淺議目前水電工程項目檔案管理工作中存在的問題及建議

楊竹蘭

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-02

摘 要 幾年來，通過糯扎渡水電工程檔案管理工作實踐，對目前水電工程檔案管理工作進行總結分析，對檔案管理工作中存在的一些問題，提出一些粗淺解決建議。

關鍵詞 檔案管理 問題 建議

目前，我省水電建設正處于快速發展關鍵時期，不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍，星羅棋布在各條江河上。糯扎渡水電站就是其中的一個，電站總投資450億元，裝機容量5850MW（9×650 MW），施工總工期為11年，糯扎渡水電工程是世界級巨型工程，為云南省境內在建、籌建規模最大的水電站，其攔河大壩、溢洪道、地下廠房多項技術指標名列國內外前茅。摻礫粘土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；開敞式溢洪道規模、泄洪功率和流速居世界第一；地下廠房是目前國內規模最大的地下廠房之一。所以形成的工程檔案質量關乎工程檔案專項驗收的成敗，也是水電工程達標投產六項考核項目指標之一。

糯扎渡水電站按照統一領導、統一制度、分級管理的原則，對工程檔案實行集中統一管理。本文就以目前水電工程檔案管理工作中存在的一些問題，提出一些粗淺解決建議，借此拋磚引玉，以期共同推動工程檔案管理工作的發展。

一、目前水電工程項目檔案管理存在的問題

（一）重工程建設，輕檔案管理

為了使工程項目盡快發揮效益，業主和參建單位在工程建設中只注重工程的有形建設，忽視了檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄，未把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊，施工任務重等情況下，只重視建設工程的進度、質量、安全和資金的控制，而忽視了施工過程工程檔案資料的收集、整編等工作，使得工程檔案管理與工程建設不能同步進行。

（二）檔案管理人員配備不足且素質不高

各參建單位配備的檔案人員多數為兼職，往往有工程管理人員或單位辦公室人員兼任，且沒有接受過檔案管理專業知識系統的學習，有一些檔案人員只是參加過一些檔案管理的培訓學習，只是粗淺地了解檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，對水電工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水電工程檔案管理質量較差。檔案收集意識淡薄，沒有真正意識到檔案管理的重要性和必要性。而且檔案管理人員變動頻繁，基本上是一兩年一換，導致業務培訓難以跟上步伐。

（三）水電工程檔案管理規章制度不健全且執行不到位

水電工程建設檔案管理點多、面廣、量大、周期長、參建單位多，且各參建單位各自相互獨立。由于工程建設檔案管理制度不健全，缺乏完善約束機制；加上檔案管理不重視，造成執行不到位，出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視以及不配合，不予支持等不良現象。

（四）檔案歸檔不及時且質量不高

水電工程建設周期長，且施工過程形成文件材料的收集整理工作又具有持續性，受水電工程建設參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，由于各參建單位對建設過程中形成的文件材料未及時收集整理和妥善保管，造成部分文件材料遺失。等工程項目完工需要辦理竣工驗收手續時，才來組織大量的人力、物力、突擊補充檔案資料，導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面，檔案文件資料的真實性、完整性、準確性難以控制。

（五）未發揮監理的作用

監理工作沒有將檔案納入現場質量監督的范圍，常會出現原始資料失真的問題。由于監理工作管理松懈，人員素質低，現場持證人員到位率差等原因，監理單位忽視檔案的管理。少數監理人員甚至于施工單位“串通一氣”，對現場簽證工作把關不嚴，甚至篡改原始記錄，事后編造假資料。

二、水電工程檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度、增強檔案意識

在工程項目開始時，就應對來自四面八方的參建單位及人員進行相關檔案工作法律法規的宣傳教育，增強工程檔案管理意識，爭取得到領導及各參建單位的配合與支持，提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感，樹立“依法治檔”的觀念，得到他們的重視和支持，擺脫檔案管理工作處于被動局面。

（二）加強檔案隊伍建設，提高業務素質

配足檔案人員、保證檔案人員的相對穩定。針對各參建單位檔案管理人員業務水平不高、流動性大的實際，加強業務培訓工作，主要包括三個方面的培訓：首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使其掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行；最后對項目建設單位的檔案專業人員進行工程文件編制的現場指導，通過“傳、幫、帶”的形式 ，提高各參建單位專兼職檔案人員的業務素質和專業技能。

（三）健全檔案管理制度、規范檔案管理

檔案管理制度是檔案規范化管理的重要途徑之一，一是結合工程實際情況建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循；二是制定檔案管理工作約束機制，將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理，并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核；三是提高執行力，嚴格落實檔案管理規定，實行檔案管理工作與工程建設“三同步”，執行檔案人員“三參加”，落實檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。

（四）加強項目跟蹤檢查，深化過程控制

為保證工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關，使其滲入到工程建設各個階段、各環節中。為此，在工程開工前就將檔案工作納入議事日程，建立健全檔案管理體系，制定明確目標和計劃；在工程開工準備階段統一標準，將有關檔案管理辦法和制度要求傳達到各參建單位，并要求各參建單位指定分管領導，配備專職檔案人員，明確業主、施工和監理單位等各方的職責，建立全項目水電工程檔案管理網絡；在工程施工階段實時監控，在每月檢查工程項目質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點檢查和指導如何立卷，案卷質量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查；在工程竣工驗收階段，重點加強案卷整理，做好缺陷和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查，同時指導和檢查竣工圖的制作、文件材料的質量情況，以及案卷和卷內目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規范、標準、統一，發現問題及時整改。

（五）充分發揮監理的作用

各監理單位再抓工程質量的同時，把好工程資料質量關，負責督促、檢查工程建設中其監理業務范圍內各施工單位形成的歸檔文件材料收集、積累和完整、準確情況；負責竣工文件和竣工圖的審核，并簽署意見；協助檔案管理部門對施工文件實行跟蹤建檔，并采取不定期的檢查、抽查，確保歸檔資料完整、準確、真實。

三、結語

水電工程建設項目它是由多個單項工程組成，建設周期長、投資大、環節多，在整個工程建設中形成的檔案數量大、種類多、專業性強。作為一項系統工程，只有參建各方領導重視，機構人員落實，檔案管理制度健全，建立檔案管理網絡，有效做好過程控制和全程跟蹤，才能保證做好水電工程建設檔案管理工作，從而滿足水電建設快速發展的要求。

參考文獻：

[1] 閆亞珍.目前工程檔案管理工作中存在的問題及對策.福建建筑，2009（11）.

[2] 劉淑敏.淺談目前檔案管理存在的問題及建議.內蒙古科技與經濟，2011（17）.