企業檔案信息化建設的現狀與對策分析

張瑾

（國電內蒙古電力有限公司，內蒙古 呼和浩特 010000）

企業檔案信息化建設的現狀與對策分析

張瑾

（國電內蒙古電力有限公司，內蒙古 呼和浩特 010000）

本文從企業檔案信息化建設的重要意義、企業檔案管理中存在的問題及原因等方面入手，通過調研了解，總結剖析企業檔案管理的基本情況，從而提出企業進一步加強檔案信息化建設的必然性和重要性，并就此提出對策建議.

企業檔案；信息化建設

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和企業以聲像、文字、圖表等載體工具記錄下來的具有保存價值的檔案材料.隨著企業的發展和計算機技術的飛速進步，如何進一步適應形勢發展的需要，做好企業的檔案管理特別是信息化建設工作，是擺在現代企業面前一項非常重要的工作任務.

1 加強企業檔案信息化建設的重要性

企業檔案管理是一項非常重要的基礎性管理工作,在企業各項經營活動中發揮著越來越積極和重要的作用.

1.1 企業檔案信息化是改革發展的必然要求.隨著企業發展改革的深化和現代科學技術的發展進步，經濟社會各方對企業的傳統管理提出了改革要求.檔案管理作為現代企業管理的重要一環，當然也不例外，傳統中我們的檔案管理多為紙質材料，現代信息技術要求在原有基礎上，企業的檔案管理要向數字化信息系統管理方向發展.這樣看來，做好檔案管理信息化建設對于企業在現代激烈市場競爭中占據主導地位具有十分重大的現實意義.

1.2 企業檔案信息化是適應激烈競爭的迫切要求.面對新情況新要求，從企業的自身需求來看，隨著企業的快速發展和日益激烈的競爭，當前企業檔案管理存在的不適應現代社會發展要求的檔案管理工作問題逐漸顯現出來，不同程度存在企業對檔案管理的重視度和工作水平落后于現代企業飛速發展需求等問題.所以，創建適應新時期檔案管理制度、方式、方法、手段，已成為現代檔案管理工作非常迫切的要求.只有加強信息化建設，才能促進企業適應社會的發展和相互之間的競爭而不被淘汰，才能把企業全面發展情況和工作業績實時真實記載下來，才能落實企業管理的策略并提高企業的管理效率，才能為企業的發展方向和思路提供決策，才能讓企業在激烈的市場經濟中的穩固自身形象.

1.3 企業檔案信息化是保證整個企業高效運轉的要求.從當今信息化建設突飛猛進的形勢來看，企業的檔案管理必須要在繼承中求發展，在進一步規范傳統檔案管理的同時，必須更加注重檔案的信息化建設與管理，必須要充分發揮好大數據時代數據技術的優勢，只有發展這樣的檔案管理技術，從某種意義上講才能較好保證整個企業高效運轉，以期更好地對企業的日常運行建設、發展規劃、文化傳承、員工管理等方面發揮更加重要的作用，進一步提升企業的檔案管理的整體水平，進而為企業的發展建設提供有力的保障和支撐.

2 企業檔案管理的現狀

通過對一些企業進行調研、與一些企業管理人員進行交流，我們了解到一些企業的檔案管理大多還是傳統的手工管理，主要依靠紙質檔案記載、錄入、歸檔、查詢,檔案檢索效率和檔案資源的利用效率一般，部分實行檔案信息化管理的企業也基本停留在目錄檢索的層次上，沒有充分挖掘檔案資源利用的極大潛能.

在企業硬件條件保障方面，有的企業一間房幾節檔案柜就是檔案工作的全部內容，從紙質檔案實際容量需求、檔案資源信息化建設需求、檔案分類管理要求、檔案管理保密要求等情況看，相比企業生產經營類活動的投入而言在檔案管理上投入成本較少，距離企業發展的現實要求還有不少差距，對于檔案保護性措施也不夠得力，設備陳舊老化情況還是比較突出.

在企業自身對檔案管理人員的配備要求方面，檔案管理工作本來是一項對專業與技術能力要求較高的工作，但一些企業人員配備老年化或邊緣化，有的企業檔案室成了“養老室”.從檔案管理人員本身業務素質要求看，檔案管理人員基本沒有經過專業的技術培訓，檔案管理意識和責任意識不強，自身能力素質所限做不到盡職盡責完成檔案管理工作.

在企業經營管理人員的觀念方面，在一些企業的管理層在企業管理中將檔案管理的工作邊緣化，認為檔案工作是幕后工作，不能為企業的生產經營產生直接的經濟效益，因此具體表現在對檔案管理中所需軟硬件設備的投入縮減、以及檔案日常管理規范不夠重視，沒有建立起檔案管理工作制度建設，在實際工作中也并未對檔案工作的有效性進行監督管理等.

3 企業檔案管理中存在的問題和不足

根據調研發現，盡管現代企業普遍對加強檔案管理有一定正確認識，也能依據自身實際強化這方面的工作，特別是適應形勢變化基本能將信息技術運用到檔案管理當中.但對照經濟社會發展要求和企業自身建設的緊迫需求來看，還不同程度存在一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面.

3.1 企業檔案管理的信息化建設相對還比較滯后.從宏觀層面看，企業檔案信息化建設是企業信息化建設的一個重要的組成部分，目前一些企業還沒有將檔案的信息化建設提上重要日程，實現檔案資源自身價值的有效平臺還沒有完全建立起來，造成企業檔案資源與經濟信息、情報資源等無法有機整合形成大數據資源，這樣一來就不能較好為企業的戰略決策、項目選擇、運營模式、市場定位、營銷策略等提供有效決策參考.從微觀層面看，隨著現代計算機技術、通訊網絡信息技術的迅猛發展，在某些領域計算機信息系統化管理將逐步取代傳統的管理方式，這是大趨勢，檔案管理亦如此.

3.2 檔案管理的安全保障還不能做到完全到位.檔案管理上投入成本較少，對于檔案保護性措施也不夠得力，設備陳舊老化在檔案管理上存在嚴重的安全隱患.例如2009年3月，中國平安人壽保險股份有限公司貴州分公司中華北路營銷服務部檔案室靠近窗戶的幾個檔案架著火，其中一部分檔案被火燒毀.而參與撲救的消防官兵利用水槍等對火災展開撲救的同時對檔案又造成了二次損壞.由于檔案室條件保障的不到位，使得該公司損失了大量的員工、客戶檔案，對該公司造成了重大的資源損失. 3.3檔案管理人員業務不夠精通.很多企業的檔案管理人員學習研究《檔案法》的人比較少，對檔案的法律性認識不足.一些企業檔案管理具體工作人員在現實工作實踐中存在只是簡單完成檔案工作最基本的要求，檔案信息采集和材料信息入檔做不到及時準確，特別是對于如何進一步加強檔案管理工作，在適應現代社會、企業形勢的發展要求等方面缺乏深入研究與具體舉措.

3.4 對檔案管理工作的重要性認識還不夠足.從總體上來看，一些企業的管理者和員工對檔案常識性的知識了解掌握得還不夠深入.在檔案管理上存在著制度不夠健全、人力資源相對短缺、檔案資料不夠完整、有價值的檔案不夠足、檔案管理人員業務不夠精通、管理方式不夠先進、檔案管理不夠規范等情況，更好地發揮企業檔案在生產經營中的積極作用方面距離現實要求還有一定差距.對于員工個人來說，一些企業的員工認為檔案工作與自身并沒有什么必要的聯系，也與自己的工作質量沒有直接關系，因此在采集信息資料時，存在一些主觀上認為不是自己的事、態度不積極、配合不主動、填寫有關材料不認真等情況.

4 加強企業檔案信息化管理的措施建議

4.1 加強企業檔案管理的信息化建設的統籌規劃，建立現代企業檔案管理工作體制.檔案管理信息化建設過程中不能盲目建設，企業領導應將檔案管理納入企業自身發展規劃，利用現代企業管理方法為企業檔案信息化設定明確的目標，統籌規劃包括檔案管理部門在內的企業內各部門，為企業的戰略決策、項目選擇、運營模式、市場定位、營銷策略等提供有效決策參考.從而實現對企業檔案資源的有效開發利用.

建立健全科學合理高效的檔案管理制度，要與當前企業現實緊密相連，可操作性強.制度必須經得起實踐工作的考驗重實際操作與應用，以簡潔、方便、易操作為標準，發揮其導向與規范性作用.通過制度對企業領導與員工形成強有力的約束，規范行為，強化制度的約束性作用，作出準確合理合法的決策與部署.并且要保證制度執行的嚴肅性，做到有法必行，執法必嚴，違法必究，維護其權威性.

4.2 提高企業檔案管理的安全保障.企業一方面應當提高檔案管理上投入的成本，防止設備陳舊老化在檔案管理上存在嚴重的安全隱患；另一方面也應當利用企業檔案信息化建設，及時將紙質檔案通過電子化、信息化手段備份，防止企業大量檔案資源在意外事故中損毀而造成大量損失.同時，信息化企業檔案管理過程中，安全保障就不再局限于硬件設備的保障，還應當注重檔案數據的安全.通過不斷升級的技術，在密碼、網關、防火墻、入侵檢測、數據備份等多種安全保障措施中，保障信息化企業檔案的安全.

4.3 提高檔案管理人員的業務水平.檔案管理人員首先應該具備的是堅定的政治素質，較高的政治理論水平，較強的政治思想能力，強烈的職業責任感、事業心，要不斷強化管理人員的“政治意識”、“服務意識”.選配政治思想覺悟高、責任心強、業務能力突出的人員來擔任檔案管理職位.必須對檔案人員進行業務培訓，盡快培養出一批能掌握、應用新技術的專業化人才.因為人員素質水平高低決定著檔案管理的效能，有必要加強對檔案管理人員的信息技術、計算機、科技軟件操作等新技術的培訓學習.提高檔案信息化管理的能力，提高工作效率，提升檔案質量.強化檔案管理工作的信息化水平，提升檔案管理工作為企業科學決策的能力，為企業的發展提供及時全面準確的情報信息.

4.4 加強對檔案管理工作重要性認識的宣傳教育.一方面社會應加強宣傳，從企業外部彌補企業對檔案管理信息化工作重要性認識不夠的問題.聯合城市公共檔案管理部門普及檔案管理信息化的常識，提高企業領導對企業檔案信息化的重視程度.另一方面，在企業內部，通過企業領導與企業檔案管理人員聯合宣傳的形式，讓企業員工理解檔案管理信息化的重要性與意義，使其在日后工作中積極配合檔案管理人員的工作，主動參與到檔案信息化建設過程中，成為維護檔案管理制度的一員.

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