新時代下如何有效提高辦公室管理的成效

李東峰

四川晟達化學新材料有限責任公司 四川南充 637000

21世紀以來，在我國經濟快速發展的過程中，對社會的高速進步發展起到了積極的帶動作用。在現代企業辦公過程中，辦公室可以說是企業的重要樞紐，并因此成為了企業管理工作開展當中的重點，從某種角度來說，企業的整體素質同企業辦公室的工作效率與水平具有直接的聯系。對此，企業即需要能夠對企業的辦公室管理工作引起重視，在提升辦公室管理效果的基礎上使其在企業當中發揮出更為重要的作用。

一、辦公室工作職能

在企業發展當中，企業辦公室可以說是其重要的中心樞紐，其工作職能主要有：第一，日常管理工作。對辦公室日常管理工作進行處理可以說是辦公室的基本職能，其中，日常的工作內容有會議工作、檔案管理以及公文處理等；第二，協調管理工作。在日常工作當中，企業辦公室需要對企業不同部門的運轉進行協調，使分屬不同部門的職員能夠形成統一的認識，在對不同部門間相互交流合作進行加強的基礎上使其形成合力，對企業下達的任務良好完成；第三，臨時任務處理。辦公室工作具有較強的靈活性，對于臨時出現的任務以及突發問題需要及時解決。

二、新時代下辦公室管理方式

（一）樹立服務理念

在企業辦公室當中，接待服務是一項重要的職能，需要在實際工作當中對具有不同等級以及身份的人員進行接待。對于企業來說，其外在形象情況的存在將對接待工作的感受與質量產生影響，這也是決定企業日后是否能夠順利發展的關鍵一環。對此，在面對接待工作時，辦公室職員即需要能夠做好傳統思想的轉變，樹立起能夠為基層服務、也能為領導服務的觀念。要想對這部分目標進行實現，即需要在實際工作當中做好相關服務知識技能的學習，對交際過程當中自身的內心狀態以及情感需求加深了解，對上級所下達的相關政策規定認真學習，在做好各類信息全面搜集的基礎上對領導的助手作用進行充分發揮，并學習會能夠以新管理模式的應用實現辦公室的科學管理，在對辦公室工作逐步規范的基礎上實現辦公效率的提升。

（二）健全規章制度

對于一個辦公室來說，要想對實際工作的規范化目標進行實現，即需要能夠做好完善辦公室規章制度的建設。通過完善辦公室規章制度的制定，則能夠實現辦公室工作職能、標準以及程序的明確。對此，辦公室即需要做好制度的制定工作，通過制度的科學制定對每一名辦公室人員的工作職責與權利進行落實，使辦公室人員在對自身責任、權力進行明確的基礎上學會如何更好的應用，在對自身職責科學履行的基礎上實現任務的高效完成。除了在制度當中做好人員責任的明確以外，也需要做好辦公室工作程序規定的施行，以此保證企業辦公室工作能夠具有程序化以及規范化的特點，也只有這樣，才能夠避免在繁雜的工作當中出現失誤，以此實現辦公室工作效率的提升。在具體規章制度制定當中，要保證制度內容具有良好的科學性以及針對性，實現規章制度同辦公室工作的科學融合。

（三）優化資源配備

對于辦公室工作人員來說，其工作內容繁雜、廣泛且十分豐富，在實際工作當中經常被包圍在不同的大小事當中。在部分企業當中，辦公室不僅需要對來自領導的分配安排進行聽從，且需要對不同部門間的工作任務進行協調組織，經常出現對其他部門職權進行行使而沒有充分發揮自身職能的情況。對于該種情況，企業即需要能夠明確辦公室職能，做好辦公室管理職能的優化。對于不該由辦公室負責的任務，即需要做好其脫離處理，以此將更多的精力與時間投入到自身的本職工作當中。同時，需要做好辦公室均衡、全面的發展，對于部分具有較大工作量、任務的辦公室，需要做好其職能的增強，對辦公室職員的能力素質水平充分考慮，在實現人員結構合理分配的基礎上完成工作任務。

（四）堅持正確立場

對于企業辦公室來說，其所提供的服務正是為了企業發展所做出的服務。對此，企業辦公室即需要能夠以一種發展的眼光看待事物，始終保證自身具有正確的立場。在相關事情處理時，需要做好正確政治方向的堅持，在做好社會主義基本原則把握的基礎上同企業發展中心保持一致，也只有這樣，辦公室人員才能夠在工作當中更好的明確對錯、分辨是非，在做好經濟發展方向與規律找出的基礎上保障本職工作的高效完成。

（五）注重接待來訪

來訪接待也是企業辦公室的一項重要工作任務，對于來自企業員工的來訪來說，其不僅有親自來訪，也具有書信來訪。在具體來訪接待這項工作當中，要認識到企業員工來訪的目的即是對企業在運行當中的真實情況進行反映，不僅能夠通過來訪對企業的真實運行情況具有了解，且能夠在實現員工同企業間關系調節的基礎上促進企業同員工的共同進步。

三、結束語

在現今企業發展當中，企業可以說是其中的重要的力量，也是企業發展當中不可缺少的組成部分。在實際工作當中，辦公室需要做好自身職能與服務意識的充分發揮，在做好各項工作的同時不斷提升工作效率，以此為企業的發展進步起到重要推動作用。

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