管理人員可隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、更改。通過(guò)編制檔案管理軟件，可以使用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，并對(duì)檔案調(diào)閱、歸還等情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時(shí)間，顯著提高了工作效率。

4.條形碼技術(shù)應(yīng)用對(duì)高校檔案工作發(fā)揮重要作用

條形碼技術(shù)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和電子數(shù)據(jù)交換不可或缺的前端采集技術(shù)。用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)被計(jì)算機(jī)識(shí)讀和記錄，再由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。例如，英語(yǔ)四、六級(jí)考試、軟件水平專業(yè)技術(shù)考試等，試卷采用了條形碼，方便快捷，不易出錯(cuò)。基于條形碼技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，在高校的檔案管理中應(yīng)積極推行條形碼的使用，它可以有效解決檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號(hào)順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯(cuò)誤、缺檔等各種問(wèn)題，從而提高檔案室借閱和查庫(kù)的質(zhì)量和速度，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度。

三、當(dāng)前高校檔案管理信息化工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)在我國(guó)高校的教師檔案管理水平普遍不高，有的至今仍停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，顯然這種管理手段已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，它極大地浪費(fèi)了人力和物力資源。在當(dāng)今信息時(shí)代，這種傳統(tǒng)的管理方法必然會(huì)被以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理系統(tǒng)所代替。檔案管理工作質(zhì)量會(huì)直接影響高校的發(fā)展，所以必須不斷地完善高校檔案管理建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量及管理的科學(xué)性，在這一過(guò)程中，檔案的信息化建設(shè)不平衡是一個(gè)比較常見(jiàn)的問(wèn)題。

高校檔案管理信息化建設(shè)不是孤立的建設(shè)體，而是需要與高校其余管理方向相互配合，如果高校檔案管理信息化建設(shè)在機(jī)制上存在較大的問(wèn)題，可能會(huì)影響到高校檔案管理信息化建設(shè)與其余管理環(huán)節(jié)的正常溝通。

四、完善高校檔案管理信息化的措施

為達(dá)到提升高校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量之目的，首先要保證其基礎(chǔ)落到實(shí)處，這也是高校檔案管理信息化建設(shè)的必要制度保證。只有在明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范監(jiān)督下，才能全面提升高校檔案管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。

隨著現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校可以構(gòu)建檔案管理綜合性信息管理機(jī)構(gòu)，提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，不斷強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)管理職能的重要性，提升教師工作積極性，進(jìn)而保證檔案管理質(zhì)量。高校應(yīng)做到不斷完善檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度及管理體系，在遇到各種問(wèn)題時(shí)有相應(yīng)的規(guī)章制度管理，提升高校檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。

在完善高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)注重加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。為了使教學(xué)檔案信息得到充分共享，增強(qiáng)教學(xué)檔案服務(wù)的時(shí)效性，應(yīng)在高校局域網(wǎng)內(nèi)建立教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使信息共享。計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用，為高校的各項(xiàng)工作提供了極大的便利，有效地提高了工作效率；同時(shí)，教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化，是信息社會(huì)對(duì)教學(xué)檔案工作的要求，也是教學(xué)檔案管理人員應(yīng)努力的方向。教學(xué)檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一個(gè)文件、一篇文稿，無(wú)論是從起草、修改、刪減、檢索、打印以及登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)，都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求教學(xué)檔案管理人員必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作的需求。

以上分析了檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理及檔案信息化中存在的問(wèn)題和檔案信息化的含義，提出了加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、歸檔，做好信息化建設(shè)的具體措施。高校檔案管理信息化是適應(yīng)現(xiàn)代文明的重大變革，具有傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。各高校應(yīng)該提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化運(yùn)行，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)。

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