論高校檔案保密工作存在的問題與對策

徐小莉

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

論高校檔案保密工作存在的問題與對策

徐小莉

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

針對高校檔案保密工作中所存在的問題展開了研究，同時結合高校檔案保密工作的重要性與筆者的自身經驗總結出了幾點可行性較高的應對措施，其中包括及時更新檔案室的基礎設施，為檔案管理工作提供硬件支持、加強高校檔案管理意識，提高工作效率、提高檔案工作人員的綜合素質以及完善檔案管理工作系統，嚴格工作制度等等，以期能夠達到拋磚引玉的作用.

高校檔案；檔案保密；保密工作

1 前言

如今，伴隨著我國經濟水平的不斷提高，高校檔案保密工作也展示出了其重要的現實價值.高校檔案保密工作不僅能夠涉及到科學研究、教學活動、黨政管理等各項領域，同時還會對國家與黨組織的實際利益帶來直接性的影響.然而，縱觀我國高校當前的檔案保密工作現狀來看，仍然存在著很多亟待解決的問題，不僅沒有充分認識到檔案保密工作的重要性，而且還出現了檔案保密意識松懈的情況.基于此，如何能夠在現有的基礎上提高高校檔案保密工作水平，是所有高校管理者都需要去認真思考的一項問題.

2 高校檔案保密工作的重要性

事實上，有關于檔案的保密與利用早在先秦時代就已經存在了，隨著社會的不斷發展與經濟水平的不斷提高，檔案的覆蓋范圍也在不斷擴大，其中所包含的信息內容也更加豐富.因此，如何能夠在種類繁多的檔案信息中挑選出哪些應該歸檔、哪些應該保密、哪些應該公開，這本身就是一件比較復雜的工作.為了能夠充分發揮出高校檔案的實用性價值，國家政府與教育部門相繼推出了諸如《高等學校檔案管理辦法》等規章制度，從而讓高校的檔案管理與檔案利用均可做到有章可循、有法可依.

在日常的教學與科研活動中會產生大量具有保密性質的檔案信息，其中包括以下幾種類型：首先，來自于上級部門的秘密信息，例如只有高權限人員才能獲知的會議材料、黨委政府所下達的指示材料等；其次，在高校管理過程中所產生的保密性檔案，例如能夠涉及到高校未來經營方向的敏感問題；再次，在各項考試活動中所產生的秘密信息；最后，在參與各級課題研究活動中所產生的秘密信息.由于以上所提及的所有秘密檔案均會對高校的經營與可持續性發展帶來直接性的影響，因此必須要進行妥善保管、嚴格保密.

3 高校檔案保密工作中所存在的問題

3.1 高校檔案室的設施過于老舊

在經過了漫長的發展歷程以后，部分高校由于受到了客觀條件的限制，從而忽略了對檔案館硬件設施的更新與維護，久而久之就造成了檔案館保密建設不達標且安全防護設施不完善等問題.高校檔案館所應當具備的基礎保密設施包括保險鎖、保險柜、防盜器以及攝像頭等等，在必要的時候還要單獨建設秘密檔案信息的專用庫房.除此之外，伴隨著互聯網技術的廣泛應用，高校檔案管理工作也要不斷朝向信息化、智能化、以及多元化的方向所發展.然而，縱觀我國絕大多數高校的檔案管理現狀來看，不僅沒有配備專業的網絡防護硬件設施，而且所采用的保密安全技術也十分落后，從而對檔案保密工作埋下了嚴重的安全隱患.

3.2 高校檔案保密意識松懈

在最近幾年來，我們經常能夠在新聞中看到有關于高校學生信息泄露、信息買賣等事件，究其根本，導致大學生檔案信息頻頻泄露的主要原因即為高校中的檔案保密意識十分松懈.由于檔案保密是一種防范性的工作，因此它并不能夠在短時間內帶來明顯的效果.雖然高校中的絕大多數檔案管理人員都會認真完成自己的工作任務，但由于他們將絕大多數的工作精力都放到了檔案接收與檔案利用中，因此會忽略掉同樣重要的檔案保密工作.長此以往，高校檔案管理工作人員會對檔案信息的安全保密放松警惕，從而為不法分子創造出了可乘之機.

3.3 高校檔案管理人員的素質水平不高

截止到目前為止，高校中所擁有的檔案管理人員普遍存在著綜合素質低下、專業性不強、保密觀念匱乏以及防范意識不足等問題，在日常的檔案保密工作中缺少應有的專業素養與操作能力.除此之外，高校管理者也并沒有對檔案管理人員給予應有的教育與培訓，從而導致他們根本無法跟上時代的發展腳步，不僅存在著嚴重的檔案資料混放情況，而且也不能夠及時的做好檔案信息的電子歸檔工作，從而導致大量涉密檔案的流失.

3.4 高校檔案保密制度不健全

高校檔案的最主要利用方式即為檔案借閱，但由于高校檔案信息的借閱量較大，借閱主體比較復雜，因此唯有通過進一步完善檔案借閱制度，才能夠對檔案信息的保密工作提供力量支持.然而，由于高校一直以來都沒有重視對檔案制度的建設與完善，從而導致檔案的借閱活動非常的雜亂且分散，即使是部分高校中的檔案館制定出了分門別類的借閱手續制度，但由于缺少靈活性的執行方案，從而導致在具體的操作過程中遇到了很多阻力，無法達到應有的檔案保密作用.

4 完善高校檔案保密工作的措施建議

4.1 及時更新檔案室的基礎設施，為檔案管理工作提供硬件支持

通過上文中的介紹可知，高校檔案室基礎設施的匱乏會嚴重影響到保密工作的順利開展，基于此，高校管理者需要進一步加大對檔案室基礎設施完善的投入力度.首先，應當根據檔案保密工作的實際需求，在檔案室內安裝防護門窗、保險箱、保險鎖等設備，同時還要根據涉密檔案的數量來設置專門的絕密檔案室；其次，由于檔案室內的絕大多數檔案均為紙質材料，因此必須要做好防水與防火工作，應當為檔案室加裝防火設施，同時還要在檔案室所在的樓頂上加裝避雷針，從根本上杜絕安全隱患的存在.

4.2 加強高校檔案管理意識，提高工作效率

在當前的時代背景中，如果想要將檔案保密工作的真正價值發揮出來，就必須要從管理思想、管理組織以及管理制度這三個方面同時入手，制定出符合高校當前發展現狀的管理措施.

首先，積極開展檔案保密管理的宣傳教育活動.由于檔案保密管理工作是一項復雜化的長期工程，因此高校管理者需要結合當前現狀，找出管理工作重點，同時發掘出影響檔案保密工作順利實施的主要原因，在此基礎之上加大對檔案保密管理的宣傳力度，通過進一步推廣《檔案法》與《保密法》，來增強高校檔案管理人員的保密意識，同時將保密工作落實到個人身上.

其次，高校中的檔案管理人員需要根據檔案信息的形成主體、重要程度、經濟價值等因素來制定出有針對性的保密工作方案.

再次，高校要進一步加強對檔案管理制度的建設力度，一方面要充分發揮出現有管理制度的約束力，另一方面還要借助于國家法律的權威性來強化保密工作.

最后，高校檔案管理者需要將檔案保密工作融入到各個環節當中，將中級以上的涉密信息區分出來，同時根據保密檔案的時限做好相關的降密與解密工作.

4.3 提高檔案工作人員的綜合素質

首先，高校中的檔案管理人員需要全面學習有關于檔案保密的法律法規，其中包括《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國國家安全法》等等.高校管理者應當經常性的組織檔案工作人員參與教育培訓活動，向他們宣傳有關于科技保密工作的政策制度，從根本上強化檔案管理員的保密意識，樹立起應有的工作責任感，在現有的基礎之上提高檔案保密工作的自覺性.除此之外，高校管理者還要將“預防第一”的管理原則告知給所有檔案管理人員，避免他們在日常的檔案保密工作中存在僥幸心理.

其次，由于高校中的檔案管理人員與服務人員對于檔案信息的保密工作負有著直接性的責任，因此必須要確保他們能夠具備以下的幾項專業素質：第一，擁有高度的工作責任感與服務精神，十分熱愛檔案管理工作，心甘情愿的為高校師生提供檔案服務；第二，具備高水平的業務素質，可以獨立處理好在檔案管理工作中所出現的突發問題；第三，具備敏銳的觀察力與足夠的耐心，善于總結和分析檔案保密工作中的不足之處，并結合自身經驗制定出相對應的解決方案.

4.4 完善檔案管理工作系統，嚴格工作制度

由于高等院校中聚集了大量的知識信息與優秀人才，因此在日常的教育與管理過程中會產生很多重要的涉密檔案信息.高校管理者應結合自身的實際情況與管理特點來制定出完善的檔案管理工作系統，一方面要促進檔案管理方案從之前的封閉模式轉變為開放模式，另一方面還要還要將一名高校管理人員下放到檔案室內，以此來形成上下齊抓、左右共管的系統化檔案保密管理模式.除此之外，高校中的檔案管理工作人員還要嚴格按照《保密法》中的相關內容來制定出安全管理方案，結合高校涉密檔案的管理特點來進一步完善工作制度.

4.5 普及網絡技術，提高管理水平

近年來，互聯網技術與計算機技術的迅猛發展徹底改變了原有的信息傳遞方法，從而在無形當中擴大了高校檔案信息的流通范圍，從而對檔案保密工作帶來了諸多的挑戰.針對我國高等院校當前的檔案管理現狀來看，檔案管理的信息化建設是一項高難度的系統化工程，由于在信息化建設的過程當中會涉及到多種類型的信息技術，因此需要高校檔案管理人員具備高水平的信息處理能力.首先，高校管理者要加大對檔案管理人員的信息技術教育培訓力度，確保所有檔案管理人員均可以具備較強的檔案保密意識，同時還可以自如的處理好出現在檔案管理工作中的網絡安全問題.其次，高校中的檔案管理人員不僅要不斷地完善自身的業務能力，同時還要積極的參與到信息網絡技術的科研活動當中，結合自身的工作經驗來總結出現有檔案保密工作中所存在的問題.再次，高校管理者需要在社會中聘請一些諸如網絡技術專家、密碼專家以及專業的管理人員，讓他們可以將先進的網絡信息管理技術帶入到高校的檔案管理工作中來，以此來保證高校檔案保密工作的深度與廣度；最后，高校管理者需要緊密圍繞存在于檔案網絡安全保密工作中的現實問題來開展研究活動，同時還要虛心聽取檔案管理人員所提出的意見與建議，從而為高校檔案保密工作的順利開展打好基礎.

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2017-03-16