計(jì)生檔案工作的現(xiàn)代化管理探討

馬莉

摘 要 目前，隨著全國各地區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)與計(jì)生系統(tǒng)的合并，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的階段，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。對于在新形勢下如何開展衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作，是兩個(gè)機(jī)構(gòu)合并后檔案管理人員需要認(rèn)真思考的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞 計(jì)生檔案 現(xiàn)代化管理 重要意義 措施

一、引言

計(jì)生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念、體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，人口計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。在社會發(fā)展的新常態(tài)下，進(jìn)一步規(guī)范計(jì)生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對促進(jìn)人口計(jì)生工作必將起到重要的推動作用。

二、新形勢下計(jì)生檔案工作的重要意義

計(jì)生檔案可以說是計(jì)生部門的基礎(chǔ)性工作。社會的進(jìn)步離不開檔案工作，檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會的科學(xué)能力中占有重要地位，是社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)具有重要意義，對整個(gè)社會也如此，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

計(jì)生檔案，是計(jì)生部門在進(jìn)行各項(xiàng)職能活動時(shí)形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計(jì)生檔案的原則上，建立專門的檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計(jì)生工作活動的計(jì)生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項(xiàng)方針政策提供幫助，還能為制定計(jì)劃、開展今后工作、處理問題等提供可靠的參考材料。

在計(jì)生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計(jì)的數(shù)字調(diào)查、計(jì)生人員的工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)劃與實(shí)施、計(jì)劃生育隊(duì)伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計(jì)劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、再生育人員調(diào)查、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對象的獎(jiǎng)金發(fā)放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確，就會影響甚至延緩這些工作的正常開展。計(jì)生檔案是計(jì)生工作中一個(gè)不可缺少的重要組成部分，是其他工作不能替代的，同時(shí)也是計(jì)生部門管理工作中不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

三、計(jì)生檔案工作的現(xiàn)代化管理措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，逐步完善相關(guān)軟硬件設(shè)施

首先，計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，將其納入計(jì)生工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃中。其次，要將計(jì)生黨政一把手作為第一責(zé)任人，讓其親自督促檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制，將責(zé)任層層落實(shí)到位，逐步構(gòu)建起計(jì)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。對專兼職檔案人員的職責(zé)要加以明確，并定期開展匯報(bào)工作，收集檔案管理中存在的主要問題與管理漏洞，制定整改措施，從而不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，要加大資金投入，逐步配備相關(guān)軟硬件設(shè)施，抓好辦公自動化建設(shè)。最后，要根據(jù)計(jì)生檔案管理工作實(shí)際，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。計(jì)生檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因此計(jì)生檔案人員要重視檔案資源建設(shè)，挖掘檔案信息資源，盡量豐富室藏資源，同時(shí)加大檔案編研力度，以滿足社會對于計(jì)生檔案信息的需求。

（二）強(qiáng)化檔案的規(guī)范化管理

首先，要制定文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。其次，確保檔案整理規(guī)范化，制定會計(jì)檔案、文書檔案、計(jì)生檔案、科技檔案（基建、設(shè)備等）、特殊載體檔案（照片、音像等）等分類方案，并按各門類檔案的要求進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的整理，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的檔案卷皮、卷盒、裝訂材料等檔案裝具。最后，加強(qiáng)檔案保管，安排專門的檔案庫房，并且?guī)旆繎?yīng)配備吸濕機(jī)、溫濕度儀等設(shè)備；采取防火、防蟲等防護(hù)措施，設(shè)立存放全部檔案的金屬柜架，以符合國家和省市的有關(guān)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

要提高計(jì)生檔案管理水平，關(guān)鍵是要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。從目前計(jì)生單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)來看，雖然基本可以滿足檔案管理的要求，但面對網(wǎng)絡(luò)新形勢下檔案管理的新問題、新情況，其應(yīng)對能力明顯不足，這也是計(jì)生單位提升檔案管理水平的關(guān)鍵問題。此外，計(jì)生檔案信息化建設(shè)也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，僅僅依靠對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，是無法較好地滿足檔案信息化建設(shè)的要求的。因此，引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人才對于完善計(jì)生單位檔案管理人才結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義，必須對其加強(qiáng)重視。

（四）從嚴(yán)把關(guān)，認(rèn)真鑒別歸檔材料

計(jì)生檔案管理人員對所有送來的材料要填寫移交單，對每一份材料都要認(rèn)真鑒別。一看材料有無使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等新型但不耐久的字跡，若不規(guī)范則退回重新填報(bào)。二看材料是否經(jīng)單位和組織審查部門蓋章或本人簽字，在簽字蓋章后才能歸檔。三看所送材料是否規(guī)范、有無漏填、表格印制是否規(guī)范，所有不符合要求的都要退回返工。經(jīng)過認(rèn)真鑒別審核后再核實(shí)填寫的檔案移交單，看看還缺少哪些材料，對沒有送來的應(yīng)及時(shí)催交，檔案收齊整理完畢后及時(shí)立卷歸檔。同時(shí)，定期把整理好的案卷及時(shí)向檔案相關(guān)部門移交。移交的計(jì)生檔案材料應(yīng)做到不遺不漏、及時(shí)。為解決立卷中存在的問題，計(jì)生檔案管理部門要建立健全嚴(yán)格的歸檔制度，使收集整理工作經(jīng)常化，不拖延、不積壓，輕輕松松，認(rèn)真鑒別，及時(shí)歸檔。只有牢牢把握入口關(guān)，長抓不懈，計(jì)生檔案立卷工作才能走上正常化軌道。

（五）加快推進(jìn)計(jì)生檔案管理的信息化進(jìn)程

在信息技術(shù)全面發(fā)展并廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域的背景下，計(jì)生檔案管理工作應(yīng)有效地運(yùn)用信息技術(shù)，以加快推進(jìn)計(jì)生檔案管理工作的信息化進(jìn)程，形成電子化的檔案管理，提高計(jì)生工作的科學(xué)管理水平。計(jì)生檔案管理工作中，要逐步提高工作效率，通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的計(jì)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，推進(jìn)無紙化辦公，并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，在提高管理工作效率的同時(shí)，提高檔案查閱和使用的有效性。在進(jìn)行計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一方面要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的工作準(zhǔn)則，但管理要分清輕重緩急，根據(jù)案卷的重要程度、價(jià)值、利用率、開放性對檔案進(jìn)行排序，優(yōu)先將利用率和價(jià)值較高的檔案進(jìn)行電子化歸檔處理。另一方面，在輸入檔案信息的過程中，要?jiǎng)澐植煌膶哟危⒏鶕?jù)檔案信息價(jià)值的高低選擇不同的檔案信息錄入方法，從而使檔案管理省時(shí)省力。

四、結(jié)語

計(jì)生檔案的管理工作不是一件隨隨便便就可以做好的事情，容不得半點(diǎn)草率、馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對待每一點(diǎn)、每一步，才能達(dá)到理想的效果。

（作者單位為中國建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心云南總隊(duì)）

參考文獻(xiàn)

[1] 朱煥芝.加強(qiáng)高校人口與計(jì)劃生育檔案管理工作的思考[J].中國外資，2015

（4）：210.

[2] 于華.加強(qiáng)高校計(jì)劃生育檔案工作的意義和有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013

（17）：60-61.

[3] 孫會祥.加強(qiáng)計(jì)生檔案管理服務(wù)計(jì)劃生育事業(yè)[J].蘭臺縱橫，2014（7）：96-98.