工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略分析

劉旭杰

摘要隨著當前中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，建設(shè)部門承擔的工程建設(shè)項目亦日益增加。工程檔案管理是建筑工程的必要組成部分，有效控制項目檔案的質(zhì)量，對確保項目竣工驗收起著重要作用。本文分析了工程檔案質(zhì)量控制的策略，探討了實效性做法，為提升建筑工程項目檔案管理水平提供理論參考和實踐依據(jù)。

關(guān)鍵詞建筑工程檔案管理質(zhì)量控制策略

隨著當前中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，建設(shè)部門承擔的工程建設(shè)項目亦日益增加。由于消耗和占用的資源較多，建設(shè)工程的實體成果往往都能受到相關(guān)部門和公眾廣泛的重視，從行政部門到普通老百姓，注意力都集中到了實體成果上面，甚至是只關(guān)注建設(shè)工程的外在觀感，而對建設(shè)工程檔案卻關(guān)注甚少、知之甚少。甚至，有人認為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端，而且異?，嵥椋瑢n案工作表現(xiàn)出了敷衍搪塞的態(tài)度。但是，工程檔案是工程建設(shè)的真實記錄，是工程質(zhì)量的原始憑證，它以自身真實、準確、完整、詳實的特色再現(xiàn)了整個工程管理施工的全貌，可以起到溯本追源的作用，對工程建設(shè)起著舉足輕重的作用，是建設(shè)工程不可忽略的重要組成部分。

針對工程項目實施周期較長，施工流程組成復雜等特點，我單位采用了分年度、分階段、分子項、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式控制項目文件及時歸檔，避免了突擊歸檔帶來的一系列人力、物力不足影響質(zhì)量問題，保障了項目順利通過國家竣工驗收。本文對分階段控制歸檔的一些具體做法和策略進行了闡述和總結(jié)，現(xiàn)報告如下：

一、工程檔案歸檔質(zhì)量控制的重要性

建設(shè)工程檔案資料載體包括：（1）紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式；（2）縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進行保存的載體形式；（3）光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計算機技術(shù)對工程資料進行存儲的形式；（4）磁性載體：以磁性記錄材料（磁帶、磁盤等）為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。工程項目檔案的管理是整個工程建設(shè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作，相比一般的檔案管理，更具有系統(tǒng)性、專業(yè)性，是對工程項目的更直接有效的控制，也是滿足項目竣工驗收的重要組成部分。

二、工程項目歸檔質(zhì)量控制的策略分析

（一）明確收集和歸檔質(zhì)量控制責任制

按國家重大項目建設(shè)規(guī)定，工程項目檔案包括工程準備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗收各階段文件。根據(jù)本單位實際工作安排情況，項目各階段由不同的單位、部門來實施管理檔案，文件的產(chǎn)生錯綜復雜。因此，根據(jù)項目管理、實施及文件產(chǎn)生情況，明確檔案工作的牽頭責任單位以及文件的收集歸檔責任是做好項目歸檔質(zhì)量控制的首要任務。針對中國國家博物館、武漢光谷網(wǎng)球中心、浙江黃龍體育中心體育館（榮獲國家優(yōu)質(zhì)工程獎）、杭州市高科技企業(yè)孵化器有限公司二期工程（榮獲中國建設(shè)工程魯班獎）等國家重點工程項目，首先，本單位統(tǒng)一構(gòu)建了檔案工作體系，明確了檔案管理組織機構(gòu)及職責，管理部門間明確分工、密切合作；同時，各部門明確設(shè)置專、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專人負責、統(tǒng)一鑒定，從計劃、收集、歸檔幾個執(zhí)行層面保障了檔案的管理工作的常態(tài)化運行。其次，完善制度、明確歸檔范圍，根據(jù)國家和單位管理相關(guān)辦法，本單位先后組織編制了《工程檔案管理辦法》等制度，明確了單位項目檔案從立項、實施、竣工各階段產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項目檔案進行統(tǒng)一管理，項目一旦立項，檔案管理部門即指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性。

（二）恰當控制歸檔時間節(jié)點

歸檔時間的正確判斷和選擇，對于維護項目檔案的完整與安全，確保管理部門和實施單位正常的工作次序具有著非常重要的實際意義。歸檔時間若過早，會影響管理部門和實施單位對文件的使用；而且，后續(xù)文件必然性的頻繁補充、歸檔，一定也會影響項目檔案的成套性和系統(tǒng)性，最終影響到檔案部門正常的業(yè)務開展。歸檔時間若過晚，文件則會長期滯留在單位或個人手中，容易造成文件的散失和損壞，還會對文件形成部門額外增加工作負擔；突擊歸檔亦會增加檔案部門對文件接收整理的困難，必定會對項目檔案的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。

檔案管理員熟悉工程項目管理的全過程，掌握從立項審批、項目管理、基建施工、設(shè)備采購、竣工驗收全部流程中的各項工作的重點環(huán)節(jié)，恰當利用項目立項、投標完成、子項目驗收、年度考評、成果鑒定、項目竣工驗收等時間節(jié)點組織歸檔，可保障項目歸檔工作有序進行，大大提高項目檔案收集的質(zhì)量和效率。

（三）制定歸檔計劃、加強歸檔進程業(yè)務指導

根據(jù)以上歸檔時間節(jié)點和項目工作計劃，檔案管理部門及時制定項目的歸檔及驗收計劃，對歸檔單位進行及時的業(yè)務指導，并通過前、中、后期工作的介入，減少了項目歸檔單位反復整改的次數(shù)，從整體上提升了歸檔文件的完整性和有效性，保障項目檔案管理工作的有序進行，從而提高了整體的工作效率。主要做法包括：（1）前期：通過完善項目檔案管理的各項規(guī)章制度、在簽訂合同時明確歸檔要求、加強檔案人員業(yè)務培訓等幾個方面介入項目檔案管理工作；（2）中期：主要加強與相關(guān)業(yè)務部門的溝通，及時掌握項目進展情況，對承擔單位進行歸檔質(zhì)量信息的收集指導，對科研、基建、設(shè)備、軟件等工作進行分類收集、指導，通過這些方法，及時有效地解決了收集過程中出現(xiàn)的問題，掌握了項目資料收集狀況，及時有效地處理了收集過程中出現(xiàn)的問題，與此同時，還掌握了項目資料收集狀況，避免管理員不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件；（3）后期：主要是通過制定驗收計劃，參加項目竣工驗收，歸檔過程中加強對重要、關(guān)鍵檔案的質(zhì)量檢查和控制、請檔案館幫助預驗收檢查等方面來加強監(jiān)督檢查和質(zhì)量控制工作，督促施工單位及時、完整地完成歸檔工作，保障了歸檔文件的規(guī)范性、完整性、有效性和種類齊全性。與上級主管部門的主動配合銜接，充分保障了項目檔案管理的質(zhì)量和效率，為項目順利驗收夯實了基礎(chǔ)條件和詳實材料，確保了驗收成果的成功實現(xiàn)。

三、結(jié)語

總之，要提高工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量，檔案人員必須主動、積極、自發(fā)、全程、動態(tài)、連續(xù)化跟蹤項目，從源頭開始，明確歸檔職責，抓住各個有利時機，制定歸檔計劃，加強業(yè)務指導管理，具體到每一份文件的掌控、每一次合同的交付、每一項驗收中資料的審查，才能從根本上提高項目檔案的整體質(zhì)量，確保項目檔案收集的高效、系統(tǒng)和完整性，確保順利通過項目竣工驗收。

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