淺談公證詢問筆錄在公證審查活動中的重要性

呂亞栗

摘要 公證詢問筆錄是公證審查活動中的一個首要環節，了解與公證事項有關的情況而制作的相關詢問筆錄，將對進一步了解案情、核實證據、查明真相、確保公證質量產生直接的影響。

關鍵詞 詢問 登記 受理 核實

中圖分類號：D926.2 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1000-0592.2016.12.338

公證詢問筆錄是指在公證活動中，公證機構對依法受理的公證申請，指派公證員依照相關程序規定，與該事項的當事人或者利害關系人和證人，通過談話詢問的方式，詢問與該事項有關情況，告知其申辦該公證事項的權利與義務及其法律責任，記錄當事人陳述事實的活動。

一、公證詢問筆錄在公證活動中的重要性

根據《中華人民共和國公證法》第三十六條、第三十八條和《中華人民共和國民事訴訟法》第六十七條的規定，公證書具有證據效力、強制執行效力和法律行為成立的要件效力。這三種效力能否真正體現，關鍵是看公證的質量如何。如果經過公證的法律行為和文書符合法定程序要求，具有真實性、合法性，那么公證書在使用過程中就不會被相反的證據所推翻，公證的效力才能全面得以體現。因此，公證書的效力在很大程度上取決于公證的質量，而公證的質量關鍵是看所證明的對象是否真實合法。

綜觀公證活動中的申請與受理、審查、出具公證書這三個環節中，審查是最基本、也是最重要的環節。《中華人民共和國公證法》第二十八條明確規定：“公證機構辦理公證，應當根據不同公證事項的辦證規則，分別審查下列事項：（一）當事人的身份、申請辦理該項公證的資格以及相應的權利；（二）提供的文書內容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（四）申請公證的事項是否真實、合法。”司法部《公證程序規則》在《公證法》的基礎上，增加了“當事人的人數，當事人的意思表示是否真實”的審查范圍，以法律和法規的形式確定了審查環節在公證活動中的重要性。從某種意義上來講，如果公證人員不認真履行審查義務或者流于形式審查，公證書的質量就會大打折扣，隨之公證的效力就不能得到彰顯，公證的職能作用就不能正常發揮。所以公證審查是確保公證真實合法的一個重要環節。

公證詢問筆錄是公證審查活動中的一個首要環節。根據司法部《公證程序規則》第二十六條、第二十七條的規定，公證人員通過與當事人接談、交流、詢問的方式，針對申請人、利害關系及證人所陳述的事實，了解與公證事項有關的情況而制作的相關詢問筆錄，將對進一步了解案情、核實證據、查明真相、確保公證質量產生直接的影響。首先通過詢問筆錄的制作，能夠反映當事人對該公證事項有關情況的了解和當事人的意思表示；其次能夠從一定角度上將其與其他證據、情況的印證來判斷事實的存在與否，情況是否屬實；再次能夠反映公證人員是否履行了告知義務。所以說詢問筆錄是審查活動的首要環節。這是申請人申辦公證具有的權利、義務以及產生法律責任的一個重要證據。通過依據詢問筆錄的相關情況作進一步的核實審查、從而確保公證書產生在高質量的基礎之上，為化解和防范公證員在執業過程中的執業風險提供堅實有力的保障。

二、詢問筆錄的要素、原則和審查范圍

眾所周知，公證活動是非訴訟的準司法活動，公證詢問筆錄是司法文書，但不同于其他司法機關的審訊筆錄，屬于非強制性的。根據司法部《公證程序規則》的有關規定，制作詢問筆錄應遵循以下原則：詢問筆錄應全面客觀的反映公證員以采用詢問的方式，告知當事人中辦該公證事項時享有的權利和承擔的義務及法律責任、以及當事人就公證事項有關情況的陳述和確認，這是公證員辦理公證的動態過程，加強了公證的證據作用。

公證詢問筆錄是公證法律服務水平和能力的體現，筆者認為要想制作高質量的公證詢問筆錄，不僅要從程序上和格式上加以規范，還應從制作公證詢問筆錄的基本原理、實體內容和制作技術上進行規范，只有這樣才能制作出高質量的公證詢問筆錄。

公證詢問筆錄由主體、客體和內容三大要素組成。正確理順三者的法律關系是詢問筆錄制作的基礎。公證詢問的主體是由特定主體與不特定主體構成。特定主體是指由公證事項的承辦公證員；不特定主體是指公證當事人（公民或法人）。而不特定主體必須具有法律規定的民事權利能力和民事行為能力。特定主體應是具有執業資格的公證員。公證詢問筆錄的客體是指公證的證明對象，包括法律行為、有法律意義的事實和文書；公證詢問筆錄的內容是指確定詢問主體中所確定的具體權利和義務，詢問內容是制作公證詢問筆錄的核心。它是記錄公證員向當事人詢問或當事人向公證員陳述與該公證事項有關情況的過程，該內容一經記錄，當事人表示無異議并親手簽名、捺印，該詢問筆錄在公證證明活動中就產生了一定的證據效力和法律約束力。

在制作詢問筆錄緊緊圍繞主體、客體和內容三大要素的同時，根據《公證法》的相關規定，要堅持真實合法原則、直接原則、回避原則、保密原則、使用中文和民族文字原則和告知原則。這六項原則是公證員制作詢問筆錄時應遵循的基本準則。堅持基本準則，對提高制作質量、防范執業風險、充分發揮公證職能作用、確保公證活動最終結果的有效性具有重要的意義。

根據司法部《公證程序規則》第二十四條的規定，公證員在制作公證詢問筆錄的過程中，審查內容應根據不同的公證事項進行不同的審查，但一般審查應審查以下內容：1.審查當事人的人數。2.審查當事人的身份。3.審查當事人主體資格及權利。4.審查當事人的意思表示是否真實。5.審查證明的文書內容是否完備，含義是否清晰，簽名印鑒是否齊全。6.審查所提供的證明材料是否真實、合法、充分。7.審查公證的事項是否真實合法。

三、公證詢問筆錄的接談設計與注意事項

在日常生活中，人們交流談話的方法有很多種，大多是談話者根據自己的思維和語言知識交流溝通。但一些重大的社會活動，如外交和商務談判及律師辯護都要事先對談話的內容、方式、語氣等進行設計。公證詢問筆錄是法律文書，接談詢問的內容要遵循事物發展的根本規律，要圍繞事物從開始、過程、結果這三個階段進行周密細致的設計，才能保證詢問筆錄完整體現談話詢問的活動，達到詢問的目的。

公證型的談話詢問應首先設計出談話“序幕”。從務虛溝通開始，消除緊張情緒，增加情緒的融合，創造一個良好的談話環境，再循序過渡，詢問當事人的—些基本情況：姓名、性別、出生日期、家庭住址等相關信息，最后引入主題。也就是圍繞與公證事項有關的核心問題開始詢問，這個過程需要從一般性詢問開始逐步向實質性詢問過渡。在整個實質性詢問中，要把問題化整為零依次鋪開，以事情發展的順序提問。重點談實質性問題，既要了解事實本身，又要了解事實相關聯的問題。這樣的詢問設計方式既可以充分調動當事人表達事實的積極性又可以了解到事情的真實性。

在公證談話詢問活動中，可以根據辦理不同公證事項的特點采用：放開式、封閉式、誘導式、激發式、迂回式、追問式、插問式、意識交流式、否定式、商榷式。公證人員要根據不同類型的公證事項，快速運用自己的思維和知識，去選擇在制作筆錄過程中所需要的談話方式和技巧，在一個公證事項的談話詢問活動中，各種方式的談話詢問要自然轉換相互交叉，要靈活變通，以達到全面客觀真實地反映出公證事項有關的事實。

在公證詢問筆錄的制作過程中，一定要遵循公證的真實性原則，真實性、合法性，應完整地體現在公證活動的全過程。公證員作為詢問筆錄制作活動的主體，必須堅持親自接談詢問的原則，必須對當事人的意思表示和相關材料進行認真審查和確認，接談過程要循序漸進，記錄層次要分明具體，對多個當事人應分另0接談，采取一人一事一詢問的原則，應防止在接談詢問過程中的主觀性，應全面的、靈活多樣的將當事人的意思表示記錄在詢問筆錄中。要充分告知當事人在中辦該項公證事項中的權利、義務產生的法律責任，除了一般性的告知外，還應針對申辦的公證事項進行專門性的告知。詢問筆錄的制作文本要規范、內容要全面具體、用詞要準確。筆錄用紙大小要同公證書用紙保持一致，針對司法部關于公證詢問筆錄是采用手寫和打印制作尚未明確規定，但對于上述兩種方法制作對詢問筆錄中出現的涂改處及涂改兩頁以上的筆錄，涂改處和每頁的頁碼處都應由當事人捺印、簽名予以確認。筆錄的制作要遵循司法部《公證程序規則》的要求，按照三部記錄表示，首部應載明：公正詢問活動的時間、地點、詢問人及被詢問人、詢問事由以及被詢問人的基本信息和情況；第二部應記載申辦公證的種類、辦證目的和用途，當事人對有關情況的陳述和公證員的告知，以及當事人對詢問筆錄的確認；尾部載明：當事人簽名、捺印、以及接談詢問筆錄的制作時間。只有正確把握以上三個部分的制作內容，才能保證公正詢問筆錄的質量。

四、建立初始接待詢問記錄制度

案例：2015年6月，張先生為繼承父母生前遺留的房屋，來到本處咨詢辦理房屋繼承公證業務的相關問題。在接待咨詢中，張先生稱：自己的父母親分別于1998年3月和2014年6月相繼去世，父母生前遺留有位于本市新田路XX號XX小區住宅一套。在交流過程中，公證員對其家庭成員、財產狀況等情況作了進一步的詢問，張先生稱自己的祖父母、外祖父母均已先于父母死亡，張先生共有姊妹三人，要繼承的房屋是父母生前共同購置的。公證員告知張先生辦理房屋繼承公證應提交的相關材料后，并將與其接談咨詢中獲取的相關信息，記載于接談登記薄中。半個月后，張先生來到公證處，提供了申請辦理公證的相關材料，承辦公證員對申請人張先生提供的相關材料進行了審查。在審查張先生提供的被繼承人親屬關系證明表中發現，所載明的子女情況與接待登記薄中載明的子女情況不符，缺少了姐姐張甲，當詢問張先生時，其態度堅決，表示只有兄妹二人。承辦公證員認為其中定有隱情，拋開張先生提供出具證明的單位，深入被繼承人生前所在的社區走訪知情人，取得了確實有姐姐張甲其人的情況并制作了相關核實材料。隨后，承辦公證員通知申請人張先生來公證處，告知其隱瞞其他繼承人的事實及應承擔的法律責任。張先生在公證員經審查核實所取得的證據面前，不得已才說出實情：因姐姐張甲身體不好，行動不便，且住在北京，為了不給姐姐添麻煩，故隱瞞了姐姐其人，并誠懇的承認了錯誤，后在公證員的指引下，其姐在北京公證處辦理了放棄繼承聲明公證。其妹張乙在本處辦理了放棄繼承聲明公證，承辦公證員到房產登記部門查閱了其繼承房屋不存在查封，抵押等限制處分行為，為張先生出具了房屋繼承公證書。

綜觀上述案例，筆者運用心理學相關知識，在當事人初次來公證處咨詢辦理繼承公證相關問題時，在當事人的心理狀態處在寬松自由的環境下，首先采用誘導式談話的方式將談話內容由當事人咨詢相關問題逐步轉入相互交流，待對方進入狀態后，再采取追問的方式針對當事人所申辦公證事項的被繼承人的家庭情況、財產狀況以及繼承人的相關情況進行詢問，在這樣的交流過程中，當事人都能如實陳述事實，而沒有參雜其他隱瞞虛構的情況。公證員將所采集的被繼承人家庭情況、財產狀況以及繼承人的相關信息記錄在冊，待該當事人來辦理公證時，將初始接待詢問記錄與正式接談詢問結合起來，有利于公證員對接談詢問的真實性加以鑒別和判定，有利于減少審查成本，有利于提高在審查活動中取得材料的真實性，以確保公證的合法性和真實性得以彰顯。