高校試行財務服務專員制度的探索

黃琍

摘 要：某高校為了加強財務信息溝通，提高財務工作服務質量和效率，提升財務人員服務能力，試行了財務服務專員制度。文章通過對財務專員服務實施的意義、工作方法及成效的分析，探索該項制度在高校財務管理工作中的作用。

關鍵詞：高校財務 專員制度

中圖分類號：F234

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-196-02

2015年，教育部直屬某在鄂高校在校內試行了財務服務專員制度。該校財務部根據校內行政、教學、科研、后勤等單位所在區域及單位性質的不同，將其劃分為若干個小組。財務部成立由部長、副部長及部內各部門主任組成的服務專員工作領導小組，領導小組下設工作小組對應服務片區小組。工作小組由部內各部門主任及副主任擔任正副組長，正副組長、主管會計及業務骨干擔任服務專員。每位服務專員至少聯系一個單位，每個單位必須有一名服務專員。服務專員的職責包括：宣傳財經法律法規、財務規章制度；了解對口服務單位財務工作中存在的困難和問題，提供咨詢服務；收集對口服務單位對學校財務工作的意見和建議；通報學校財務狀況和相關信息；了解對口單位預算執行情況；切實解決師生員工有關財務管理工作中的實際問題和要求。

一、實行財務服務專員制度的意義

實行服務專員制度的意義在于它是架設在財務人員與師生員工之間的一道溝通的橋梁。它起到了加強財務信息溝通，提高財務工作服務質量和效率，提升財務人員服務能力的作用。

1.服務與被服務者之間財務信息溝通的需要。學校要加強財務管理，保證各類經費使用合法合規，提高經費的使用效率。這項工作離不開財務人員及全校師生員工的共同配合。在實際工作中，師生員工作為經費使用者，由于對財經法律法規及財務規章制度了解不夠，操作中常常出現不了解經費使用的相關規定、未按預算使用經費、報銷手續不全，甚至出現非主觀地違規操作等問題，平時遇到具體問題不知道該向誰咨詢。同時，財務人員又苦于很多政策法規雖然通過校園網通知，紙質文件下發各部門等方式對外宣傳，但很多師生員工因忙于教學科研工作，平時沒有關注，造成政策執行不到位，并出現經費已經支出卻不能報銷等問題，給老師及財務人員均造成困擾，且容易造成老師對財務工作的誤解，導致雙方產生矛盾。服務專員制度正是架設在財務人員與師生員工間的一架橋梁，通過專員與部門間一對一的服務，財務人員變被動服務為主動服務，將事后管理變為事前引導規范。財務專員通過定期上門與有事隨時聯系相結合的服務方式，積極宣傳財務相關政策，解答服務對象在財務管理及經費使用中遇到的問題，既取得了師生員工對財務工作的理解和支持，又保證了各項政策的貫徹落實，大大提高了工作效率。

2.加強自身建設，提高業務素質的需要。財務服務專員制度的推行，對財務人員提出了更高的要求。由于學校規模較大，財務工作崗位分工越來越細，財務人員往往只熟悉自己本崗位工作，對包括預決算管理、會計核算、科研經費管理、學生事務管理、稅務等各方面的相關政策及工作流程了解并不全面。實行專員服務后，為了滿足服務對象的需求，專員必須自覺加強學習，全面了解財務工作各方面的業務知識。各服務小組也通過定期組織專員集中業務學習并進行問題匯總解答，更多地為專員們提供了學習交流的機會，促進了各部門間工作的溝通和協作。隨著專員服務工作的進一步深入，財務人員的業務素質得以整體提高，為財務部內部人員崗位流動提供了便利。

3.加強財務管理，提高管理水平的需要。財務服務專員制度作為一個雙向溝通的橋梁，它不僅方便了師生員工，也為財務部推進財務管理工作提供了便利。專員收集的對口服務單位對學校財務工作的意見和建議會及時反饋給財務部各級領導，便于領導在下階段工作中予以重視或調整；專員的階段性工作重點與財務部乃至學校的工作重點相結合，配合財務部的工作節奏，積極宣傳，點對點溝通，發揮引導督促的作用，提高了財務管理工作的效率。

二、服務專員工作方法及取得的成效

1.服務專員工作方法。

（1）根據制度規定，專員必須每月至少上門服務一次。目前各組上門服務形式多樣：根據服務對象的需求，在服務單位的業務學習會上對全體人員進行財經政策法規、財務規章制度或某類具體業務的專題宣講；召集小組所轄所有服務單位的相關人員就有共性的問題進行集中講解答疑；與單個對口服務單位財務負責人及財務秘書溝通，就部門財務工作中遇到的問題提供個性化服務，對財務部布置下達的工作任務進行說明解釋，取得對方支持配合；借助現代化通訊手段，建立QQ群、微信群等交流平臺，保持交流暢通，實時答疑解惑，提高工作效率。

（2）服務專員工作小組定期召開小組會議：組織小組成員進行業務學習，匯報專員服務情況，收集專員服務過程中遇到的問題，統一解答專員現場不能解答的問題，總結工作經驗。

（3）各工作小組不能解決的問題，及時上報領導小組或相關部門負責人，經請示答復后，由專員及時回復對口服務單位。

2.取得的成效。財務服務專員制度推出兩年來，該項工作得到全校各部門的一致好評。大家普遍反映過去出現問題，因不知道該找誰，常常打多個電話還沒有理清頭緒?，F在給專員一個電話，專員能解答的當時就有了答案，專員不能立即解答的，會咨詢請示后給予及時答復，渠道暢通，大大提高了工作效率。

財務部也因這項制度的實施獲得良好收效。2015-2016年，學校財務部重點進行了應收及預付賬款的清理工作。往來款項的清理本來是財務部的常規工作，每年下發催款單定期催報。但有些項目負責人及經手人財務意識淡薄，對該項工作不夠重視。一些業務由于經辦人不了解財務政策及相關手續，沒有借款后需核銷的意識，沒有及時沖賬；還有的將沖賬的相關文件票據遺失，不知如何沖賬；另有一些因人員變動、政策變化等造成的歷史遺留問題，一直無法解決。財務服務專員制度實施后，專員主動上門，面對面與借款人溝通，宣傳財務相關政策，提出解決問題的方案及建議，告知借款不及時沖銷的后果，引起當事人的高度重視，其后再積極跟進督促。本次應收及預付賬款的清理，核銷了很多長期掛賬的歷史遺留問題，達到近10年來最好效果。

三、進一步提高專員服務工作的質量

做好專員服務工作，需要在兩方面下足工夫：一是服務意識；二是服務質量。有主動服務的意識，在思想上重視這項工作，才會主動花時間動腦筋，有針對性地開展工作。在提高服務質量方面，只有下工夫了解服務單位的業務性質及財務狀況，才會了解他們的需求，才能提供有效的服務。專員服務工作真正落到了實處，才是有質量的服務。

專員服務工作要防范流于形式，走過場。避免為了完成任務，進行沒有實質意義的上門服務。同時專員要加強業務學習，提高政策水平，鍛煉交流溝通能力，從各個層面提高自己的綜合素質，從而滿足專員服務的需要。

隨著學校財務工作的不斷推進，財務管理水平的不斷提高，專員服務可以在部門預算編制、專項經費用款進度的督促、為科研財務秘書提供政策技術指導等更多領域更加細致地配合學校的財務管理，在從而成為財務管理工作得力的助手。

參考文獻：

[1] 鄧敏.論和諧的高校財務服務體系構建.南京理工大學學報（社會科學版），2009（2）

[2] 陳中華.淺談高校財務管理信息化的必要性.財經界（學術版），2010（24）

（作者單位：武漢大學 湖北武漢 430072）

（責編：紀毅）