談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

范君梅

摘 要：該文將辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的意義作為出發點，根據現存在辦公室文書檔案工作管理當中的一系列問題進行詳細分析和深入研究，結合實際情況，提出辦公室文書檔案收集和歸檔工作管理相對應的改進對策，從根本上提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的整體質量和水平。

關鍵詞：辦公室 文書檔案 收集歸檔 工作管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（c）-0123-02

當前，在社會不斷發展和進步的影響下，辦公室文書檔案管理工作越來越受到人們的廣泛關注，特別是對于一些企業來說，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的整體質量和水平，能夠體現出一個企業的管理水平。文書檔案是對社會發展歷程進行詳細記載的資料，能夠反映出社會、某一個組織或者是團體的實際情況，包括其在某一個特定時期內出現的問題以及針對這些問題如何進行有效解決、最終解決成果等等。辦公室檔案管理中，文書檔案是其中非常重要的一部分，也是必不可少的一項重要工作，文書檔案的收集和歸檔工作要求相關人員具有良好的服務精神，其自身也需要具備高技術和能力，才能夠保證辦公室文書檔案收集和歸檔工作的順利展開和進行。辦公室文書檔案的作用已經逐漸在各個單位或者是企業當中有所體現，為了能夠將其自身的作用更大發揮出來，需要保證各個企業單位文書檔案的真實性和有效性，提高文書檔案工作管理的整體質量和水平，這樣才能夠保證文書檔案中的信息資源能夠得到有效利用和妥善保管。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的意義

文書檔案收集和管理在當前我國事業單位中屬于一些基礎工作，也是各項工作展開的關鍵部分，文書檔案當中記載有關社會、單位、某一個組織或者是團體，在特定時期內某事件的整個發展過程，對問題的產生、解決、結果都有詳細記載。企業單位在進行重大決策時，基本上都得先參考相關資料文獻當中相關內容，而文書檔案就是相關資料當中最重要的資料，比如：一些會議記錄情況、審批情況等等，文書檔案的收集和歸檔工作順利有效地進行，不僅對企業單位的戰略發展方向有直接影響和作用，而且對于公司日后的整體發展來說，也有非常積極的影響和重要意義[1]。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現存的問題分析

2.1 工作人員意識差

在這之前，人們對于辦公室文書檔案的工作重視程度一直都不是很高，導致日常情況下，人們在工作時，經常出現注意力不夠集中的現象，而對于文書檔案的收集和歸檔等工作展開也不夠到位，導致辦公室文書檔案收集和管理工作一直處于停滯不前的水平。很多檔案管理工作人員對文書檔案的管理意識非常差，在工作過程中，對企業單位一些紅頭文件比較重視，但是一些比較普通的文件，卻沒有給予相對應的重視，導致文書檔案管理的整體工作效率和質量嚴重低下，經常出現檔案不完成、殘缺、檔案失去真實性以及檔案時間不連貫等現象[2]。很多工作人員認為文書檔案管理工作不是很重要，所以在工作時，基本上沒有全身心地投入，導致在信息資料搜尋的時候，增加了難度，這樣不僅文書檔案自身的作用在企業單位日常經營管理中不能夠得到充分發揮，而且在某種程度上，制約了企業單位自身的發展[3]。

2.2 企業單位對文書檔案收集和歸檔力度不夠

當前，雖然文書檔案管理工作已經受到越來越多人的廣泛關注，但是在企業單位實際操作過程中，對其自身的重視力度仍然不夠，很多文件或者資料嚴重出現缺損、破壞的現象[4]。企業單位造成文書檔案資料缺損情況的原因有很多，其中當前的歸檔模式不夠科學合理，不能夠根據文件資料的實際情況來進行，很多企業單位仍然使用傳統文字檔案形式進行歸檔收集，并沒有提高對電子文書檔案的重視力度；另外，文書檔案的收集和歸檔流程不夠規范，很多文件資料都是隨意擺放，沒有按照規定時間、規定內容來進行，甚至有一些檔案不能夠及時存檔，很容易發生事后找不到檔案的情況；最后就是文書檔案自身的可靠性比較差，很多企業單位為了能夠應付上級檢查，很多文書檔案已經失去真實性和有效性。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理相關改進對策分析

3.1 強化文書檔案工作管理人員的意識和能力

現如今，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理已經越來越受到人們的廣泛關注和重視，而提高文書檔案工作管理的整體質量和效率，最根本的一項因素就是管理人員自身的素質和能力[5]。首先要提高文書檔案工作管理人員自身的意識和能力，定期組織工作人員參與一些專業性培訓，提高管理人員對于檔案資料的敏感性和專業性、知識性，這樣不僅能夠保證文書檔案收集、歸檔工作的順利展開，而且能夠保證文書檔案工作管理的整體質量和效率。對于一些管理能力仍然不夠強的工作人員，要結合其自身的特點和劣勢，進行有針對性的技能培訓，不斷強化其自身對于文書檔案工作管理的整體意識，這樣不僅能夠提高文書檔案工作管理人員自身的整體素質，而且能夠保證文書檔案工作高效率、高質量、高水平開展[6]。

3.2 完善和優化文書檔案相關工作管理制度

當前，辦公室文書檔案工作管理制度不夠完善，導致很多文件資料出現缺失，在這種形勢下，就需要不斷優化和完善文書檔案相關工作管理制度，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的順利展開。首先要保證文書檔案的收集時間、保管期限、歸檔范圍以及相關注意事項等內容都進行有效核實，保證其自身的有效性和真實性。另外，根據企業單位實際情況，按照相關規章制度來進行責任分工制度，明確每一個管理人員的職責，保證文書檔案歸檔范圍的科學化、合理化[7]。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對文書檔案進行統一保管，防止一些人員用于私用，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

3.3 創新文書檔案收集、歸檔工作模式

傳統文書檔案收集和歸檔工作管理模式很容易出現一些文件資料的遺漏或者是殘缺，所以在當前社會時代不斷發展的影響下，文書檔案工作管理也可以逐漸創新模式，對傳統文書檔案收集歸檔模式進行改革和創新[8]。利用主動收集文書檔案資料的模式來進行，首先相關人員需要加強與各個企業單位之間的聯系，定期對檔案資料進行收集和歸檔，對一些文件資料進行定時更新，保證文件資料的有效性和真實性。另外，對檔案管理過程中出現的一系列問題，及時進行有針對性的解決，保證檔案管理工作的順利展開和進行。最后就是利用現代信息技術來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發揮出來。

4 結語

文書檔案能夠真實有效反映出社會活動、企業單位活動等內容，文書檔案收集和歸檔工作的有效展開，是辦公室管理工作最基礎也是最根本的工作內容之一，不僅能夠保證文書檔案的整體使用效率，而且能夠保證將其自身的作用充分發揮出來。根據當前現存在文書檔案收集歸檔工作管理當中一系列的問題，從各個環節出發，對文書檔案管理工作進行不斷優化和改善，促使其自身的質量和效率不斷提高。

參考文獻

[1] 周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2013（23）：63-64.

[2] 吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016（3）：194.

[3] 劉子晗.探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].黑龍江科技信息，2016（25）：196.

[4] 白芝梅.淺議企業文書檔案收集與歸檔工作[J].商場現代化，2016（20）：93-94.

[5] 李彤.如何加強高職院校文書檔案的收集歸檔工作[J].黑龍江檔案，2014（3）：109.

[6] 李元.如何做好文書檔案的收集和歸檔工作[J].辦公室業務，2016（11）：108.

[7] 王贊.淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作[J].辦公室業務，2016（16）：110，122.

[8] 梁英秀.高職院校文書檔案收集歸檔中存在的問題與建議[J].辦公室業務，2013（7）：61.