企業(yè)檔案管理信息化建設探討

李玲子

中國冶金地質總局山東正元地質勘查院 山東濟南 250014

企業(yè)檔案管理工作涉及企業(yè)經營和發(fā)展的各項資料，對于企業(yè)管理來說十分重要。從目前情況分析，一些企業(yè)檔案管理水平還較為落后，受體制改革和社會發(fā)展速度過快的影響，其中存在較多的漏洞，嚴重的影響到了檔案管理效率。隨著信息技術在我國的不斷發(fā)展，企業(yè)在進行檔案管理時，要積極投入相應的信息化技術與手段，通過對信息化模式的應用，進而對管理方式進行創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理信息化建設中要拓寬管理渠道，增加多樣化的管理方式，對檔案收集、傳播以及儲藏工作進行信息化改革，這樣能夠有效促進檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化以及數(shù)字化建設。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)經營發(fā)展的重要組成部分，其隨著科學技術和管理體制改革而轉變，從現(xiàn)階段來看我國的檔案管理工作水平得到了極大的提高，這與計算機技術應用、市場經濟發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。企業(yè)檔案是反映企業(yè)生產、經營、科研、管理活動和企業(yè)資產、產權、資信等信息的真實記錄，是企業(yè)適應復雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)曾經的輝煌業(yè)績更記錄著企業(yè)的發(fā)展過程，也是企業(yè)文化中不可缺少的部分，不僅關系著企業(yè)本身的建設，同時還能作為國家檔案的重要組成部分，因此，在企業(yè)建設之中完善的信息化管理手段能夠有效地保證檔案完整性，同時高質量的信息化儲存能讓檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設策略

（一）創(chuàng)新檔案管理信息化技術

企業(yè)要積極應用計算機信息技術為檔案管理工作進行服務，建立交互性、開放式的檔案服務平臺，加快檔案管理網(wǎng)絡的建設，并且以此為條件加快電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提升相應檔案數(shù)據(jù)信息的輸出量及運用效率，令檔案管理能夠有效為企業(yè)及社會的發(fā)展作出貢獻。技術作為檔案信息化建設的主要動能，企業(yè)在執(zhí)行相應檔案管理信息化建設時，需要通過現(xiàn)代信息技術進行支持，將紙質檔案作為根本，創(chuàng)建相關的電子檔案信息管理制系統(tǒng)，完成電子檔案信息技術的有效運用，并規(guī)范管理行為，以此加快信息資源的良好發(fā)展與運用。企業(yè)還應當建立相應的電子文檔信息中心，所有用戶不但能夠自主上傳電子文檔，還應當在此平臺查閱和應用資料。

（二）提高檔案管理安全水平

企業(yè)檔案管理信息化建設中，要注重檔案管理安全水平的提升，可以從以下幾個方面分析：第一，訪問控制機制，這是保證數(shù)字檔案信息安全最重要的策略之一，通過系統(tǒng)的訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，保證電子文件的安全；第二，識別和鑒別機制，主要是應對來自網(wǎng)絡上的各種攻擊，識別就是分配給每個用戶一個ID來代表用戶和進程，鑒別是根據(jù)用戶的私有信息來確定用戶的真實性，防止欺騙；第三，系統(tǒng)備份，系統(tǒng)能夠對數(shù)據(jù)庫進行完整備份、差額備份和日志備份，通過安全的備份策略，能夠在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)出錯后，快速完成數(shù)據(jù)恢復；第四，防火墻，這是一種保護計算機網(wǎng)絡安全的技術性措施，可以作為阻止網(wǎng)絡中的黑客訪問某個機構網(wǎng)絡的屏障，進而避免檔案信息的泄露。

（三）培養(yǎng)高素質檔案信息化人才

檔案信息化是利用現(xiàn)代信息技術對檔案管理模式的革新，因此，對檔案管理人員的信息化素養(yǎng)要求很高，工作人員既要具備專業(yè)的檔案管理經驗，又要有信息化知識和技能。高素質的檔案管理人才隊伍是企業(yè)檔案管理信息化建設的根本保證。檔案信息化人才的結構主要分為三個方面：第一，研究型人才，負責制定檔案數(shù)據(jù)標準，信息傳輸標準、電子檔案的管理標準等各種問題的研究，使用新的技術和工具開發(fā)出高效、適用、開放的檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)庫；第二，管理型人才，負責組織和協(xié)調各個部門，做好檔案信息化建設過程的維護，協(xié)調好開發(fā)人員與操作人員之間的溝通，負責對操作人員培訓，管控檔案信息化系統(tǒng)的正常運行；第三，操作型人才，負責建設完成后的檔案管理系統(tǒng)的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網(wǎng)絡知識和電腦維護常識。

總而言之，隨著信息技術不斷發(fā)展，檔案管理信息化已經成為檔案管理的必然趨勢。企業(yè)要積極使用先進的計算機和網(wǎng)絡技術建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而提高企業(yè)檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用的相關工作效率，促進企業(yè)更好、更快的發(fā)展。

參考文獻：

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[2]梅龍.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2016(12):35-36.