淺議圖書館辦公室工作的反思與創新

鐘志遠

【摘要】圖書館辦公室是一種組織機構，它在圖書館管理中發揮著承上啟下、內外溝通、提供服務等重要作用，做好辦公室工作能夠有效提升圖書館管理工作的水平和質量。基于此，本文通過對當前圖書館辦公室工作中存在的問題進行分析探究，并相應提出辦公室工作的創新策略。

【關鍵詞】高校圖書館；辦公室工作；反思；創新策略

圖書館作為高校校園的信息中心，不僅是為學科研究和老師教學提供學術性服務的機構，同時也是社會信息化和高校信息化發展的重要基地。而辦公室作為高校圖書館發展中的辦事部門和行政管理機構，其工作中存在的任何問題都有可能影響到學生的健康發展和切身利益，與圖書館的發展效益有著直接的聯系。因此，我們應該正確認識辦公室所具有的政策性、專業性、管理性以及綜合性等特點，反思辦公室工作中存在的相關問題，及時采取有效措施加以解決，推動高校圖書館的長期有效發展。

一、辦公室工作中存在的問題

（一）缺乏一定的服務意識。圖書館是高校大學生除了教學之外的又一重大課堂，是高校學生們進行學習的公共場所，而辦公室作為圖書館管理的重要部門，其存在的各種問題都會影響學生的健康發展和切身利益，有時還會產生嚴重的負面影響。所以，需要辦公室人員具有較強的事業心和責任意識，而且在各項工作運行過程中做好有效的預防工作，避免各種不良問題的發生。而在具體的工作中，很多辦公室人員都沒有認識到這一點，通常都是被動執行上級領導的安排，在工作過程中缺乏足夠的主動性。而且也經常會出現拖沓、起哄、懶散、缺斤短兩等工作現象，沒有將“服務至上”思想觀念很好地融入到日常工作中去。

（二）缺乏系統性觀念。系統要素和子系統作為構成系統的重要要素，并不是最優的要素和最優的子系統就一定能夠形成最優化的系統功能。在圖書館管理工作中，辦公室主要負責咨詢參謀、后勤保障、承上啟下以及協調服務等工作內容，而在大部分的圖書館管理中，這些工作內容普遍存在著離散性的特點，每項工作都具有一定的獨立性，做完一項任務完成一項工作。事實上，圖書館中的每項工作內容之間都具有著一定的聯系性，需要工作人員經過系統的安排和全面的考慮才能高效完成，尤其是那些大規模的圖書館，如果缺乏系統性的全面考慮，那么就很難對復雜瑣碎的工作進行整體性的處理，不僅影響著工作的效率，同時還有可能降低工作的質量。

（三）辦公室人員業務素質低下。隨著高校教育水平的不斷提高，圖書館管理也越來越朝著現代化的方向發展，作為一名辦公室人員，不僅要掌握相關的行政和教育知識，同時還要善于運用各種信息化技術手段。但是，當前某些辦公室人員憑借自身豐富的工作經驗，不愿意接受和學習相關的計算機操作知識，依然堅持傳統模式的辦事方法。而且，在傳統方法和新方法出現矛盾時，他們經常會表現出一種非常強勢的態度，這經常會導致分歧現象，嚴重時甚至會出現爭吵，影響著圖書館在學生心目中的形象。在當前這個高速發展的時代，辦公室人員需要具備更加完善的職業技能和業務素養，這是推動圖書館持續發展的必然要求。

二、辦公室工作創新發展的有效對策

（一）創新制度建設，規范工作秩序。隨著高校圖書館的不斷發展和進步，辦公室需要進行一定的創新，其主要就是工作人員在已有的生活、生產環境中，建立各種更有創新性、激勵性的規章制度，推動辦公室工作的創新和變革，實現圖書館的可持續發展。辦公室在傳統形式的工作中，通常都是采用“人治”管理方法，其具有著不透明性和封閉性特點，制定的管理體系也缺乏一定的科學性，往往需要為了系統的穩定發展而投入更多的維護成本。新時期背景下，我們在辦公室工作中要想防止各種問題的出現，就要堅持公開、透明的原則，遵循圖書館的發展特點和實際情況，實事求是地制定管理制度，規范辦公室工作秩序和行為，從而提高辦公室工作的質量和水平。

（二）創新信息溝通模式，增強各部門之間的聯系。在圖書館管理中，與其他部門工作的最大差異就是辦公室工作內容涉及到館內的方方面面，在上傳下達的過程中進行信息傳遞工作，為上級和下級的良好溝通搭建橋梁，并且在這一過程中，將發現的問題及時地反映給上級領導，同時收集各種重要信息，為領導作出科學決策提供有力的參考和支持，方便各項工作的高效進行。創新辦公室信息溝通模式，其主要就是結合圖書館的工作流程、決策機制、部門構成、管理特點等，建設一套適用性強、靈活性高的信息交互系統，確保辦公室能夠非常精確地、及時地、順暢地獲取各種館內信息，并且實現對信息的有效處理和加工，完成上傳下達的工作任務。以東莞某高校圖書館為例，開發出“智能辦公”的微信企業號平臺，這一系統中主要包括通訊錄、會議管理、人事工作、消息中心等多種功能，在很大程度上實現了辦公室的自動化和信息化管理，這不僅節約了大部分的工作時間，同時還極大地提升了辦公室工作的質量和效率。

（三）創新學習途徑，提升業務素養。新時期發展環境中，對辦公室工作提出了更高、更新的要求，圖書館可以通過外出學習、在職進修以及館內培訓等形式加強辦公室人員的教育工作，不斷提升辦公室人員對公共知識以及專業知識的掌握能力。而辦公室人員自身則是要更加積極主動地投入到教育培訓中去，通過不斷的知識學習，實現自我完善和工作能力的提升。在信息化、智能化發展的今天，辦公室人員更應該充實自己，不斷學習各種先進的操作技術和管理知識，提升自身的知識水平和業務素養，從而更好地完成工作任務。例如，辦公室人員應該掌握各種辦公工具，將通信技術、網絡技術以及計算機技術等充分融入到日常工作中去，在提升工作質量和效率的同時，確保各項瑣碎工作能夠系統、有序地進行。此外，辦公室人員還要注重形象建設，樹立良好的事業心和責任意識，以飽滿的熱情服務每一位學生讀者和其他部門同事，實現與他人的和諧、友好相處，從而營造一個幽雅的圖書館環境，提升圖書館在學生心目中的形象。

三、結語

總而言之，隨著時代的不斷發展和進步，各種信息技術得到了越來越普遍的應用，對圖書館辦公室工作提出了更高、更新的要求。因此，在新時期發展背景下，我們通過反思正確認識辦公室工作中存在的問題，通過創新制度建設，規范工作秩序；創新信息溝通模式，增強各部門之間的聯系；創新學習途徑，提升業務素養等，不斷提升辦公室工作的整體質量和效率，從而推動高校圖書館的可持續發展。

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