關于事業單位人事檔案管理工作的探討

范曉燕

內江市市政工程管理處 四川內江 641000

一、人事檔案管理的重要性

事業單位人事檔案管理工作是做好人事工作的先決條件，關系到每一個職工切身利益，因此，人事檔案管理的好壞決定了事業單位人力資源的開發和使用的效率，也對領導決策和人才使用發揮極大作用。

二、人事檔案管理的特點

人事檔案是上級組織、人事部門或本級組織、人事部門根據人事工作需要，集中保存起來的反映干部職工個人經歷、德才情況、工作實績等方面內容的資料。具體以下幾個特點，一是具有全面性和機密性。人事檔案記錄了每個人成長的歷史，包括干部履歷、考核、學歷、入黨入團、獎懲任免、工資等方面，基本反映出干部全貌，同時具有機密性。人事檔案內容涉及個人功、過等全貌情況，有的是一些需要向組織匯報的隱秘信息，具有一定的機密性。二是具有現實性和真實性。人事檔案是組織、人事部門正確用人、薪資發放方面的一個重要依據，要求檔案資料的內容必須完整齊全、個體材料必須客觀真實。三是具有動態性和流動性。人事檔案歸卷立檔后并不是一成不變的，隨著當事人的成長不斷需要補充完善新信息。并隨著人員的流動而流動，檔隨人走。

三、當前人事檔案管理工作中存在的不足

一是檔案管理工作有待加強。當前，我市個別事業單位的檔案管理工作，管理制度不健全不完善，缺少科學合理的檔案管理工作流程與標準，檔案管理工作時常處于邊緣化狀態。二是人事檔案管理人員不穩定。個別事業單位領導不夠重視檔案管理工作，隨意安排人員從事管理工作，造成檔案管理脫節。三是人事檔案歸檔內容不完整。人事檔案中的材料通常由本人填寫，由于量大而繁，若原組織人事部門審查不嚴，就會導致個別人事檔案出現內容不實現象。四是檔案管理方式和設施落后。當前，部分事業單位仍然采取傳統的方法開展檔案管理工作。如一些相對重要的檔案信息在及時分類整理、分類裝訂與歸檔方面不到位，檔案管理工作信息化不夠，其檔案管理維持在基本保管、整理以及收集的狀態。同時檔案管理設施相對落后。有的事業單位的檔案管理室環境差，設備不全，硬件和軟件設施都更新不及時不到位，致使檔案管理工作的效率不高。

四、加強人事檔案管理的建議

（一）加強培訓與宣傳增強檔案意識

一是針對事業單位對人事檔案作用意識薄弱的現狀，我們檔案行政主管部門要會同相關職能部門切實加大有效的宣傳工作力度。普及檔案管理的相關知識，強化檔案管理法律意識，特別要提高單位負責人對檔案管理的重視程度，做到給予人財物支持。二是加強檔案工作人員的專業知識培訓。讓每一個檔案管理工作者成為行家里手，精通檔案管理業務流程，嚴格檔案管理操作規程。

（二）要建立完善檔案管理制度

要建立與完善切實可行的檔案管理制度，做到有法可依、有章可循。隨著檔案工作的發展，事業單位要及時修改完善檔案制度，并嚴格執行，合理有效地利用開發檔案資源。同時，要加大檔案管理工作的資金投入，不斷提升人事檔案工作水平。

（三）嚴把進檔材料質量關

檔案材料內容著重收集、篩選、鑒定、整理職工的全方面材料，確保檔案材料的客觀真實。干部人事檔案管理工作者要堅持原則，認真審核，嚴格把關，確保檔案資料的進口關。

（四）加強檔案信息化管理

隨著信息化技術的迅猛發展，要把信息化技術融入到檔案工作管理中，以有效提高管理質量和管理的工作效率。要加強檔案的分類分級管理，簡化繁雜的檔案管理程序，提高檢索率，隨時能提煉出可以利用的重要資源，提高檔案資源的利用效果。事業單位特別要加信息設備投入，采購必備的硬件與軟件，應用網絡與計算機開展檔案管理，利用計算機與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準確傳遞和合理應用。同時，要利用信息化加強對檔案的開發利用，有效提升檔案管理工作的服務水平。

五、結語

綜上所述，當前事業單位人事檔案管理工作，要建立完善一系列檔案管理制度，創新管理方法，培養管理人才，加快信息化建設和檔案設施的建設，不斷地優化檔案管理工作，促進檔案資源的高效利用，不斷提升檔案管理水平和質量。

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