數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用

坎卓

西北民族大學

【摘 要】20世紀50年代后，以計算機技術和現代網絡技術為主體的信息技術迅猛發展，他逐漸改變了我們的生活與工作。而且為某些難以解決的問題提供了新的，更便捷的解決方式。而檔案管理工作也是當下信息技術迅猛發展的受益者之一，將信息技術應用于檔案管理工作中已經成為一股不可逆轉的潮流。

【關鍵詞】數字化網絡技術；檔案管理；信息技術

高校檔案是高校教學、科研、黨政管理等職能活動的歷史記錄，是高校發展歷史軌跡的真實記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發展歷程。高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志。但是檔案管理具有一定的復雜性，急需現代信息技術的輔助。

一、將數字化技術應用于檔案管理的必要性；

1.是高校檔案管理工作的復雜性的要求；

目前我國共有兩千八百多萬在校學生，還有一百多萬高校工作人員。對這近三千萬人進行管理絕非易事，而管理的主要依據就是這些人的檔案。如果沒有這些檔案，那么很難對這么龐大的人員機構進行有效的管理。如果將這些檔案信息以紙質載體進行保存，使用傳統的手段進行管理，不僅難以長久保存，更容易導致檔案信息的遺失與損壞。而且，面對浩如煙海的檔案信息，整理分類工作極為復雜，這就大大降低了檔案的使用效率。因此，將數字化技術應用于檔案管理之中已經成為大勢所趨。

2.是高校檔案管理工作發展趨勢的要求

21世紀是數字化、信息化、和網絡化的時代。數字化網絡技術逐漸進入各個行業與領域，他改變各個行業的工作方式與管理方式。在各項工作中，計算機與網絡都發揮著越來越重要的作用。作為高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理工作必須實現數字化，管理者必須將網絡數字技術應用于管理工作之中。這樣才能使高校的檔案管理工作緊隨時代潮流，逐步提高高校檔案管理工作的現代化水平。

3.是解決高校檔案管理問題的要求；

我國檔案管理數字化進程較慢，大部分地區仍然使用傳統的方式對檔案信息進行保存和管理。這種管理方式存在著諸多的弊端。這種管理方式極易導致檔案信息的錯誤和遺失。同時，這種管理方式還導致檔案的使用率低下，未能真正的發揮檔案信息在管理工作中的作用。

二、數字化網絡技術的優勢；

1.提高檔案管理工作的效率；

將數字化信息技術應用于檔案管理工作之中，能夠極大地沖破傳統檔案管理中的種種局限，加速檔案的分類與整理，并從中提取合理的信息，將其應用到管理中，這樣不僅減少了檔案管理工作中的問題與失誤，而且大大提高了效率。

2.增強檔案管理工作的安全性；

2016年8月21日，18歲的山東女孩徐玉玉因被詐騙電話騙走上大學的費用9900元，傷心欲絕，郁結于心，最終導致心臟驟停死亡。究其根本，這一慘劇發生的最主要原因就是個人檔案信息管理不當所導致的信息泄露。由于傳統的管理方式存在著種種漏洞，這才為某些不法分子提供了可乘之機，他們利用這些漏洞獲得個人信息，并實施詐騙。而將數字化網絡技術應用于檔案管理工作中，能夠極大地增強檔案信息的安全性，避免信息的泄露，維護個人的隱私安全。

3.有利于各部門信息資源共享；

運用數字化網絡是技術，檔案管理部門可以建設檔案信息數據庫，將本校所有經過整理的檔案信息納入數據庫中，并針對這些信息建立專門的檢索入口，這樣當各個部門需要使用檔案信息時，只需要獲得管理部門的網上授權，就可以進入數據庫進行檢索來獲得自己需要的信息，這樣不僅實現了信息資源的共享，更大大提高了工作效率，節省了時間。

4.能夠降低檔案管理成本；

傳統的檔案管理工作效率較低，它主要依靠的人工對紙質檔案進行分類、整理與管理，由于檔案的復雜性就要求投入大量的人力。紙質文件的印刷與大量工作人員的投入就會導致管理成本的增加。而現代數字網絡技術用磁盤和云盤代替了紙質載體極大地提高了工作效率，同時也極大地提高了工作效率。這樣就大大的降低了檔案管理工作的成本。

三、如何更好地將數字化網絡技術應用于檔案管理工作；

1.改革檔案管理制度，制定合理的管理章程；

“矩不正，不可為方；規不正，不可為圓”，這句來自《淮南子》的名言深刻的論述了規則與制度的重要作用。要想實現高校檔案管理數字信息化必須先改革檔案管理之訴，制定切實可行的改革計劃與合理的管理章程。完善的高校數字化檔案管理工作制度不但能夠保證高校數字化檔案的完整性和系統性，而且也能為高校數字化檔案為良好的基礎準備工作。制定規范標準的管理制度有利于工作人員按照科學的流程對檔案信息進行管理，避免在工作中出現錯誤。

檔案信息化管理的制度應該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項管理制度不能一成不變，要在實際工作中不斷進行完善，以確保各項管理制度的權威性。

2.增加資金投入，提高數字化檔案管理工作的基礎性工作；

要想實現檔案信息數字化需要解決信息安全、信息共享、信息存儲問題，這就需要配置安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備，例如服務器、高速掃描儀、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數字化等設備。這些設備價格昂貴，需要巨大的資金投入。

因此，高校需要設立相關的專項經費，擴大對檔案管理信息化方面的開支。而檔案管理部門也應當合理地使用這些資金，在購買設備、招聘人員方面盡量節約資金，已實現經費效果的最大化。

3.引進專業人才，培養高素質員工；

檔案信息數字化是建立在網絡信息技術基礎之上的一種新的檔案信息管理模式，他對于管理者的知識素質有著嚴格的要求，因此必須引進專業人才來建立數據庫與檢索網站。隨著檔案數據庫建立與維護工作的進一步進行，對于管理者知識素養的要求也就越來越高。因此必須建立一套完整的員工定期培訓制度，不斷為員工“充電”，以滿足檔案信息數字化的需求。

4.提高信息安全意識，確保檔案信息利用安全；

檔案信息數字化雖然能一定程度上避免私人信息的泄露，但也面臨著網絡黑客等因素的威脅。因此，對于一些涉及學校機密，個人隱私的內容要嚴格保密，謹防泄密問題的出現。還要保障網絡服務器和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施。

四、結語

高校檔案管理是高校管理工作中最重要的一環，其重要性不言而喻。而將數字化信息技術應用于檔案管理是一個長期且需要不斷探索的過程，在這條路上我們必須遵循合理的原則，設立正確的目標，腳踏實地，逐漸提高檔案管理工作的使數字還網絡技術在檔案管理中發揮更重要的作用。

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