“互聯網+”背景下高校檔案信息服務與共享研究

黃曉婷

“互聯網+”背景下高校檔案信息服務與共享研究

黃曉婷

“互聯網+”時代的到來，信息的產生方式和載體形式發生了重大變化，公眾對信息的需求空前增加，使高校檔案事業發展進入了新的機遇期。高校檔案與“互聯網+”深度融合，加強檔案信息服務與共享，更大限度服務社會發展，是社會的大勢所趨，是傳統高校檔案工作的重大變革。如何利用現代互聯網技術推進高校檔案信息服務與共享成為新的焦點。

“互聯網+”；高校檔案；信息服務與共享

[作 者]黃曉婷，仰恩大學。

隨著2015年國務院《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》的印發，與“互聯網+”的深度融合，成為高校檔案等傳統行業新的發展趨勢。高校檔案是學校發展以及社會發展不可缺少的公共信息資源，在持續不斷推動高校檔案電子化、數字化的前提下，更廣泛地利用大數據分析、聯網共享等現代化互聯網技術，推進高校檔案信息服務與共享，更大限度服務社會發展，滿足社會公眾對檔案信息的需求，充分發揮高校檔案信息資源的價值，成了符合時代發展要求的高校檔案工作的新課題。

一、“互聯網+”環境對高校檔案信息服務與共享的影響

移動互聯網、大數據技術、云計算等高科技成為當今時代的主流，人們的工作方式、生活方式發生了前所未有的變化，也給高校檔案信息服務與共享帶來了深遠的影響。

（一）互聯網時代對高校檔案信息服務與共享的帶動

在社會信息資源網絡化、全球化的大背景下，社會對信息的需求空前增加，信息、資源不僅更加公開透明，人們的溝通和交流也更加便捷。依托鏈接世界各地的計算機網絡、各種媒體平臺，以及信息技術產品的層出不窮，互聯網從根本上打破了時空限制，人們幾乎能無時差地進行信息交換、利用、共享。這必然給傳統高校檔案以藏檔為主要任務，“重藏輕用”的觀念帶來新的沖擊，也必然帶動高校檔案主動整合檔案資源、促進檔案開放、傳播檔案信息、激活檔案資源，加強檔案信息服務與共享，實現檔案資源的價值，融入互聯網時代的主流方向。

（二）互聯網技術對高校檔案信息服務與共享的支持

依托現代互聯網技術的鼎力支持，傳統的高校檔案工作逐步邁向了信息化時代。檔案管理軟件、檔案數字化等現代化互聯網技術的使用為傳統閉鎖的高校檔案工作開拓了嶄新的業務領域，給高校檔案信息服務與共享提供了新的便捷渠道。社會媒體的普遍使用，使高校檔案信息化的載體也將日益多樣化，檔案工作者可將社交媒體作為信息獲取和信息發布的重要渠道，檔案利用者也可通過智能手機等移動設備隨時隨地查詢所需的信息，給傳統面對面的檔案利用方式注入了新的活力，異地檔案服務、檔案利用以及檔案共享將成為新的潮流。

（三）高校檔案加強信息服務與共享對互聯網的需求

充分吸收現代互聯網技術為高校檔案所用，把互聯網與檔案信息服務、資源共享進行有機地結合，是適應新形勢下高校檔案工作的發展需求。高校檔案部門既是服務學校黨務、行政、教學、科研的行政型部門，也是服務全校師生及其他社會公眾的社會型部門，關系到學校發展及社會發展。信息時代的到來，經濟社會快速發展、科技水平迅速提高，高校各項事業的發展也是日新月異，公眾對檔案信息資源的利用需求日益增多，高校檔案多元化的職能導致檔案利用工作應接不暇。電子文件、電子信息傳輸等現代化技術在高校管理中的廣泛應用，使得傳統的檔案服務和實體借閱方式顯而易見跟不上新形勢的需要。

互聯網的飛速發展使社會信息量與日俱增，信息超載成為信息時代的主要特征，人們追求更便捷的信息交流方式更加顯得順理成章，檔案利用者把對移動網絡的依賴遷移到對檔案信息服務與檔案共享的渴求之上。檔案管理手段的智能化、檔案服務的自動化以及檔案信息的遠程傳輸、遠程閱覽，這種不受時間和地域限制為利用者提供檔案服務甚至提供檔案共享的便捷渠道，加速了辦事節奏，提高了工作效率，是檔案事業新的“興奮劑”，也是當前高校檔案工作的迫切所需。

二、互聯網時代高校檔案信息服務與共享的現狀

高校事業發展與時俱進，信息化土壤肥沃豐腴，切合實際分析高校檔案信息服務與共享的現狀至關重要。比如檔案資源雖然豐富多樣而信息化程度仍在初級階段；檔案工作雖然井然有序卻始終缺少多樣化的服務和共享渠道；各高校檔案資源跨館聯合索引仍未實現等。

（一）高新檔案信息化技術水平仍在初級階段

高校檔案工作因其思維慣性、學校規模等諸多因素的影響，大部分高校檔案信息化還停留在初級水平狀態。總體來看，當前高校檔案數字化建設才在起步階段，大多數距檔案信息化標準和《數字檔案室建設指南》的要求，還有很大的發展空間。高校檔案信息技術水平的高低直接影響檔案數字化、管理智能化、傳輸網絡化、檢索便捷化、服務范圍擴大化、資源共享化等諸多環節，一定程度上制約著檔案信息服務與共享的進程。

（二）高校檔案信息服務與共享渠道單一

大多數高校檔案部門利用公共網絡向社會各界提供檔案信息服務、進行信息交流和資源共享的主要渠道是通過檔案網站的設立。網站門類設置主要包括全宗介紹、規章制度、服務指南、在線咨詢和檔案檢索等內容。服務指南多為聯系方式和地址；在線咨詢一欄鮮有訪問者的“足跡”；關于檢索功能有的甚至只是一個圖標而已。檔案網站信息服務和資源共享功能的不完善使利用者很難通過檔案網站獲取較全的檔案信息。面對“互聯網+”這個風口，單一的檔案信息服務與共享模式顯然已經不適應，怎么開發如微博、微信、QQ等多種網絡背景下的服務形式和共享渠道來傳遞檔案信息是高校檔案工作進一步探索的重要方向。

（三）各高校之間檔案信息交流力度薄弱

目前，各高校制定檔案工作管理制度、辦事細則等之前，缺乏校際間的探討，檔案管理規范不統一，所用的檔案管理軟件存在不兼容性，難以實現館際之間的信息交互。各校之間關于檔案工作方面的協作交流甚少，大多數仍舊沿用傳統各自為政的檔案管理辦法，各校檔案信息化水平、檔案服務范圍、檔案利用渠道等多方面存在差異，檔案資源難以實現共享。利用網絡技術構建檔案資源跨館聯合索引實現聯機檢索，實現服務便捷、資源共享，對各高校仍是一項挑戰。

三、用“互聯網+”引領檔案工作新常態，大力推進高校檔案信息服務與共享

高校檔案工作需要滿足多樣化、深層次的信息需求，主動適應新常態，加強與“互聯網+”的深度融合成為推進高校檔案信息服務與共享的重要手段。

（一）夯實基礎，深化互聯網+檔案信息化

檔案信息化是檔案服務、檔案資源共享的一項基礎性工作，是檔案事業可持續發展的重要支撐。

1.轉變觀念，努力適應信息化新形勢。認清形勢、轉變觀念，是開創高校檔案信息化工作新局面的首要任務。高校對于檔案信息化工作的發展必須認真思考，重新定位，緊跟互聯網+高校檔案信息化的步伐，將檔案信息化工作納入高校教育信息化建設總體規劃中，制定高校檔案信息化工作專項方案，重視傳統檔案的收管利用與信息化管理的有機銜接，加快轉型升級，掀起高校檔案信息化建設新高潮。

2.加大投入，奠定檔案信息化建設技術基礎。互聯網技術發展勢如破竹，在檔案信息化管理系統建設、數字檔案館庫建設、高效查閱利用、網絡安全防范等方面帶來全新的動力。開發建設高校檔案信息化系統，建設高校電子檔案中心、數字檔案館庫是實現檔案服務便捷化、服務領域擴大化、信息資源共享化的核心驅動力。高校應加大投入力度，科學規范地加強檔案信息化配套設施的建設，實現檔案管理系統化、檔案利用網絡化、服務手段遠程化。

3.重視培養，提高檔案人員信息化素質。高校必須正視互聯網時代對檔案信息利用的新要求，重視提高專兼職檔案人員信息化素質，克服高校檔案工作者墨守成規、故步自封的工作習慣，摒棄“互聯網+”與檔案無關的傳統思維。加大對檔案工作者的培訓力度，加強在應用新技術、操作新軟件、運用新媒體等方面的培訓，提高運用移動互聯網技術推陳出新、優化工作模式的技能，助力檔案信息化建設。

（二）順勢而為，加強互聯網+檔案服務

高校檔案通過社會公眾廣泛的利用與共享以實現其社會價值。依托檔案信息化建設成果，高效、便捷、適時獲取信息的檔案服務是檔案信息資源廣泛共享的重要保障。

1.形成檔案服務新觀念。隨著檔案進一步開放化，高校檔案機構也逐漸實現從封閉式向開放式轉化，從管理型部門向服務型部門轉變，從以機構為中心轉向以用戶為中心。信息環境中的高校檔案工作者更應該以互聯網“用戶思維”提高主動性，拉近檔案部門與利用者之間的距離，客觀處理檔案保密性和可用性之間的關系，正確介紹檔案的內容和使用價值，提升利用者對檔案信息的認識，激發對檔案利用的熱情，改變傳統檔案工作枯燥、乏味的社會刻板印象，提高高校檔案的社會地位，讓其煥發勃勃生機與活力。

2.創新檔案服務方式。移動終端市場蓬勃發展，使用智能手機、平板電腦等移動設備進行遠程資源交換和調用受到大眾的青睞，傳統手工式的紙質檔案服務模式愈發顯得煩瑣守舊。檔案機構應開拓創新，開發網絡背景下更大限度、更快速、更便捷的服務形式，為管理者和利用者帶來高效便捷的檔案應用體驗和服務。

建立基于校內網的檔案服務平臺。如高校檔案管理系統，兼納校內檔案的收集、管理和利用，具備數字檔案存儲、處理、傳輸、交換、安全防護等功能，便于校內用戶在權限范圍內自主利用。

建立基于公眾網的檔案服務平臺。通過檔案門戶網站和微博、微信公眾號等“微”媒體，設立館（室）藏介紹、在線咨詢、在線查閱等服務窗口，滿足校外利用者的不同需求，提供異地咨詢、查檔、閱檔等服務。

建立檔案信息交流的互動平臺。開通如博客、微博、論壇、人人網等允許人們撰寫、分享、評價、交流、傳播的社交媒體平臺，一方面給予用戶在利用各種可公開的檔案信息時擁有極大地參與空間和主動權，擴大檔案網絡交流和傳遞的范圍；另一方面檔案工作者可根據用戶反饋、用戶評價、用戶意見不斷完善，提升服務質量。

（三）尋求突破，推進互聯網+檔案信息資源共享

隨著傳統高校檔案逐步轉向信息化模式，實現檔案信息資源廣泛共享，最大限度發揮高校檔案服務社會公眾的重要價值，已經成為高校檔案工作者普遍關注的焦點。

1.加強交流協作，整合檔案資源。高校檔案實現信息資源社會化廣泛共享，要加強社會公共關系的建立，加強與博物館、圖書館等信息資源庫的協作關系；加強與政府機構、企業事業單位、民間組織的信息交流；在各高校檔案機構之間形成工作聯盟，以形成良好的社會外部環境。要廣泛交流，評估各類檔案資源的價值、調研用戶的需求情況、探討高校檔案的開發空間，以設計優質的整合方案。要進行針對性的歸類整合，除了按照《高等學校檔案管理辦法》所規定的分類歸檔方式外，還應將保密檔案資源、重要檔案資源、特色檔案資源、優質檔案資源進行有效整合，區分開放范圍，做到由分散到集中、由無序到有序，突出重點、亮點、熱點，提升高校檔案的綜合實力，為檔案信息共享奠定堅實的基礎。

2.加大宣傳力度，擴大社會影響力。開展社會宣傳對高校檔案信息資源開發利用、廣泛共享有著舉足輕重的作用。隨著互聯網深入社會的每個角落，以及移動設備、社會媒體、社交軟件的普遍使用，現代互聯網技術為檔案宣傳開辟了新型的宣傳渠道。例如，開通高校檔案微信公眾號，通過掃描二維碼或關注微信號，用戶即可隨時隨地了解高校檔案最新動態；開通高校檔案博客、微博，通過粉絲通、話題排行榜等欄目提高社會對檔案工作的認知程度；開通豆瓣、人人網、天涯等網絡平臺，發布相關高校檔案信息，增強社會公眾的檔案意識；校內新聞媒體、廣播、電視臺等也是檔案宣傳的重要陣地。通過對內與對外雙重宣傳渠道，經常性、廣泛性的宣傳活動，能夠擴大檔案信息資源的社會影響，使高校檔案工作獲得社會各界的關心、支持，為檔案信息資源社會化共享創造良好的輿論氛圍。

3.優化共享模式，豐富共享途徑。高校檔案作為重要的信息庫，理應承擔服務社會的責任，探索“互聯網+”背景下多元化的網絡共享途徑。高校檔案網絡共享范圍應根據檔案的開放范圍來限定，依據檔案開放范圍界限不同，區分面向校內、面向校際、面向社會的不同群體，設置不同共享模式。面向校內群體，可利用校園局域網，上傳本校師生利用率較高的信息資源，提供校內共享；面向校際群體，可依托檔案學會、檔案協會等機構，設立校際檔案資源網絡共享平臺，建立統一的服務界面，使用共同的檢索方法，實現校際信息交互；面向社會群體，可利用檔案網站、社交媒體發布如特色教學成果、課程資源等可面向社會公開的檔案信息資源，供社會大眾共享利用。多舉并措，推進高校檔案信息服務與共享，擴大高校檔案工作社會覆蓋面，增強檔案事業的生機與活力。

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