加強(qiáng)預(yù)立卷工作，做好高校檔案的收集

陳思羽

摘要：從預(yù)立卷工作著手，加強(qiáng)預(yù)立卷工作，把預(yù)立卷工作的方方面面落到實(shí)處，是做好高校檔案收集工作，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的前提基礎(chǔ)和重要依據(jù)。本文從建立、健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)、提高預(yù)立卷工作責(zé)任意識(shí)、明確預(yù)立卷工作職責(zé)、合理編制預(yù)立卷類目、完善預(yù)立卷監(jiān)督檢查機(jī)制等幾方面對(duì)如何加強(qiáng)預(yù)立卷工作進(jìn)行了闡述。

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在最近一次召開的全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話中指出，要大力推進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，要繼續(xù)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局8、9、10號(hào)令，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。高校檔案收集工作怎樣才能實(shí)現(xiàn)將學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文件應(yīng)歸盡歸，并且確保不同種類、不同載體檔案應(yīng)收盡收呢？從預(yù)立卷工作著手，加強(qiáng)預(yù)立卷工作，把預(yù)立卷工作的方方面面落到實(shí)處，是做好高校檔案收集工作，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的前提基礎(chǔ)和重要依據(jù)。

相對(duì)正式立卷而言，預(yù)立卷是歸檔部門隨時(shí)把已辦理完畢且具有保存、利用價(jià)值的文件材料按事先確定的預(yù)立卷類目預(yù)先分類、整理，歸入相應(yīng)卷夾，已備正式立卷歸檔的前期準(zhǔn)備過程，是文件材料向檔案轉(zhuǎn)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。部門歸檔檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范，很大程度上取決于文件材料的形成和積累狀況，預(yù)立卷工作的好壞一定程度上決定了檔案歸檔的優(yōu)劣。加強(qiáng)預(yù)立卷工作，需要做到以下幾個(gè)方面：

一、建立、健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持部門立卷制度。

高校檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)一般為三級(jí)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)：學(xué)校檔案工作管理委員會(huì)-學(xué)校專職檔案管理機(jī)構(gòu)和人員-學(xué)校各部門兼職檔案員。檔案部門雖然負(fù)責(zé)全校檔案工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，但是檔案預(yù)立卷工作光靠檔案部門一家是不夠的，必須建立、健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，依靠歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的支持和兼職檔案員的配合，共同協(xié)作開展，做到有領(lǐng)導(dǎo)、有監(jiān)督，有分工、有合作。檔案部門要充分發(fā)揮歸檔部門熟悉文件材料形成的優(yōu)越性，充分發(fā)揮歸檔部門了解文件處理的來龍去脈的優(yōu)越性，充分發(fā)揮歸檔部門清楚每份文件材料價(jià)值的優(yōu)越性，堅(jiān)持部門立卷制度，從而做好歸檔部門預(yù)立卷工作。

二、加大檔案法規(guī)宣傳力度，提高預(yù)立卷工作責(zé)任意識(shí)。

實(shí)際工作中，很多歸檔部門都缺乏預(yù)立卷工作責(zé)任意識(shí)，主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，兼職檔案員不認(rèn)為預(yù)立卷工作是自己的職責(zé)，預(yù)立卷工作普遍存在形式主，應(yīng)付了事。針對(duì)這一現(xiàn)象，檔案部門要加大檔案法規(guī)宣傳力度，要會(huì)把握機(jī)會(huì)，創(chuàng)造機(jī)會(huì)，不失時(shí)機(jī)地做好向?qū)W校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門兼職檔案員的宣傳。比如參加學(xué)校全系統(tǒng)管理年終考核匯報(bào)，定期向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，定期召開檔案工作管理委員會(huì)會(huì)議和兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)等。通過各種有效宣傳營(yíng)造“檔案工作人人有責(zé)”的氛圍，讓檔案歸檔深入人心，增強(qiáng)歸檔部門的檔案意識(shí)和責(zé)任感。就預(yù)立卷工作而言，檔案部門必須要讓歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員正確地認(rèn)識(shí)到，預(yù)立卷工作的責(zé)任主體是歸檔部門。要讓歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員清楚地認(rèn)識(shí)到，做好預(yù)立卷工作不僅可以有效防止歸檔文件材料的散失，確保歸檔文件的齊全、完整，提高歸檔質(zhì)量和效率；還有利于部門內(nèi)部平時(shí)文件材料的查找利用和安全保管。歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)不僅要參與預(yù)立卷類目編制，還應(yīng)把預(yù)立卷工作納入兼職檔案員的崗位職責(zé)，并為兼職檔案員做好部門預(yù)立卷工作創(chuàng)造一定條件，給予一定的支持，協(xié)調(diào)解決相關(guān)實(shí)際問題。有了歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與，兼職檔案員只要認(rèn)真貫徹執(zhí)行預(yù)立卷工作，就能實(shí)現(xiàn)不做表面文章，實(shí)實(shí)在在注重質(zhì)量的預(yù)立卷。

三、明確預(yù)立卷工作職責(zé)，任務(wù)明確、責(zé)任到人。

預(yù)立卷工作執(zhí)行中，檔案部門和歸檔部門應(yīng)明確各自職責(zé)。檔案部門專職檔案員應(yīng)對(duì)歸檔部門預(yù)立卷工作進(jìn)行全程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，指導(dǎo)預(yù)立卷類目編制，監(jiān)督和檢查預(yù)立卷工作執(zhí)行情況。歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確落實(shí)各崗位具體業(yè)務(wù)工作人員及兼職檔案員的文件材料收集責(zé)任，做好協(xié)調(diào)工作，并對(duì)預(yù)立卷類目進(jìn)行審核。各崗位具體業(yè)務(wù)工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)其崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的待歸檔文件在辦理完畢之前的收集整理和安全保密等工作，文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)向兼職檔案員移交。兼職檔案員應(yīng)在檔案部門專職檔案員指導(dǎo)下，編制本部門具體的預(yù)立卷類目，待檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，按規(guī)定類目做好歸檔文件材料的收集、預(yù)先分類、整理和存放工作。如遇重大活動(dòng)、重要事件時(shí)，尤其是成立臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的，檔案部門專職檔案員要提前介入，與相關(guān)負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，明確歸檔兼職檔案員，指導(dǎo)并督促兼職檔案員做好相關(guān)文件的預(yù)立卷工作。

四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，合理編制預(yù)立卷類目。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是做好部門預(yù)立卷工作保障。不管是定期召開兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)議對(duì)歸檔部門兼職檔案員進(jìn)行集體崗位培訓(xùn)，還是一對(duì)一、手把手指導(dǎo)歸檔部門兼職檔案員做好部門預(yù)立卷類目設(shè)計(jì)、檔案分類編目、文件價(jià)值判定、文件歸卷檢查等歸檔立卷工作，都能讓歸檔部門兼職檔案員工作更加規(guī)范，業(yè)務(wù)更加熟練。檔案部門專職檔案員還要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，平時(shí)與部門兼職檔案員多溝通，必要時(shí)由檔案部門領(lǐng)導(dǎo)出面走訪重要?dú)w檔部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)各歸檔部門的工作職能、業(yè)務(wù)流程和工作動(dòng)態(tài)盡可能地做到多了解、多熟悉、盡掌握，只有這樣才能在預(yù)立卷類目編制時(shí)不遺漏、不虛設(shè)，起到有效指導(dǎo)的作用。

合理編制預(yù)立卷類目是做好部門預(yù)立卷的關(guān)鍵。每年年初，檔案部門會(huì)同歸檔部門根據(jù)歸檔部門工作職能、實(shí)際業(yè)務(wù)，結(jié)合部門上一年工作總結(jié)和當(dāng)年工作計(jì)劃、重點(diǎn)，并參照高校檔案歸檔范圍編制歸檔部門當(dāng)年預(yù)立卷類目。預(yù)立卷類目既要反映歸檔部門基本工作和常規(guī)工作，又要突出年度重點(diǎn)工作和新設(shè)任務(wù)。預(yù)立卷類目還應(yīng)根據(jù)歸檔部門職能的調(diào)整和每年工作重心的變化進(jìn)行調(diào)整和修改。高校檔案涉及多個(gè)門類，不同類別檔案預(yù)立卷類目的編制則應(yīng)根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際，做到科學(xué)合理，可操作性強(qiáng)。預(yù)立卷類目的編制是來年部門歸檔的重要依據(jù)，可以讓部門在歸檔時(shí)心中有數(shù)、有章可循。

五、完善預(yù)立卷監(jiān)督檢查機(jī)制，做好歸檔文件材料超前控制。

預(yù)立卷工作不是完成預(yù)立卷類目的編制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好歸檔文件在平時(shí)日常工作中的收集和整理工作。讓預(yù)立卷工作真正落到實(shí)處，需要相應(yīng)的監(jiān)督、檢查機(jī)制來實(shí)現(xiàn)。檔案部門要定期、不定期的對(duì)歸檔部門的預(yù)立卷工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，做好歸檔文件材料的超前控制。監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)作為歸檔部門、兼職檔案員評(píng)選先進(jìn)的重要依據(jù)，從而促進(jìn)歸檔工作良性循環(huán)。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括預(yù)立卷卷夾（不同載體不同處理：紙質(zhì)文件使用硬質(zhì)卷夾，卷夾的卷脊上標(biāo)注預(yù)立卷類目所列各相關(guān)條款。電子文件可在電腦上建相應(yīng)文件夾或在檔案管理系統(tǒng)里預(yù)設(shè)相應(yīng)表單，文件夾或表單命名為預(yù)立卷類目所列各相關(guān)條款。實(shí)物可掃描或拍照，以電子照片形式歸卷。）設(shè)置是否與預(yù)立卷類目相一致，文件材料是否有按預(yù)立卷類目歸卷并整理，歸檔部門兼職檔案員是否有積極主動(dòng)地催促各具體業(yè)務(wù)工作人員及時(shí)清退已辦理完畢的待歸檔文件，對(duì)已歸卷文件的流轉(zhuǎn)是否有建立相應(yīng)的登記手續(xù)并注明文件去向，文件材料是否齊全完整且符合歸檔質(zhì)量要求等等。

加強(qiáng)預(yù)立卷工作，有利于歸檔部門將已辦理完畢且有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、整理，待到歸檔時(shí)，可以有條不紊、分門別類地向檔案部門移交，從而確保檔案收集的齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范。高校檔案收集工作實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”僅僅通過做好預(yù)立卷工作是不夠的。但是，在具體落實(shí)預(yù)立卷工作各方面的同時(shí)，檔案意識(shí)的宣傳，檔案責(zé)任心的培養(yǎng)，檔案職責(zé)的明確，檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)等等，總會(huì)在一定程度上影響著領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員對(duì)歸檔的看法。這種潛移默化的影響總有一天會(huì)讓那些之前不舍得歸檔的，沒有意識(shí)要?dú)w檔的，不知道該不該歸檔的，記錄著學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文件“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。

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