新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理工作的問題與對策

蔡華鋒

（重慶文理學(xué)院 檔案館，重慶 永川 402160）

新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理工作的問題與對策

蔡華鋒

（重慶文理學(xué)院 檔案館，重慶 永川 402160）

高校畢業(yè)生檔案記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種表現(xiàn)，是大學(xué)生成長的歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)以及用人單位選拔人才的重要資料信息。就新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題進(jìn)行分析，并提出具體對策和建議，以期提升新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理科學(xué)化水平。

新建；本科院校；畢業(yè)生；檔案管理

大學(xué)生是國家寶貴的人才資源，是民族的希望、祖國的未來。高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在高等學(xué)校期間學(xué)習(xí)成績、個(gè)人素質(zhì)、思想表現(xiàn)等方面的真實(shí)記錄，是高校教育、人才培養(yǎng)的原始資料，是大學(xué)生就業(yè)以及用人單位選拔、考核、任用人才的重要依據(jù)，關(guān)系到畢業(yè)生就業(yè)落戶、繼續(xù)教育、干部選拔、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理等方方面面，是我國人事檔案的重要組成部分。管理好畢業(yè)生檔案，對大學(xué)生就業(yè)，對國家人力資源開發(fā)和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都有著極其重要的作用。

所謂新建地方本科院校，通常是指1999年我國啟動(dòng)高等學(xué)校擴(kuò)招后，由不同類型、不同層次學(xué)校合并或?qū)？茖W(xué)校獨(dú)立升格的新型本科院校，主要分布在地級(jí)城市，立足地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，由地方政府主辦[1]。新建地方本科院校伴隨著我國高等教育大眾化應(yīng)運(yùn)而生，辦學(xué)歷史不長，起步較晚，基礎(chǔ)較弱，畢業(yè)生檔案管理的經(jīng)驗(yàn)還不豐富，體系還不成熟。因此加強(qiáng)新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理、創(chuàng)新新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制、探索新建地方本科院校創(chuàng)新發(fā)展新的視角，對于提升新建地方本科院校辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)層次，有著至關(guān)重要的實(shí)踐意義，也很值得我們?nèi)ニ伎肌?/p>

一、當(dāng)前新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理工作存在的主要問題

（一）畢業(yè)生對檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

隨著勞動(dòng)、人事和分配制度改革，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員的聘用方式隨之發(fā)生變化。大學(xué)畢業(yè)生由國家統(tǒng)一分配調(diào)整為本人與用人單位雙向選擇，用人單位由被動(dòng)接收轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)擇優(yōu)錄取。新建地方本科院校主要培養(yǎng)應(yīng)用型人才，主要為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，到非公有制企業(yè)就業(yè)的畢業(yè)生較多，許多畢業(yè)生通過簡歷包裝進(jìn)行自我推薦，實(shí)現(xiàn)就業(yè)，檔案作用在一定程度上有所弱化。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近半數(shù)高校畢業(yè)生對個(gè)人檔案不了解或較少關(guān)注檔案的重要性。他們不知道自己的檔案保管在什么地方，不知道檔案轉(zhuǎn)遞的流程，認(rèn)為檔案管理只是學(xué)校的事情，自己不需要去過問，沒有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要價(jià)值，沒有意識(shí)到檔案問題處理不好可能會(huì)帶來的嚴(yán)重后果。

（二）畢業(yè)生檔案材料收集范圍不全，力度不夠

畢業(yè)生檔案記錄了大學(xué)生在校期間的成長過程，畢業(yè)生檔案管理不是靜態(tài)的、恒定的，而是動(dòng)態(tài)的、不斷變化的。教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確要求，高等學(xué)校學(xué)生類檔案的歸檔范圍主要包括“高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，這些材料主要來自學(xué)校教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委、校醫(yī)院、院系等相關(guān)部門。多數(shù)新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理部門行政職能不高，執(zhí)行力有限，與這些部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不健全。加之受傳統(tǒng)檔案工作思路影響，檔案材料收集的方法、渠道、手段等還較落后，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案材料收集的內(nèi)容不準(zhǔn)確、不全面、不系統(tǒng)，不能真實(shí)全面地反映學(xué)校教育和學(xué)生成長軌跡。

（三）畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍不健全，培訓(xùn)不夠

新建地方本科院校是我國高等教育本科層次院校中的新兵，是我國高等教育的堅(jiān)實(shí)力量。為求得更快發(fā)展，新建地方本科院校致力于學(xué)校轉(zhuǎn)型和內(nèi)涵發(fā)展，把主要精力放在教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面。同時(shí)受新升本、地方教育發(fā)展不平衡、重視程度差異等影響，檔案事業(yè)起步較晚，發(fā)展遲緩，未設(shè)立專門的畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)。畢業(yè)生檔案管理負(fù)責(zé)部門多設(shè)在學(xué)生處或檔案館，這些部門編制緊缺、人員偏少，畢業(yè)生檔案管理多為兼職人員，日常業(yè)務(wù)多，專業(yè)性不強(qiáng)，培訓(xùn)偏少，管理粗放。

（四）畢業(yè)生檔案管理信息化水平不高，投入不夠

新建地方本科院校升格時(shí)間較短，面臨本科教學(xué)合格評估，在招生、就業(yè)、教學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的壓力下，往往無暇顧及學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展，對畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不足，投入不夠，檔案設(shè)施設(shè)備陳舊，更新?lián)Q代不及時(shí)。加之缺乏既具有現(xiàn)代檔案管理方面知識(shí)技能，又掌握計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)手段的全能型人才。畢業(yè)生檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、查詢、發(fā)布等工作大多還處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)和手工操作階段，未建立專門的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案管理平臺(tái)，查詢十分繁瑣，利用十分不便。利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理不成熟，不成體系，無法實(shí)現(xiàn)信息共享，無法滿足新形勢下用人單位需求，制約了畢業(yè)生檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，降低了畢業(yè)生檔案管理工作的效率。

二、新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理工作的應(yīng)對策略

（一）廣泛宣傳，切實(shí)增強(qiáng)畢業(yè)生檔案意識(shí)

一是加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳。新建地方本科院校要利用網(wǎng)絡(luò)、櫥窗、展板、校園廣播等多種方式向畢業(yè)生廣泛宣傳有關(guān)檔案方面的知識(shí)，要讓畢業(yè)生關(guān)注檔案，知曉國家和學(xué)校關(guān)于畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)規(guī)章和制度。要讓畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在改革開放的今天，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，畢業(yè)生個(gè)人檔案不是可有可無，而是非常重要，它對廣大畢業(yè)生順利就業(yè)、今后工作和生活等各個(gè)方面都會(huì)產(chǎn)生極其重要的影響。

二是加強(qiáng)檔案知識(shí)的教育。新建地方本科院校可以通過公開課、專題講座等形式，向畢業(yè)生講授個(gè)人檔案有關(guān)方面的知識(shí)，讓畢業(yè)生對個(gè)人檔案有全面系統(tǒng)的了解。積極引導(dǎo)畢業(yè)生了解檔案與自身的緊密關(guān)系，讓畢業(yè)生知曉個(gè)人檔案的形成過程,讓畢業(yè)生認(rèn)真對待和填寫個(gè)人檔案相關(guān)材料內(nèi)容。也可通過生動(dòng)的案例介紹、參觀學(xué)校檔案館等方式，讓他們充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案是自己生命中不可分割的一部分，切實(shí)提升畢業(yè)生檔案意識(shí)。

三是要知曉檔案轉(zhuǎn)遞的流程。檔案轉(zhuǎn)遞是高校畢業(yè)生檔案管理的重要環(huán)節(jié)，有嚴(yán)格的操作規(guī)范和要求，新建地方本科院校畢業(yè)生務(wù)必知曉個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞的程序和流程。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，目前高校畢業(yè)生個(gè)人檔案保管一般采取三種方式進(jìn)行：一是工作單位保管，二是高校免費(fèi)保管兩年，三是實(shí)行人事代理保管。新建地方本科院校畢業(yè)生在離開學(xué)校之前，一定要弄清楚自己的檔案應(yīng)該采取哪種保管方式，以便學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞自己的個(gè)人檔案，使自己的個(gè)人檔案順利“落戶”。

（二）加強(qiáng)收集，著力完善畢業(yè)生檔案內(nèi)容

一是要加強(qiáng)制度建設(shè)。凡事都應(yīng)有一定的約束力，俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度建設(shè)是抓好畢業(yè)生檔案收集工作的前提和基礎(chǔ)。沒有收集，檔案工作就像是無米之炊、無水之源，畢業(yè)生檔案材料收集要齊全完整，離不開完善的制度保障。因此，新建地方本科院校要建立和完善畢業(yè)生檔案收集制度，制定畢業(yè)生檔案收集的規(guī)范和準(zhǔn)則，在制度上明確界定畢業(yè)生檔案材料收集的操作流程和規(guī)范要求。讓畢業(yè)生檔案管理人員知曉自己的權(quán)限和職責(zé)，讓畢業(yè)生明確自己的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案收集有章可循。

二是要擴(kuò)大收集的范圍。市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，用人單位對畢業(yè)生的需求標(biāo)準(zhǔn)逐漸開放，畢業(yè)生在校期間的各類信息均在用人單位的考察范圍。畢業(yè)生檔案能夠客觀地記載和反映學(xué)生在校期間的成長過程，畢業(yè)生檔案材料收集越齊全，越能反映一個(gè)人的真實(shí)情況，它的利用價(jià)值就越高。目前，從新建地方本科院校畢業(yè)生檔案材料收集情況看，主要是反映畢業(yè)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷學(xué)位、黨團(tuán)材料以及相關(guān)鑒定材料，而反映畢業(yè)生在校期間綜合素質(zhì)和能力方面的材料非常少。一份材料齊全的檔案，有助于用人單位選拔人才，有助于畢業(yè)生成功就業(yè)。因此，新建地方本科院校要擴(kuò)大畢業(yè)生檔案收集的范圍，要豐富畢業(yè)生檔案內(nèi)容，特別是要重點(diǎn)增加反映畢業(yè)生思想素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、技能水平、科研水平、信用記錄等方面的資料。

三是要注重收集過程的督促檢查。加強(qiáng)督促檢查是確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處的保障，是提高工作效率的重要手段。新建地方本科院校要做好畢業(yè)生檔案材料的收集工作，必須加強(qiáng)收集過程的督促檢查，加強(qiáng)日常收集工作的指導(dǎo)[2]。要根據(jù)畢業(yè)生檔案收集規(guī)范和要求，采取定期和隨機(jī)的方式進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)收集材料不及時(shí)或不齊全，要及時(shí)整改，要采取措施及時(shí)補(bǔ)救，確保檔案材料收集的完整性。筆者所在學(xué)校將畢業(yè)生檔案收集情況列入二級(jí)部門工作考核目標(biāo)指標(biāo)，作為學(xué)校考核該部門年度工作完成情況的重要內(nèi)容，各部門都非常重視畢業(yè)生檔案收集工作，效果良好。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍

一是要配備專兼職檔案管理人員。檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上決定了檔案管理工作的水平。隨著辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)水平的不斷提升，高校畢業(yè)生檔案的數(shù)量和服務(wù)內(nèi)涵也在不斷增加和完善。新建地方本科院校必須加大檔案工作力度，建立穩(wěn)定的畢業(yè)生檔案管理專兼職隊(duì)伍。專職人員專人專崗管理畢業(yè)生檔案，兼職人員可由各院系輔導(dǎo)員或教學(xué)秘書擔(dān)任。這些專兼職畢業(yè)生檔案管理人員，既要掌握檔案工作知識(shí)，又要熟悉學(xué)生工作，及時(shí)收集需要?dú)w檔的材料，確保畢業(yè)生檔案的完整性和實(shí)效性。

二是要加強(qiáng)檔案管理人員思想和職業(yè)道德建設(shè)。檔案工作政治性強(qiáng)，要求高，畢業(yè)生檔案管理人員必須把遵守黨的政治紀(jì)律和政治規(guī)矩?cái)[在突出位置。為了提升畢業(yè)生檔案管理人員思想政治素質(zhì)，新建地方本科院校應(yīng)定期組織畢業(yè)生檔案管理人員進(jìn)行思想政治理論學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流。要引導(dǎo)畢業(yè)生檔案管理人員樹立高度的責(zé)任心和“以人為本”的服務(wù)理念，樹立忠于職守、愛崗敬業(yè)的職業(yè)信念、職業(yè)情感和熱愛本職工作的工作作風(fēng)，做好畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，切實(shí)服務(wù)于廣大畢業(yè)生的成長和成才。

三是要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。做好畢業(yè)生檔案管理工作，需要提升檔案管理人員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，新建地方本科院校應(yīng)制訂契合學(xué)校自身發(fā)展需要的素質(zhì)培育方案，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及檔案管理專業(yè)知識(shí)[3]。特別是要針對新時(shí)期畢業(yè)生檔案工作的新要求，探索創(chuàng)新畢業(yè)生檔案管理新模式。培訓(xùn)方式可以采取請進(jìn)來、走出去的方式進(jìn)行。通過培訓(xùn)，讓畢業(yè)生檔案管理人員掌握新的知識(shí)，拓展新的視野，提高新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理水平。

（四）更新觀念，提升畢業(yè)生檔案管理信息化水平

一是要增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。思想觀念的更新是一切工作順利開展的重要保證，在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。由于辦學(xué)時(shí)間不長、辦學(xué)基礎(chǔ)較弱，新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理信息化水平整體不高，很多學(xué)校還延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理模式，查詢利用十分不便。學(xué)校層面應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，從人力、物力和財(cái)力上給予傾斜，將畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展整體規(guī)劃。

二是要建立畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)需要信息化平臺(tái)的支撐，因此，學(xué)校層面應(yīng)加大投入，購買現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，通過現(xiàn)有軟件升級(jí)改造、自主開發(fā)、購買市場上成熟軟件系統(tǒng)等方式，建立一套完整的適合新建地方本科院校特點(diǎn)的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、打印等全程信息化[4]。特別是要以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn)，學(xué)生入校時(shí)就著手建立個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)維護(hù)和更新數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)記錄大學(xué)生在校期間成長的歷程，不斷夯實(shí)畢業(yè)生檔案管理信息化基礎(chǔ)。

三是要完善信息化檔案管理安全保護(hù)機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問題時(shí)有發(fā)生，信息安全受到了極大威脅，新建地方本科院校務(wù)必加大投入，建立完善的畢業(yè)生檔案信息安全保護(hù)機(jī)制[5]。要建立檔案信息化安全規(guī)范和制度，確保管理人員嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行；要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失；要通過登錄口令、信息加密等舉措，對用戶身份進(jìn)行認(rèn)證；要利用防火墻技術(shù)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒，阻擋黑客攻擊，確保畢業(yè)生檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全。

[1] 王者鶴.新建地方本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的困境與對策研究——基于高等教育治理現(xiàn)代化的角度[J].中國高教研究，2015（4）：53-59.

[2] 謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015（6）:103-107.

[3] 彭梅.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2016（7）:60-61.

[4] 左永艷，王先平，安建梅.“云時(shí)代”下檔案信息資源管理模式探究[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，33（5）:148-151.

[5] 項(xiàng)久才，朱靜.綜合改革視域下高校學(xué)生檔案工作創(chuàng)新方向與路徑[J].渤海大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2016，38（4）:153-154.

責(zé)任編輯：王茂建，吳 強(qiáng)

On the Problems and Countermeasures of Graduates’Files Management in the Newly Established Local Colleges

CAI Huafeng
(Archive of Chongqing University of Arts and Sciences,Yongchuan Chongqing 402160,China)

College graduates’files record their study,life and all kinds of performance in the school.It is a historical record of college students’growth.It is also the important information for not only graduates in their job-hunting and working,but also for employers in selecting talents.This paper analyzes the main problems of graduates’files management in newly built local colleges,and puts forward concrete countermeasures and suggestions in order to enhance the scientific level of graduates’archives management in newly built local colleges.

newly built;undergraduate colleges;graduates;file management

G271

A

1673-8004（2017）04-0102-04

10.19493/j.cnki.issn1673－8004.2017.04.017

2017-05-11

重慶文理學(xué)院校級(jí)科研項(xiàng)目“新建地方本科院校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制體制研究”（Y2016DA54）。

蔡華鋒（1976— ），男，重慶潼南人，檔案館員，碩士，主要從事檔案管理研究。