民辦高校新校區建設項目檔案管理研究

高偉娜

（吉林建筑大學城建學院，吉林 長春 130114）

民辦高校新校區建設項目檔案管理研究

高偉娜

（吉林建筑大學城建學院，吉林 長春 130114）

隨著民辦高校規模的擴大，為容納更多的師生，就需要修建新的校區.在民辦高校新校區建設項目中，檔案管理工作是非常重要的，檔案資料是對建設項目全過程的真實記錄，能夠客觀的反映出建設項目中存在的問題.加強建設項目檔案管理，有利于民辦高校新校區后期的管理和維護，為其提供完善的參考依據.本文對民辦高校新校區建設項目檔案管理中存在的問題進行分析，并就加強檔案管理的策略進行探討，希望能夠提供其管理效率.

民辦高校；新校區；項目檔案管理

民辦高校新校區建設項目檔案資料主要包括兩部分，一部分是項目建設原始資料，一部分是在項目建設過程中產生的各類資料，包含建設項目的全過程.因此，在對民辦高校新校區建設項目檔案進行管理時，應確保其完整性和準確性，以便后續的維護管理，為業主和施工單位提供查詢依據.

1 問題分析

1.1 檔案資料不夠集中

在民辦高校新校區建設項目的施工過程中，每個環節都會產生大量的資料文件，而這些資料文件是由不同的部門收集整理的，這些資料最后都會集中到檔案管理部門進行歸檔，從而形成企業的檔案全宗.因此，檔案管理部門需要對檔案的收集、整理做出統一的規定，從而實現檔案的一體化管理.但是，在實際的工作中，很多部門都沒有按照檔案管理部門的要求收集、整理、管理檔案資料，檔案工作與文件工作并不同步，這就會導致許多文件工作存在歷史遺產問題.比如，在有關“土地使用權利”的檔案管理中，一般是先出現文書工作，將與土地使用權利有關的內容整理成書面材料，用于傳遞與之有關的信息.在形成完整的書面材料后，再將其制作成檔案進行管理.在土地使用權中，就可能會出現一些歷史遺留問題，涉及財產、權利、義務等內容.這些內容需要在其他單位或者部門才能查閱到，然后才能將其記錄在新的檔案中，這就會使得檔案管理太過分散，并滯后于文件工作.因此，為避免出現重復性的工作，確保檔案管理人員能夠按照原有的制度順利地開展檔案管理工作，檔案管理部門在制定檔案管理標準和制度時，不能違背文檔一體化的規律，保持文書工作與檔案工作之間的聯系，使檔案管理能夠更加集中.

1.2 小型配套工程缺乏完善的檔案資料

在民辦高校新校區的建設中，還需要對一些小型的配套工程進行建設，以完善新校區項目的建設.小型配套工程的建設對于高校新校區的建設意義重大，但是，基建檔案管理人員在收集工程資料時，往往只注重大項目資料的收集和整理，而忽視掉這些小型配套工程資料的收集與整理.比如，基建檔案管理重視教學樓、圖書館、學生食堂、教職工宿舍等項目的資料收集和整理工作，而對于乒乓球場、大禮堂、教室和圖書館中的一些配套設施、食堂的擋土墻和路面硬化等配套建設等，卻沒有對相應的資料進行完善和匯總，有的小項目由于不是很重要，檔案管理人員甚至都沒有整理相關的資料，導致這部分工程的資料缺失.所以，小型配套工程檔案資料遺失的現象比較常見，甚至有的基建檔案管理人員不會將這部分資料歸檔，這就會導致民辦高校新校區建設項目的檔案資料不完整.小型配套工程雖然在民辦高校新校區的建設中沒有占據主導地位，但其重要性是不容忽視的，這部分工程資料的缺失，會對后續的維修保養工作帶來不便.

1.3 檔案管理與建設項目不同步

在民辦高校新校區建設項目中，檔案管理工作是非常重要的，在工程實施的整個過程中，所產生的全部資料的積累、整理和歸檔，都應該是工程項目計劃管理工作的重要內容.并且，在對相關人員進行考核時，檔案管理質量應該作為其中一項重要的考核指標.檔案管理人員不僅要參與設備的開箱檢驗工作和項目的驗收工作，還要對技術成果進行鑒定，對比較重大的引進項目進行鑒定評審，從而形成相對完善、健全的檔案管理體系.比如，有的檔案人員認為“項目技術方案”的檔案文件在分類上存在不合理之處，于是與相應部門進行討論，將此部分檔案文件進行重新歸類.但是，對文件進行重新分類歸檔，就需要重新對文件進行編號、標記，這樣會嚴重的增加工作量，也會讓更多的文件變得不合理.所以，檔案管理人員應對其中明顯不合理的地方進行局部改動，將文件的分類檔案作為檔案分類方案的基礎，這樣不僅能減少工作量，還能使文件的管理者和使用者更加支持檔案工作.在民辦高校新校區建設項目中，在完成基建工程之后，才會開設對生產進行準備，而有大部分的生產文件直接采用的是工程檔案.并且，生產文件最后要在其所在公司進行統一歸檔，這就會導致檔案管理工作與項目建設工作不同步.

2 策略分析

2.1 保持檔案管理工作的同步性

在高校新校區建設項目檔案資料管理工作中，要保持檔案管理工作的同步性，才能夠確保歸檔資料的質量.首先，在新校區建設項目開始建設時，就要建立基建檔案，兩項工作要同步進行；其次，在項目建設過程中，要同步收集和整理相關的資料，對于竣工資料的整編和審定，也要保持同步性；再次，在新校區的竣工驗收階段，竣工圖紙、技術資料要與竣工驗收保持同步性.比如，在教學樓的竣工驗收階段，要形成竣工驗收報告、教學樓的竣工圖紙、教學樓施工技術資料、工程竣工驗收意見、質量保證資料核查情況等資料，所有的資料要有相關單位和部門的簽字蓋章.在整個項目建設過程中，檔案管理人員還應每隔一段時間就到施工現場了解工程進度，檢查參建單位對檔案資料的管理情況.如果發現有問題存在，則應要求其立即給予修正，以確保民辦高校新校區建設項目檔案的完整性和真實性.在竣工驗收過程中，要對技術資料和竣工圖紙進行嚴格的審核，以確保這些資料是連續的、系統的，并且是比較完整的.此外，在民辦高校新校區建設項目檔案管理中，管理人員還應把握好檔案資料的驗收要點.比如，在工程前期需要對立項文件、征地和拆遷文件、測繪和設計文件、招投標文件、開工審議文件、財務文件、監理資料、施工技術準備文件等進行檢查，查看其中的內容是否完整，手續是否完備，文件質量與歸檔要求是否相符.只有保持檔案管理工作的同步性，才能確保檔案資料的完整性和真實性.

2.2 重視建設項目檔案的移交工作

在民辦高校新校區的建設項目中，檔案資料是分別由施工單位、監理單位等收集、整理、保管的，在項目竣工驗收前，各個單位都應該按照合同要求的數量和實踐，將檔案資料移交給建設單位，并辦理相應的移交手續.在完成新校區建設項目的竣工驗收工作后，建設單位再將所有的檔案資料移交給地方城建檔案管理部門.為方便相關單位和人員查閱檔案資料，應對其進行科學的歸類管理.比如，在《建筑工程資料管理規范》中就對工程資料管理目錄的填寫做出了具體的規定.其中的工程名稱是指單位或子單位工程名稱；資料類別是指資料項目名稱，如工程洽商記錄、工程連接技術交底等；序號是按時間形成的先后順序，用阿拉伯數字從1開始依次編號；內容摘要需要采用精煉語言對資料內容進行提示；編制單位是指資料形成的單位名稱；日期是指資料的形成時間；資料編號是施工資料右上角資料編號中的順序號；備注的內容則是需要說明的其他問題.隨著工程建設進度的推進，工程資料的數量和種類都會不斷增加，更應該規范檔案資料的存儲，否則就會增加查找的難度，還容易造成檔案資料的丟失.對各類文件進行編號，并分類別排列在書架上，在目錄中填好相應的信息，才能更快更準確地查找出需要的文件.

2.3 加大檔案管理的經費投入

為確保民辦高校新校區建設項目檔案管理工作的順利進行，就需要加大檔案管理的經費投入，加強對檔案管理隊伍的建設.在對檔案資料進行管理時，要有專業的檔案管理設備和人員，還要有專門存放檔案資料的場所.并且，大部分的檔案資料都是紙質形式的，這就要求存放場所要具備防火、防潮和防腐蝕的能力.為提高檔案管理效率，還需要對檔案進行信息化管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，對各類檔案進行備份，以提高檔案信息的安全性.因此，建設單位需要投入更多的資金，以提高檔案管理質量.此外，在建設項目的檔案管理工作中，管理人員的素質是最重要的，建設單位只有增加資金投入，才能為檔案管理人員提供學習的機會.比如，安排檔案管理人員外出學習、到高校參加相應的培訓，或者到高校進修，以提高檔案管理人員的專業水平和業務能力，使其形成系統性的檔案管理知識，掌握先進的檔案管理理念和技術，從而提高檔案管理質量.此外，在對檔案管理人員進行培訓時，還應加入相關的法律法規知識，強化檔案管理人員的檔案管理意識.對檔案管理人員培訓建設項目業務流程，有助于其更好地了解施工特點和內容，以便其在對檔案進行管理時，能夠保持與項目建設的同步性，并保證檔案的完整性和真實性.在信息時代下，檔案管理人員還要學會以信息化手段對檔案進行管理，只有提高檔案管理隊伍的信息素養，才能促進檔案管理工作效率的提升.

綜上所述，在民辦高校新校區建設項目檔案管理中，需要保持檔案管理工作的同步性、重視建設項目檔案的移交工作、加大檔案管理的經費投入，以提高檔案管理隊伍的綜合素質，使檔案資料的完整性、真實性得到保障.只有提高檔案管理質量，才能夠確保民辦高校新校區建設的順利進行.

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