試論高等學校檔案管理信息化建設

于暉

摘 要：檔案信息化建設是檔案工作在信息時代的必由之路，是時代發展的必然趨勢。檔案信息化建設是運用信息技術來提高檔案工作現代化水平，確立網絡環境中檔案管理的基本方法。文章通過對檔案信息化建設含義的闡述，分析了高校信息化對高校檔案工作產生的影響，指出高校檔案信息化建設中存在的問題，提出了推進高校檔案信息化建設的措施。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在教育工作中，高等學校要不斷完善檔案結構體系，以滿足高校檔案信息化管理。高校檔案管理信息化可以幫助院校提高工作效率，實現高等學校信息管理工作流程的系統化、規范化和自動化。

從目前情況來看，大部分高校已經將互聯網信息技術融入日常管理中，檔案管理也不例外。在檔案管理中引入信息化技術，可以使高校檔案管理工作更加符合檔案信息化管理的要求。為達到這一目的，需要對檔案管理信息化存在的問題進行分析并加以完善。

一、檔案信息化建設的含義

檔案信息化是指通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發和利用。就高校而言，檔案信息化建設是指在檔案管理過程中以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源為核心，運用信息技術提高高校檔案工作現代化水平，實現以高校檔案信息的社會化服務為目標的動態過程。檔案信息化是運用現代化信息技術尤其是以計算機為主的管理工具來加強檔案信息的收集、整理、開發和利用，檔案管理信息化建設主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。

二、高校檔案信息化對高校檔案工作產生的影響

1.檔案信息化建設對高校傳統檔案工作產生變革作用

傳統的高校檔案工作主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發生了根本性的改變。傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過渡，檔案管理的主要環境逐漸向數字環境遷移，檔案管理主要通過運用計算機技術來開展各項業務工作。

2.檔案信息化衍生新的檔案業務

在信息化環境中，新的檔案業務開始出現，諸如電子文件管理、條形碼管理、數據庫建設管理等。電子文件的出現及管理給檔案工作帶來了巨大的挑戰。電子文件是以二進制代碼的形式記錄于光盤、磁盤、磁帶等載體之上，依賴于計算機系統存取并可在網絡上傳輸文件。電子文件的出現形成了一些新型的檔案業務活動，如各類檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件的長久保存管理、信息系統開發、數據庫在檔案中的應用等，以上檔案業務活動都體現出顯著的信息化特點。

3.高校檔案信息化建設利用效率提高，管理快捷

電子文檔都具有各自的屬性，根據屬性信息可設置數據庫內不同的檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網絡就能進行相關的查詢，極大程度地方便了教師和學生對圖書資料的使用。

檔案資料的紙質文本借閱轉變為網上瀏覽模式，比如學生成績的生成，可以直接設權限給系部，再由系部通過計算機傳送至學院教務處。電子圖書的閱讀可以不受時間和空間的限制，實現了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數據信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以使用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調閱、歸還等情況進行登記與統計。相對于傳統的人工管理，避免了翻閱大量的紙質檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

4.條形碼技術應用對高校檔案工作發揮重要作用

條形碼技術是實現計算機管理和電子數據交換不可或缺的前端采集技術。用激光數據采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數據就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數據管理。例如，英語四、六級考試、軟件水平專業技術考試等，試卷采用了條形碼，方便快捷，不易出錯。基于條形碼技術的優點，在高校的檔案管理中應積極推行條形碼的使用，它可以有效解決檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現的擺放錯誤、缺檔等各種問題，從而提高檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕勞動強度。

三、當前高校檔案管理信息化工作存在的問題

現在我國高校的教師檔案管理水平普遍不高，有的至今仍停留在紙介質基礎上，顯然這種管理手段已經不能滿足時代發展的要求，它極大地浪費了人力和物力資源。在當今信息時代，這種傳統的管理方法必然會被以計算機為基礎的信息管理系統所代替。檔案管理工作質量會直接影響高校的發展，所以必須不斷地完善高校檔案管理建設，提升檔案管理質量及管理的科學性，在這一過程中，檔案的信息化建設不平衡是一個比較常見的問題。

高校檔案管理信息化建設不是孤立的建設體，而是需要與高校其余管理方向相互配合，如果高校檔案管理信息化建設在機制上存在較大的問題，可能會影響到高校檔案管理信息化建設與其余管理環節的正常溝通。

四、完善高校檔案管理信息化的措施

為達到提升高校檔案管理信息化建設質量之目的，首先要保證其基礎落到實處，這也是高校檔案管理信息化建設的必要制度保證。只有在明確的標準規范監督下，才能全面提升高校檔案管理信息化的建設質量。

隨著現代社會進入計算機和網絡時代，高校可以構建檔案管理綜合性信息管理機構，提升工作人員的責任意識，不斷強化高校檔案管理信息化建設機構管理職能的重要性，提升教師工作積極性，進而保證檔案管理質量。高校應做到不斷完善檔案管理信息化建設相關制度及管理體系，在遇到各種問題時有相應的規章制度管理，提升高校檔案管理信息化建設的科學性。

在完善高校檔案管理信息化建設的過程中，應注重加強高校教學檔案管理系統信息化、網絡化建設工作。為了使教學檔案信息得到充分共享，增強教學檔案服務的時效性，應在高校局域網內建立教學檔案信息網絡化管理系統，通過網絡使信息共享。計算機在各個領域的運用，為高校的各項工作提供了極大的便利，有效地提高了工作效率；同時，教學檔案管理的數字化、信息化，是信息社會對教學檔案工作的要求，也是教學檔案管理人員應努力的方向。教學檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一個文件、一篇文稿，無論是從起草、修改、刪減、檢索、打印以及登記、匯集統計等各個環節，都離不開辦公自動化，這就要求教學檔案管理人員必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化教學檔案管理工作的需求。

以上分析了檔案管理實現信息化管理及檔案信息化中存在的問題和檔案信息化的含義，提出了加強檔案信息資源的收集、整理、歸檔，做好信息化建設的具體措施。高校檔案管理信息化是適應現代文明的重大變革，具有傳統檔案管理方式無可比擬的優勢。各高校應該提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理信息化運行，切實加強檔案信息化標準化、規范化的建設。

參考文獻：

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