淺析建立文書檔案數字化管理模式的必要性

張帆

摘要：隨著網絡信息技術的發展，數字化管理模式受到廣泛應用，在實際應用過程中，可以有效提高各類管理工作效率，尤其是文書檔案管理工作，利用數字化管理方式開展相關工作，可以有效提升文書檔案管理工作質量，優化辦公模式，增強其發展效果，進而達到預期的管理目的。

關鍵詞：文書檔案；數字化管理模式；建立措施

中圖分類號：G275.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）003-0-01

對于文書檔案管理工作而言，建立文書檔案數字化管理模式較為重要，也是現代化文書檔案管理環節中最為必要的工作。因此，在文書檔案管理期間，相關管理人員必須要重視數字化管理模式的建設，提高文書檔案管理工作的有效性，為其后續發展奠定堅實基礎。

一、建立文書檔案數字化管理模式的必要性分析

在現代化經濟與技術發展的過程中，數字化技術被應用在各個領域中，為文書檔案管理工作帶來較多發展機遇。在此類背景下，文書檔案管理人員應用現代化數字化技術較為必要，文書檔案管理人員可以將信息存儲系統作為檔案信息載體，進而提升文書檔案管理工作水平。目前，在文書檔案人員應用現代化數字技術的時候，會對文書檔案信息進行掃描、儲存，然后建立檔案數據庫，轉變傳統的紙張檔案儲存方式。由于文書檔案管理工作較為復雜，具有一定的特殊性特點，傳統的紙張儲存與管理方式已經不能滿足相關管理工作的需求。然而，在應用現代數字化技術之后，可以通過網絡系統將文書檔案信息儲存，并且對其進行有效的保護，避免出現檔案信息流失的現象，進而提高了文書檔案管理工作效率。在建立現代數字化文書檔案管理模式之后，可以有效提高文書檔案管理工作效率，增強其發展效果，推進文書檔案管理工作的現代化發展。具體表現為以下幾點：

第一，建立數字化文書檔案管理模式，可以促進現代信息的交流，提高文書檔案信息利用效率。主要因為數字化技術可以加強各個領域的交流，文書檔案管理人員能夠快速的找到文書檔案管理工作方式，進而提高文書檔案信息利用效率。同時，在日常生活與工作期間，利用數字化技術文書檔案管理模式，有利于提升文書檔案管理水平，增強信息資源共享效果，達到預期的文書檔案管理工作目的[1]。

第二，建立數字化文書檔案管理模式，可以滿足當今社會發展需求。隨著社會經濟的發展，文書檔案工作受到廣泛重視，主要因為文書檔案信息與社會經濟發展之間產生直接關聯。傳統的紙張文書檔案管理方式已經不能滿足當今社會發展需求，而數字化文書檔案管理模式，可以加強對文書檔案信息的管理，為社會經濟發展提供有價值的文書檔案信息，進而發揮現代數字化文書檔案技術的應用作用[2]。

第三，建立現代數字化文書檔案模式，有利于完善檔案管理工作方式，促進文書檔案管理工作的科學化發展。隨著社會各個領域的發展，文書檔案管理工作方式開始不斷完善，相關部門對文書檔案管理方式的創新要求逐漸增高。相關技術人員應用數字化檔案管理模式開展工作，可以有效提升數字化技術的應用價值，發揮其在文書檔案管理中的作用，進而完善檔案管理工作模式。

第四，加強文書檔案數字化管理工作，有利于提高文書檔案信息安全性，增強文書檔案保護工作效果。主要因為現代化信息技術水平在不斷提升，網絡信息技術安全性受到廣泛重視，引起了社會各界的關注，尤其是文書檔案管理工作。然而，在應用數字化技術的過程中，相關技術人員可以有效鑒別文書檔案管理系統的優劣，科學選擇文書檔案管理信息技術，進而提高文書檔案信息的安全性，增強管理工作效果[3]。

綜上所述，建立文書檔案數字化管理模式具有一定的必要性，只有積極應用先進的數字化技術，才能逐漸提高文書檔案管理工作效率與質量，確保文書檔案信息內容的安全性，為其后續發展奠定堅實基礎。

二、建立文書檔案數字化管理模式的具體措施

在建立文書檔案數字化管理模式的過程中，相關技術人員必須要科學選擇工作方式，保證可以提高文書檔案數字話管理工作水平，進而提升文書檔案數字化管理工作效果。具體措施包括以下幾點：

1.建立文書檔案管理數字化平臺

在文書檔案管理過程中，相關技術人員可以建立文書檔案數字化管理平臺，保證可以提高文書檔案數字化管理效率，提升數字化技術應用水平。首先，技術人員要科學構建數字化管理網絡，保證可以提高網絡的安全性。其次，技術人員要科學調整數字化文書檔案管理工作模式，逐漸提升文書檔案管理工作的有效性。同時，技術人員還要加強各個部門之間的溝通，逐漸優化文書檔案信息的閱讀與使用方式，優化內部資源配置，提升網絡信息系統的可靠性。最后，技術人員要重視信息資源共享，利用數字化技術，對文書檔案信息進行遠程的檢測與傳播，這樣，才能提升數字化技術的應用效率[4]。

2.完善文書檔案數字化模式的管理制度

在建立文書檔案數字化管理模式之后，相關管理部門必須要制定完善的管理制度，保證可以提高其工作效率。首先，管理人員要構建信息管理制度，要求技術人員可以積極應用現代數字化技術開展管理工作。其次，相關管理人員必須要重視綜合數字化技術的應用，保證可以提高文書檔案管理水平。最后，要制定完善的崗位培訓制度，階段性的對文書檔案管理人員進行數字化管理知識的培訓，使其可以掌握先進的數字化技術，同時，還要對其進行專業的崗位訓練，使其全面掌握文書檔案管理崗位知識，進而提高其發展效率。

三、結語

在文書檔案管理過程中，建立數字化文書檔案管理平臺較為重要，主要因為在建立數字化文書檔案管理平臺之后，相關管理人員可以有效提高自身工作效率，增強文書檔案管理工作效果，有利于社會的長遠發展。

參考文獻：

[1]查榮.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].價值工程，2012，31（23）：217-218.

[2]李娟.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2012（30）：127-127.

[3]顧玉紅.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].科技視界，2014（11）：207-207，355.

[4]劉忠華.高校聲像檔案數字化管理探析[J].卷宗，2013（3）：146.