辦公室主任工作藝術淺議

李玉梅

摘 要 文章從辦公室主任的個人素質，以及其工作藝術性兩個方面展開分析，切實對辦公室主任這一崗位在實際工作中的價值，以及其實際技能需求做出了討論。

關鍵詞 辦公室 主任 工作 藝術

在企業環境中，辦公室占據著核心節點的位置，并且發揮著協調多個部門共同工作、信息傳達與溝通的重要作用。這種價值，決定了辦公室在企業環境中的工作特征，即極強的綜合性，并且在管理和技術等不同領域較深的參與性。在這樣環境之下工作的辦公室主任職位，作為辦公室工作的帶頭人，必須要具備良好的自身素質，以及卓越的工作能力，才能帶領辦公室工作人員，支撐起整個辦公室業務，確保組織的有序工作與發展。

一、辦公室主任自身素質建設

辦公室主任作為辦公室的領導者，必須從自身素質出發加強建設，只有強大的基本素質作為根基，才能支撐起辦公室主任的崗位職責。

具體而言，需要關注的幾個方面素質，包括政治思想素質、專業知識素質以及心理素質三個主要方面，對于政治思想素質而言，主要指辦公室主任作為領導者應當具有的政治立場、政治觀點，以及領導在工作和生活過程中形成的思想素養，和對于未來發展方向的洞悉和把握等。政治思想素質是保證辦公室工作，乃至于整個組織工作與發展有序展開的必要基礎，是形成主任崗位領導力，推動辦公室部門凝聚力的必要依據。只有切實以科學發展觀等先進理論作為武裝的辦公室主任，才能把握發展的客觀規律，才能明確發展的方向，才能將組織的發展與部門的發展以及人的發展相統一，進一步推動辦公室業務的完善。

而對于專業知識素質方面而言，主要是要求辦公室主任具有必要的專業知識儲備，能夠與組織內部不同的專業部門人員保持有效溝通。這并非要求辦公室主任必須具備淵博的知識，而是要求其能夠保持良好的學習狀態，及時跟進不同部門中先進技術的發展以及引入。除此以外，在法律以及必要的信息技術領域也同樣需要有所了解。毋庸置疑，廣博的知識及合理的知識結構對提高辦公室主任的工作效率和水平具有非同尋常的意義。

最后，在心理素質方面，必須承認這是直接關系到領導者領導水平，影響到組織目標的實現的一個重要方面。完備的心理素質能夠幫助辦公室主任在實際工作中樹立堅定的信心以及頑強的毅力，并且對于形成果斷的決策風格和樂觀的工作態度等方面都有不容忽視的積極價值。

二、辦公室主任工作藝術分析

在具備基本素質的基礎之上，考慮到辦公室工作本身需要協調多個部門，保持與多個領域的專業人員接觸這一綜合特征，辦公室主任工作過程本身處理事務方面的藝術性，就成為不容忽視的重點問題。

實際工作中，首先應當注重公關工作藝術的形成。辦公室業務本身的協調價值，決定了溝通是其能否有效展開工作的重要基礎。公關，即公共關系，一般指一個社會組織用傳播手段使自己與相關公眾之間形成雙向交流，使雙方達到相互了解和相互適應的管理活動，這也是辦公室業務的首要職能之一。在這一方面，辦公室主任必須保持一種警惕的態度面對公關工作，確保實現公關工作自身價值，即實現溝通雙方的了解并且在此基礎之上實現協調和管理。實際工作中容易出現舍本逐末的狀況，即單純為了溝通而溝通，而無法通過溝通來有效獲取到能夠支持和優化決策的相關信息。辦公室主任應當對于此類狀況有所警惕，并且對存在工作環境中的不足之處及時指正，實現整體工作的優化。

其次，協調的藝術是另一個辦公室工作的特征所在。有效展開的協調，能夠幫助實現企業整體利益，并且對于堅持基本原則、規范秩序等方面均存在積極價值。協調以有效溝通作為基礎，同時以服務組織的整體利益作為準則，確保組織環境中的多個部門能夠在密切配合的情況下展開有效工作。協調應當首先展開深入的調查研究，而后把握時機，才能獲取良好效果。科學的協調應當在平等協商的基礎之上展開，虛心聽取各方意見，保持中立平等對待，客觀公正地解決問題。

最后，人際關系處理的藝術，尤其應當引起重視。人際關系是在社會生活和交往中所表現出來的人與人之間的關系及其心理影響。人際關系的好壞直接影響、制約著集體職能的發揮，個人才能的施展。所以，建立和發展良好的人際關系對搞好辦公室工作來說至關重要。在這一方面，應當關注的重點必須同時包括注重辦公室內部團結，以及組織環境內，不同部門之間的團結。想要實現這兩個層面的人際關系處理，必須在了解和尊重的基礎上，綜合不同人員特征，以及不同部門職責，來確定工作內容。唯有如此才能事半功倍。

三、結論

辦公室業務對于組織的發展意義重大，而辦公室主任的崗位對于辦公室工作的有序展開同樣有著積極價值。基于此種觀點，實際工作中特別應當面向辦公室主任崗位展開人才甄選，并且加強其培養，使其成為推動組織發展的重要動力。

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