淺析檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性

高培燕

【摘 要】企業(yè)檔案利用是檔案工作者將本館（室）及其他單位所收藏的檔案信息資源，通過一定的方式進(jìn)行開發(fā)并利用，為檔案利用者提供服務(wù)，滿足人們需求的工作。檔案利用服務(wù)工作是以檔案信息資源為前提，滿員社會(huì)需求為利用服務(wù)目的，通過多種途徑和方式傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過程。

【Abstract】The enterprise archives utilization is the archives workers using the archives information resources in their own or other units library （room）， through a certain way of development and utilization， to provide services for archives users to meet people's work demand. The archives utilization service work is the process of realizing the value of archives by variety ways and means. The work is based on the archives information resources ，and taking the social demand for the use of full service purposes.

【關(guān)鍵詞】檔案；企業(yè)；管理

【Keywords】archives； enterprise；management

【中圖分類號(hào)】F426 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）03-0143-02

1 引言

對(duì)于檔案，人們似乎并不陌生，但又不是所有的人都了解檔案，檔案的內(nèi)涵是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)不僅要產(chǎn)生和形成文件，而且在今后的活動(dòng)中還要利用過去產(chǎn)生的文件，因?yàn)槿魏我粋€(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人都離不開企業(yè)檔案的參考價(jià)值。檔案是橋梁也是紐帶，人們把一些利用價(jià)值高的文件保存起來，就成為了檔案。這些檔案都是伴隨著人們實(shí)踐活動(dòng)所產(chǎn)生的，是最為原始的記錄，這種直接的記錄對(duì)企業(yè)管理檔案產(chǎn)生了非常重要的作用。

2 檔案管理在企業(yè)中的作用

檔案利用工作主要內(nèi)容包括建立健全檔案系統(tǒng)的檢索功能，一般要做到對(duì)檔案資源進(jìn)行有效開發(fā)、加工、匯集工作，才能便于各方面利用，產(chǎn)生實(shí)際效果，最終有效地服務(wù)于社會(huì)。提供檔案利用是檔案管理部門的工作人員直接提供檔案，為了檢查詢問題，機(jī)關(guān)檔案室檔案的提供利用工作，主要服務(wù)對(duì)象是本單位的各個(gè)部門。使檔案室的檔案能夠有效利用，一要提升管理工作的水平，保證館（室）藏檔案的質(zhì)量；二要建立健全完善的檔案檢索體系，以方便利用者查閱；三要開辟多種利用查閱途徑，可以通過網(wǎng)絡(luò)等方式，以電子文本的形式查閱利用。

3 企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分

在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展日新月異的形勢(shì)下，檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要，創(chuàng)新理念，健全體制。檔案工作人員必須有自己的想法，努力開拓檔案管理的各項(xiàng)技能，積極探索檔案管理新途徑和不斷體現(xiàn)檔案管理工作的觀念、機(jī)制和管理方面的創(chuàng)新。

4 檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言至關(guān)重要

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，具有一定的管理性。這種“管理”是科學(xué)的管理，而不是簡簡單單地把企業(yè)的檔案保管起來。企業(yè)檔案工作是一個(gè)企業(yè)工作中的重要組成部分，企業(yè)檔案工作主要屬于管理活動(dòng)的范疇，從生產(chǎn)管理到經(jīng)營管理，從行政管理到后勤管理等，方方面面都離不開管理問題，其中，很重要的一項(xiàng)工作就是企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案工作是信息工作的一部分，它要為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作、科學(xué)研發(fā)工作以及各方面管理工作提供檔案信息的依據(jù)、條件及保障。所以說，企業(yè)檔案工作其實(shí)是企業(yè)管理基礎(chǔ)的工作之一。檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，企業(yè)檔案工作應(yīng)充分地行使管理職能，及時(shí)參與企業(yè)各項(xiàng)管理工作之中，企業(yè)應(yīng)通過健全的管理制度賦予檔案部門一定的職權(quán)，使得企業(yè)檔案工作人員能夠在管理好檔案的同時(shí)，真正融入整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)之中。這些制度的內(nèi)容集中體現(xiàn)在“三納入”“四參加”“四同步”上。企業(yè)檔案除了管理上的重要性，其實(shí)技術(shù)性也是很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作。當(dāng)今社會(huì)信息化管理廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)管理活動(dòng)，檔案信息是企業(yè)的重要資源之一，信息化極大地影響了企業(yè)檔案工作，它帶來的檔案載體、內(nèi)容、接收、保管、利用方式的轉(zhuǎn)變，在大多企業(yè)中，實(shí)施企業(yè)檔案電子化、信息化、數(shù)字化、知識(shí)化管理已經(jīng)成為一種必然發(fā)展的趨勢(shì)。當(dāng)然無論是企業(yè)檔案管理的重要性還是技術(shù)性的重要性最終目的還是供廣大用戶得到有效利用，近些年來，央企對(duì)利用檔案創(chuàng)效益的典型事例進(jìn)行年度統(tǒng)計(jì)，并要求各企業(yè)檔案管理部門至少要上報(bào)3例，由此看來，利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益對(duì)一個(gè)企業(yè)管理起著舉足輕重的作用，它直接或間接地影響著企業(yè)的效益，而效益都是靠各級(jí)各類檔案信息機(jī)構(gòu)開發(fā)檔案信息資源，為其提供檔案信息來保證實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)各種效益都被包含在國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位總效益中。現(xiàn)將本單位檔案室、檔案管理方面作簡要的敘述。

5 檔案管理在電廠中的應(yīng)用

準(zhǔn)格爾能源有限公司矸石電廠位于內(nèi)蒙古鄂爾多斯市準(zhǔn)格爾旗薛家灣鎮(zhèn)，目前一期2×150MW機(jī)組一、二期2×330MW機(jī)組正常運(yùn)行，自建廠以來在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策下設(shè)立了專門的檔案室，并且按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)》JGJ25-2000新建了檔案庫房，檔案庫房平均建筑面積200m2，專職檔案人員兩名。在這期間，準(zhǔn)能矸電有限公司2×150MW機(jī)組工程榮獲2006年度內(nèi)蒙古自治區(qū)“草原杯”優(yōu)質(zhì)樣板工程質(zhì)量獎(jiǎng)。2012年準(zhǔn)能坑口煤矸石電廠2×330MW正式通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，這其中都記錄著檔案的點(diǎn)點(diǎn)滴滴、記錄著檔案工作者默默無聞地工作。2016年，準(zhǔn)能集團(tuán)矸電公司二期空壓機(jī)冷卻水溫度高，空壓機(jī)嚴(yán)重出力不足。檔案室通過查詢二期地下管網(wǎng)圖，發(fā)現(xiàn)原空壓機(jī)冷卻水回水系統(tǒng)存在設(shè)計(jì)缺陷，空壓機(jī)冷卻水與其他冷卻水混合直接排到二期工業(yè)水回收水泵房，造成回收水池溢流外排。按原設(shè)計(jì)照?qǐng)D紙標(biāo)示，將空壓機(jī)冷卻水回水轉(zhuǎn)接至二期冷卻水前池。通過再次測算工程量，并編制施工方案實(shí)施。系統(tǒng)改造完畢后，空壓機(jī)冷卻水回水阻力降低，回水溫度平均降低5℃以上，回水泵房再未發(fā)生溢流事件。2015年，#3爐啟動(dòng)風(fēng)機(jī)后發(fā)生原煙道及脫硫塔后凈煙道泄漏，為查找事件原因，技術(shù)員通過檔案室查詢了#3爐基建時(shí)的鋼混煙道和二期脫硫脫硝改造時(shí)施工圖，發(fā)現(xiàn)按照設(shè)計(jì)應(yīng)將脫硫改造后的鋼煙道與鋼混煙道內(nèi)的金屬件連接，但在施工時(shí)并未按照設(shè)計(jì)要求實(shí)施，而是直接將鋼煙道掛在鋼混煙道的外壁導(dǎo)致連接處泄漏。原設(shè)計(jì)在鋼混煙道膨脹縫處應(yīng)由外向內(nèi)填塞耐酸石棉絨成形軟墊也被在施工中改為在膨脹縫中由內(nèi)向外填充硅酸鋁板并用鋼板壓護(hù)。兩處施工均不按照設(shè)計(jì)施工工藝完成。之后，公司技術(shù)員在按照原有設(shè)計(jì)施工工藝進(jìn)行了修正，為公司減少損失20萬元。由此可見，檔案是不可計(jì)價(jià)的財(cái)寶，只要搞好提供利用，就能為電廠生產(chǎn)運(yùn)行，基本建設(shè)，科學(xué)研究和社會(huì)發(fā)揮其特有的作用。

隨著企業(yè)檔案管理信息化水平的提高，目前檔案管理廣泛采用以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的先進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行文件和檔案管理。檔案管理人員充分利用信息化管理手段，通過系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，有效保證了檔案收集地完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

檔案管理工作體系按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)集中地管理國家全部檔案”的基本原則，對(duì)各單位檔案工作應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，建立健全完善的管理制度，我們不僅要把檔案分別集中在各機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)檔案館，而且要在全國范圍內(nèi)對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)行統(tǒng)一的全面管理，以維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案管理中最基本的要求之一，因?yàn)橹挥斜ＷC了檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

6 結(jié)語

綜上所述，一個(gè)企業(yè)機(jī)關(guān)的全部檔案就能反映出這個(gè)企業(yè)的歷史全貌；一個(gè)人物的全部檔案就能概括這個(gè)人一生的大致輪廓；一個(gè)國家的全部檔案則反映了這個(gè)國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等各個(gè)方面的情況，天文地理，應(yīng)有盡有，無所不包，這就是檔案對(duì)企業(yè)管理的作用。