信息化在科研經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用

李曉粉

中國(guó)計(jì)量大學(xué) 浙江 杭州 310018

1 學(xué)校科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題

C大學(xué)是一所專(zhuān)業(yè)特色鮮明、多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬普通高等學(xué)校。學(xué)校共有專(zhuān)任教師1500余人，在校生20000余人，隨著學(xué)校的發(fā)展，每年科研項(xiàng)目量越來(lái)越大?？蒲许?xiàng)目的管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從科研立項(xiàng)到結(jié)題涉及教師個(gè)人、教師所在部門(mén)、科技處、財(cái)務(wù)處等不同部門(mén)，其中科研經(jīng)費(fèi)的管理，是科研人員比較關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題[1]。C大學(xué)計(jì)財(cái)處一直非常重視科研經(jīng)費(fèi)管理，深度剖析科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)制度改革和信息化建設(shè)落實(shí)執(zhí)行國(guó)家科研工作“放管服”政策?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題如下：

1.1 C大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)到賬立項(xiàng)存在的問(wèn)題

C大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)到賬立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要到計(jì)財(cái)處確認(rèn)經(jīng)費(fèi)到賬并填寫(xiě)交款單，然后到科技處辦理科研建賬，再持交款單和建賬單到計(jì)財(cái)處開(kāi)具票據(jù)，最后計(jì)財(cái)處根據(jù)交款單、建賬單和發(fā)票完成科研經(jīng)費(fèi)的立項(xiàng)和入賬。該過(guò)程中存在如下問(wèn)題：

1.1.1 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人至少要“兩次跑”計(jì)財(cái)處，有時(shí)候會(huì)提前多次打電話至計(jì)財(cái)處確認(rèn)經(jīng)費(fèi)是否到賬，這一過(guò)程一方面為科研人員帶來(lái)了很多不便，浪費(fèi)了科研人員從事科研創(chuàng)新與服務(wù)工作的時(shí)間，有悖于政府和學(xué)校的“最多跑一次”改革[2]。另一方面，降低了財(cái)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量和效率，財(cái)務(wù)人員需要用很多時(shí)間來(lái)查詢(xún)確認(rèn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是否到賬。

1.1.2 在經(jīng)費(fèi)到賬立項(xiàng)過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要到科技處和計(jì)財(cái)處兩個(gè)不同的部門(mén)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)建賬，科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是兩個(gè)不同的系統(tǒng)，在錄入信息過(guò)程中容易出現(xiàn)信息不一致性，產(chǎn)生信息孤島。

1.1.3 計(jì)財(cái)處開(kāi)具發(fā)票是紙質(zhì)發(fā)票，而且需要負(fù)責(zé)人到計(jì)財(cái)處現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)具，這一過(guò)程浪費(fèi)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的時(shí)間，浪費(fèi)紙張，有悖于“無(wú)紙化辦公”。

1.1.4 立項(xiàng)效率低下。有時(shí)候項(xiàng)目較多，手動(dòng)錄入項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，需要一定的時(shí)間，導(dǎo)致服務(wù)效率和質(zhì)量較低。

1.2 科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算和預(yù)算調(diào)整存在的問(wèn)題

C大學(xué)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算是在立項(xiàng)合同中做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將相關(guān)合同電子版和紙質(zhì)版交科技處，科技處工作人員將相關(guān)電子版資料和預(yù)算上傳至科研管理系統(tǒng)，計(jì)財(cái)處科研工作人員到科研系統(tǒng)查詢(xún)相關(guān)數(shù)據(jù)錄入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。預(yù)算調(diào)整時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交紙質(zhì)預(yù)算調(diào)整表分別交至科技處和計(jì)財(cái)處，分別手動(dòng)錄入科技管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)[3]。在這一過(guò)程中存在如下問(wèn)題：

1.2.1 經(jīng)費(fèi)預(yù)算和預(yù)算調(diào)整需要兩個(gè)不同部門(mén)工作人員錄入到各自系統(tǒng)，在錄入信息過(guò)程中容易出現(xiàn)信息不一致性，產(chǎn)生信息孤島?？蒲泄芾硐到y(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)算項(xiàng)目口徑有時(shí)不一致，產(chǎn)生信息不對(duì)稱(chēng)性。

1.2.2 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要到兩個(gè)不同部門(mén)，浪費(fèi)時(shí)間有悖于政府和學(xué)校的“最多跑一次”改革。

1.2.3 財(cái)務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)錄入存在時(shí)差，產(chǎn)生信息不一致性。

1.3 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題

科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，科研人員在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字交至計(jì)財(cái)處相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)窗口。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)存在如下問(wèn)題：

1.3.1 出國(guó)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)需要層層審批。出國(guó)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要各部門(mén)線下層層審批，項(xiàng)目負(fù)責(zé)任人需要“跑”好幾個(gè)部門(mén)，整個(gè)審批流程走下來(lái)有時(shí)候需要一周，浪費(fèi)時(shí)間，影響工作效率。

1.3.2 電子發(fā)票校驗(yàn)。國(guó)家推行無(wú)紙化、綠色辦公，很多單位開(kāi)具電子發(fā)票，電子發(fā)票校驗(yàn)需要到國(guó)家稅務(wù)網(wǎng)站，驗(yàn)證后需要報(bào)銷(xiāo)人自己打印，大大增加了報(bào)銷(xiāo)人的工作量。

1.3.3 報(bào)銷(xiāo)時(shí)容易出現(xiàn)憑據(jù)丟失。有時(shí)候報(bào)銷(xiāo)人發(fā)現(xiàn)自己系統(tǒng)中有未完成報(bào)銷(xiāo)的項(xiàng)目，到計(jì)財(cái)處詢(xún)問(wèn)，計(jì)財(cái)處發(fā)現(xiàn)沒(méi)有報(bào)銷(xiāo)憑據(jù)，報(bào)銷(xiāo)人說(shuō)已經(jīng)交來(lái)單據(jù)，這時(shí)候很難講清楚是誰(shuí)的責(zé)任。

1.3.4 報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度查詢(xún)存在問(wèn)題。報(bào)銷(xiāo)人只能通過(guò)自己報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)查看報(bào)銷(xiāo)提交和完成狀態(tài)，不能實(shí)時(shí)追蹤單據(jù)狀態(tài)。

1.4 科研經(jīng)費(fèi)公開(kāi)結(jié)題問(wèn)題

根據(jù)省科研經(jīng)費(fèi)使用信息公開(kāi)辦法，科研經(jīng)費(fèi)使用要進(jìn)行信息公開(kāi)，科研經(jīng)費(fèi)使用信息公開(kāi)包括立項(xiàng)信息公開(kāi)、過(guò)程信息公開(kāi)和結(jié)題驗(yàn)收信息公開(kāi)三個(gè)環(huán)節(jié)。公開(kāi)主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目實(shí)施期限、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和課題組成員、經(jīng)費(fèi)到位情況、實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用總額和相關(guān)預(yù)算科目支出等?？蒲薪?jīng)費(fèi)公開(kāi)主要存在如下問(wèn)題：

1.4.1 對(duì)于要求公開(kāi)的表格和結(jié)題報(bào)告，老師需要手動(dòng)填寫(xiě)，手動(dòng)填寫(xiě)浪費(fèi)時(shí)間，信息容易出錯(cuò)。

1.4.2 項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)公開(kāi)表和結(jié)題報(bào)告需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在學(xué)院、計(jì)財(cái)處和科技處層層核對(duì)簽字蓋章，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要“跑”至少3個(gè)不同的部門(mén)，浪費(fèi)時(shí)間，降低了各服務(wù)部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。

2 問(wèn)題解決思路和做法

為解決學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題，落實(shí)高?？蒲凶灾鳈?quán)，學(xué)校不僅在“破”上下功夫，同時(shí)也在“立”上做了大量“文章”。創(chuàng)新改革科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，加強(qiáng)科研管理信息化建設(shè)，使用信息化助力科研經(jīng)費(fèi)管理。計(jì)財(cái)處聯(lián)合科技處啟用“科研經(jīng)費(fèi)管理一條龍”服務(wù)[4]。具體做法如下：

堅(jiān)持學(xué)校指導(dǎo)思想，創(chuàng)新制度。計(jì)財(cái)處牢固師生為中心的服務(wù)理念，按照教師、學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)到學(xué)校各部門(mén)辦事“最多跑一次”的目標(biāo)，全面深化“放管服”改革，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，著力簡(jiǎn)化辦事程序，減少辦事材料，優(yōu)化辦事服務(wù)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平，提高辦事效率，提升師生滿意度和獲得感。計(jì)財(cái)處協(xié)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行制度改革。

為了解決科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)過(guò)程中多次“跑”計(jì)財(cái)處和科技處問(wèn)題，計(jì)財(cái)處破除之前交款單交款方式，在賬務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)網(wǎng)上來(lái)款查詢(xún)和認(rèn)領(lǐng)功能，認(rèn)領(lǐng)后直接網(wǎng)上申請(qǐng)開(kāi)具電子發(fā)票，開(kāi)具電子發(fā)票由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在分院領(lǐng)導(dǎo)、科技處、財(cái)務(wù)處不同部門(mén)進(jìn)行審批開(kāi)具，科研工作者只需要網(wǎng)上打印出來(lái)交款單和發(fā)票交至計(jì)財(cái)處，進(jìn)行建賬，從而實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)，也實(shí)現(xiàn)了多部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同，不需要“跑”多個(gè)部門(mén)[5]。

為了解決信息的不一致性，計(jì)財(cái)處聯(lián)合科技處，開(kāi)發(fā)科研-財(cái)務(wù)對(duì)接接口，使用接口，解決數(shù)據(jù)的不一致性，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。這樣在立項(xiàng)時(shí)以及做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，計(jì)財(cái)處不需要手動(dòng)錄入科研經(jīng)費(fèi)信息，只需要從科研管理系統(tǒng)同步數(shù)據(jù)即可。

為了更好地為科研工作人員服務(wù)，科研經(jīng)費(fèi)管理權(quán)下放，經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和預(yù)算調(diào)整、項(xiàng)目合同等電子資料的上傳由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在自己科研系統(tǒng)填報(bào)，科技處確認(rèn)審核后，通過(guò)數(shù)據(jù)接口共享至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的公開(kāi)和科研結(jié)題報(bào)告，科研工作者也直接從自己財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)查詢(xún)打印，無(wú)須線下再經(jīng)財(cái)務(wù)審核。

為了解決出國(guó)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)線下的層層審批，計(jì)財(cái)處協(xié)同國(guó)際合作處與交流處、科技處等不同部門(mén)啟用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，在網(wǎng)上辦事大廳審批經(jīng)費(fèi)[6]。

為簡(jiǎn)化電子發(fā)票的查驗(yàn)流程，計(jì)財(cái)處對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)優(yōu)化，在網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)中新增電子發(fā)票認(rèn)證模塊，實(shí)現(xiàn)與國(guó)家稅務(wù)總局票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)無(wú)縫銜接，具有電子發(fā)票的驗(yàn)證和避免電子發(fā)票重復(fù)入賬的功能。

為了解決報(bào)銷(xiāo)中憑據(jù)遺失，責(zé)任主體不明問(wèn)題，計(jì)財(cái)處增設(shè)自助報(bào)銷(xiāo)投遞系統(tǒng)。自助投遞服務(wù)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)了智能化的管理，終端可以實(shí)現(xiàn)身份證識(shí)別，確認(rèn)人員身份。通過(guò)二維碼掃描系統(tǒng)可以記錄網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單和收入申報(bào)單，并通過(guò)控制芯片自動(dòng)打開(kāi)投遞口，投遞完畢后閉合投遞口保證投遞內(nèi)容的安全并記錄投遞數(shù)量。

為了解決報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度查詢(xún)問(wèn)題，計(jì)財(cái)處增設(shè)短信平臺(tái)和微信公眾號(hào)平臺(tái)，賬務(wù)核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)短信息形式提醒科研工作者報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)變動(dòng)、工資等信息[7]。同時(shí)在微信公眾號(hào)平臺(tái)增設(shè)單據(jù)物流追蹤功能，科研工作者科研工作者可以通過(guò)該功能實(shí)時(shí)查詢(xún)單據(jù)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度。

3 取得的成效與經(jīng)驗(yàn)

C大學(xué)計(jì)財(cái)處牢固師生為中心的服務(wù)理念，按照教師、學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)到學(xué)校各部門(mén)辦事“最多跑一次”的目標(biāo)，在科研經(jīng)費(fèi)管理上全面深化“放管服”改革，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，著力簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)管理程序，減少辦事材料，實(shí)現(xiàn)了“科研經(jīng)費(fèi)管理一條龍”服務(wù)，優(yōu)化了科研經(jīng)費(fèi)管理服務(wù)，強(qiáng)化了服務(wù)意識(shí)，提升了服務(wù)水平，提高了辦事效率，提升了師生滿意度和獲得感。在這一過(guò)程中，計(jì)財(cái)處取得寶貴的經(jīng)驗(yàn)，主要如下：

3.1 全面深入開(kāi)展自查

計(jì)財(cái)處根據(jù)《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》、《省教育廳關(guān)于推進(jìn)全省高等學(xué)?！白疃嗯芤淮巍备母锏膶?shí)施意見(jiàn)》等文件精神[8-9]，對(duì)標(biāo)文件的部署和要求，全面自查有關(guān)政策舉措是否在本部門(mén)落實(shí)落地、本部門(mén)制定的政策中是否存在與國(guó)家、省政府和學(xué)校不符的規(guī)定等，系統(tǒng)梳理政策落實(shí)中存在的問(wèn)題。

3.2 健全改革工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同

計(jì)財(cái)處大膽改革傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)管理辦法，在科研經(jīng)費(fèi)管理上全面深化“放管服”改革，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，著力簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)管理程序。大膽探索和實(shí)現(xiàn)了“科研經(jīng)費(fèi)管理一條龍”服務(wù)。

3.3 重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)[10-11]

領(lǐng)導(dǎo)非常重視信息化建設(shè)，第一，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化工作親自部署、重要方案親自把關(guān)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)親自協(xié)調(diào)、落實(shí)情況親自督察，協(xié)調(diào)配合、統(tǒng)籌推進(jìn)，形成工作合力，加快信息化落地。第二，計(jì)財(cái)處專(zhuān)設(shè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)維護(hù)崗，解決全校師生在使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)中遇到的問(wèn)題，保障全校師生正常使用財(cái)務(wù)綜合平臺(tái)，保障財(cái)務(wù)信息安全。第三，充分利用信息化，打通和其他業(yè)務(wù)部門(mén)信息互聯(lián)，打破信息孤島。