文書工作及文書檔案管理重點分析

宮曉東

摘 要：文書檔案管理是當前企事業單位日常管理中較為關鍵的一環。特別是人事檔案的管理，更是在單位部門選人、用人方面起著至關重要的作用。然而現實是，由于某些單位領導以及管理層人事檔案管理意識不強，監管不到位，使得人事檔案中存在造假現象，嚴重影響了企事業單位的未來發展。基于此，相關負責人應該正確處理好文書工作以及文書檔案管理之間的關系，對其中的重點難點加以研究，從而為今后單位的可持續發展提供有力支撐。

關鍵詞：文書工作；文書檔案管理；重點；關系

在企事業單位的日常經營管理中，雖然文書工作與文書檔案管理是相對獨立的兩項工作，但是文書工作是檔案的來源或前身，而檔案又是文書工作的總結或歸宿，二者存在一定聯系。可以說，文書工作的質量以及效率將直接影響到檔案的真實性以及準確性，進而決定檔案管理工作的有效性以及合理性。因此，為做好文書工作以及文書檔案管理工作，應該結合單位發展實際，采取有效措施來避免出現人事檔案造假等一系列嚴重影響單位自身發展的問題，從而實現企事業單位社會效益以及經濟效益最大化的目的。

1 文書工作及文書檔案管理中存在的問題及其原因

總所周知，文書工作一直是秘書人員的一項重要職能活動，其工作重點就是要處理公文，包括公務文書以及私務文書。這些文書不僅是表達思想、交流信息以及處理事務的一種書面材料，同時還是一種信息傳遞的方式。秘書人員的日常工作就是處理大量文書工作，比如文書的制發、處理以及管理。而文書檔案管理作為文書的下一道工序，其主要是將那些已經辦理完畢、應當歸檔的文書進行科學歸納整理，以便今后使用。其中，文書檔案管理中較為關鍵的就是人事檔案管理，人事檔案作為詳細記錄一位員工工作經歷、德行、才能、歷史行為以及背景等信息的載體，它是各企事業單位考察了解干部以及選拔任用干部的重要參考依據。然而現實是，很多負責人事檔案管理的人員在利益的驅使或者疏忽大意下，使某些員工或者干部的人事檔案存在虛報甚至是造假行為。而造成這一現象頻發的原因有以下幾點：第一，缺乏健全的糾錯機制。人事檔案，特別是干部檔案造假現象屢禁不止的最主要原因就是違規的成本太低，一旦查出檔案存在造假問題，一般都會以黨紀處理，有時甚至于只會讓相關人員的政治前途暫時受阻；第二，人事檔案管理工作效率差。目前，仍有些企事業單位還在沿用傳統的檔案管理方式，信息化程度較低，再加上相關人員工作態度不嚴謹，缺乏工作責任感以及使命感，使得整個管理工作效率奇差；第三，檔案管理人員流動性大。在實際管理中，有些單位的檔案管理人員常常輪換，不僅讓管理工作難以有序展開，在出現問題時還會出現相互推諉的現象，無法追責；第四，負責檔案管理的人員專業水平低，有些人員甚至于對檔案管理的基本常識及技能都不甚了解，使得人事檔案出現造假現象的幾率大幅度上升；等等。上述種種原因都是人事檔案管理中不容忽視的弊端，這些原因不僅增加了腐敗問題的發生幾率，同時還會嚴重影響到單位整體的良性發展，因此，做好文書檔案管理工作是很有必要的。

2 加強文書工作及文書檔案管理的有效措施

目前，很多企事業單位的文書檔案管理中存在人事檔案虛報、瞞報或者“人檔分離”等問題，針對這一現象，相關單位可以從以下幾方面入手，來加強文書工作及文書檔案管理：

2.1 建立健全人事檔案管理制度

近年來，在利益的驅使下，企事業單位的某些領導干部為了升遷、提前退休或者職稱評定，總會以各種形式來“美化”或者修改自己的檔案，從而為自己謀取利益。所以，為杜絕人事檔案造假現象，需要構建一個完善的人事檔案管理制度。在日常檔案管理中，堅持“五不查”，也就是無查借閱檔案審批表不查，非2名以上正式黨員不查，涉及本人不查，牽扯親屬不查，未經批準不查；“三不借”，即未經分管、主管領導書面批準不借，審批手續不全不借，親屬檔案不借；在檔案轉遞過程中，堅持“四不接轉”，即身份不確定不接、材料不齊不接、沒有調函不轉、個人攜帶不轉；“不復印”，即沒有獲得主管領導批準簽字以及遇到特殊情況下，任何人都不得私自復印并外傳檔案內容。在這種管理模式下，人事檔案出現泄密、失密以及損壞等現象的幾率將大大降低，以此來確保檔案的規范性、制度性、隱秘性以及嚴肅性，同時還能在無形中約束個別領導干部的不良行為。

2.2 加強人事檔案管理的信息化建設

在信息化時代，將先進的信息技術與管理工作相融合已經屢見不鮮。各企事業單位應該意識到信息化管理是人事檔案管理發展的必然趨勢，以此來提高檔案管理的有效性。其中，實現人事檔案的信息化管理，可以從以下幾方面入手：第一，建立一個完善的人事檔案數據庫。將企業員工以及領導干部的基本情況、職務職稱、學歷、工作經驗、突出貢獻以及違規行為等內容，都全面細致的錄入到系統中，且相關管理人員還需要及時更新，及時錄入，實現人事檔案的動態管理，以提高檔案的有效性以及利用率；第二，還可以將紙質人事檔案掃描制成圖片格式上傳到人事檔案管理系統中。每當需要查閱以及利用檔案信息時，只要通過鼠標操作進入到系統中，就可以隨時隨地的對所需檔案資料進行摘錄打印，將原有的紙質檔案進行封存，以避免涂改檔案的現象發生。

2.3 加強對人事檔案的審核

新時期要求企事業單位人事檔案要真實準確，這不僅能夠如實反映出相關人員的政治素養、道德情操、業務能力、工作業績以及專業水平等情況，同時也是單位用人的重要參考。所以，負責人事檔案管理的人員應該正視人事檔案對于單位發展的重要性，并轉變自己的管理模式，還需要在平時的工作中，定期或不定期的對人事檔案進行審核，查漏補缺，并將其作為文書檔案管理的重點，以防止失實材料被納入到檔案中。與此同時，為了保證人事檔案材料的完整以及真實，還需要提高相關管理人員的專業水平，使其具備豐富的檔案管理理論知識以及較強的業務工作能力，還要求檔案管理人員能對人事檔案形成時間、歷史條件、現實問題以及單位的實際情況等有一個充分了解，嚴格按照相關流程來對檔案材料進行一一審核，盡可能避免出現錯漏或者失實現象，從而在保證人事檔案完整性、真實性、連續性以及實用性的基礎上，為人事檔案的權威性提供保障。

3 結語

綜上所述，文書工作及文書檔案管理中是企事業單位日常管理工作中必不可少的因素。但是在人事檔案管理中卻常常出現檔案造假問題，影響到單位內部的和諧穩定。所以，相關單位應該加大對文書檔案管理的重視力度，建立健全人事檔案管理制度，加強人事檔案管理的信息化建設以及人事檔案的審核，從而在保證人事檔案真實性以及完整性的前提下，杜絕檔案造假現象。

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