關于地方志資料年報質量控制的幾點體會

張軍

【摘要】本文詳細總結了開展地方志年報編纂工作應注意的工作程序，以及提高編寫地方志年報編組質量應該注意的事項等工作經驗。

【關鍵詞】地方志資料年報；提高質量；經驗體會

地方志資料年報是修志的基礎，資料的全面、系統、準確是編修地方志書最基本的要求。本著對事業負責的責任感，我們把好質量關，力求報送的資料準確無誤，在資料年報的審核、編纂方面采取以下措施。

一、編輯前期工作

參加培訓，盡快熟悉地方志資料年報編寫的新要求，研讀相關編寫示例。

（一）擬定綱目。綱目設置的層次宜三層。按綱目的編寫要求，梳理本單位相關年度的工作總結報告所涉及工作任務，根據當年全省行業的工作重點、重要任務的完成情況按三層扁平結構起草綱目的初案。經征求廳機關各處室的意見，確保重大事項不缺漏，進一步完善、細化綱目。召集有經驗的經辦人員參加討論，群策群力討論審查本次的年志資料綱目，形成綱目的送審稿。做到重點突出，有存史價值的事項不遺漏。經單位審查后報省地方志辦審核。

（二）廣泛搜集、收集資料。在形成綱目送審稿前，進行全省行業的任務部署，廣泛發動省、市、縣，二級單位、基層單位，行業社會組織報送資料。收集、搜集資料，分類歸集，有助于進一步細化綱目，確保完整。我們的做法：一是充分利用檔案室資料，收集整理本單位、本系統的檔案資料、工作總結、會議紀要、大事件、重大基礎設施建設項目及技術資料；廳機關的年度工作報告、重要會議材料、典型經驗材料。搜集門戶網站發布的新聞稿件。二是組織省直屬單位、各地市相關部門提供本行業企事業單位的地方志資料年報。三是通過互聯網搜集的資料，挖掘網絡媒體對事件的報道，包括調查報告、圖片、事件的跟蹤等外延資料，特別是重大事件的跟蹤報道，經進一步考證后，對上述備選資料的補充。從真實性看，從本單位門戶網站收集到的資料比互聯網所搜集的資料更可靠。

二、把好編輯關，提高年報質量

地方志資料年報具有存史價值，該項工作既是一種積累，也是一種資料保存，具有不可替代的資政作用。在編寫年報時，既要善于使用本部門儲藏的行業檔案資料，又要增補全省各地市、縣有地方特色典型經驗資料，使年報范圍更完整，內容更豐富、生動。

（一）挖掘、初選資料階段。在收集檔案資料階段，堅持以“原生態”為基礎，按志書資料收集原則——廣征博采，全面系統，橫不缺項、縱不斷線。對重點事件要查準、查全、查實。重要資料是主體，具有典型性代表性和鮮明性，能反映事件發展的規律。其與一般性資料、常規性內容的檔案資料互為補充、相得益彰。從各單位報送收集的材料，或是從網絡上搜集到的資料，聚集海量的信息。經初步的分類、比選后，對備用的資料進行挖掘工作。主要途徑：一是利用檔案室資料；二是通知所在單位補充資料信息；三是通過互聯網挖掘網絡的媒體報道。通過上述途徑挖掘，查漏補缺，提高備用資料的準確性、完整性。盡可能地做到信息收集與材料整理同步。將與主題相關材料進行匯集和初步歸類、排比，將反映不同方面、不同階段進行初步排序，入選為初選“資料倉庫”。滿足年報要求內容翔實，能全面地反映行業特色，保證信息資料收集的規范和完整。

（二）甄別考證階段。從浩如煙海的檔案中篩選出對闡明某一特定主題所需的信息，是整個地方志資料年報編纂工作的中心環節，是決定地方志資料年報質量的關鍵。在挑選信息的環節，我們重點關注重要的信息、客觀的信息、準確的信息、系統的信息。在具體篩選材料的過程中，按去粗取精，去偽存真的原則，把各報送單位的年報資料在分類歸集的基礎上進行整理、分析、排序、篩選、比較，挑出擬用材料。在材料的考證環節，以檔案證實收集資料。我們利用“Z省交通公眾信息網站”對選取的材料進行時間、地點、數據、人物和事件的查考。該門戶網站平臺整合了廳直屬單位，全省地市交通、公路部門，全省航道部門等在內的70多個子網站，有助于我們發現矛盾，反復考證，求取結論，切實做到對重點資料查準、查全、查實，達到去偽存真，透過現象看本質的目的。我們利用該平臺，通過與本行業政策、標準、動態等信息，以及與年鑒、系統內各類報刊、史志等資料比對，完成對各地市及企業報送的材料校證，經多方核實印證后采用。在分析備用資料時，對第二、三手材料慎重對待，嚴格把好質量關。一般而言，網絡資料只宜作為重點事件資料的追蹤及線索，當擬替代采用時，必須經多方核對印證的程序；堅持寧缺勿濫；對一般性資料、常規性內容的檔案資料能互為補充、相得益彰。

（三）材料編纂組織階段。在選擇地方志資料年報典型材料時，我們通過對備選材料耐心細致的分析，將有實質性內容材料的關系厘清，發掘出反映主題的典型材料，舍棄基本雷同的材料。一般而言，事件的發生，從其醞釀、發生、發展到最后結束都有一定的過程，事件才完整。此外，將沒有實質性內容的材料、基本雷同的材料舍棄，集中存放。注重本行業特色。根據《Z省地方志年報編寫要求》，我們結合省檔案部門“三個體系”的要求，著眼于建立高效、方便、快捷的檔案利用體系，推動檔案資源建設，努力做到將檔案庫變成“記憶庫”“思想庫”。交通運輸是政府的一個經濟建設部門，既有公路、客貨運站、碼頭港口等基礎設施建設，又有水路、運輸服務，行業特點明顯。在總綱目基本不變的前提下，求特、求實，以真實性和客觀性為基本原則，如實反映Z省交通運輸工作的重點職能的履行，編纂交通人的“記憶庫”。承傳Z省交通人“實干”“創新”精神與智慧，地方志資料年報以“主題內容、行業特色，形式風格、系統性等方面被行業認可”為標準進行編纂，材料源于客觀事實，做到論而不論，寓論于記敘之中的特點；避免無意義的資料排列；做到觀點正確，選用資料滿足行業專業要求，敘述事實數據準確。資料年報的結構做到嚴謹，內容編排、文字敘述要合乎邏輯。例如，Z省農村公路硬底化建設內容編纂從1994年至2012年，時間跨度長；涉及全省16個地級市。2015年4月，按照編纂委員會的新要求，以豐富、詳盡的檔案記錄為佐證材料，進一步完善交通建設，范圍從原來狹義的“農村公路”延伸到與農村公路相關廣義的交通基礎設施建設和運輸服務；在寫作方面，由原來重點突出改為全面詳述。在編纂過程中，我們查閱了相關材料，對材料從多角度進行分析性研究，把握事實的總和，考查其對客觀事物及其規律的記載與反映上的全面程度、深化程度、時效程度等。

（四）校核階段。在初稿校核時，嚴格把好入選材料質量關，決不能湊數、不采用內容材料廣度、深度不夠或重要事項頭尾不完整、不匹配等。對確需采用的材料進行重新補齊。按年報資料的全面性、系統、準確性要求，我們充分利用本單位檔案館的資源，進一步查漏補缺各板塊材料。利用“檔案管理信息系統”為地方志資料年報工作中的考證、辨偽、正誤的工作流程提供極大便利條件。由此，我們具體辨別出其因果關系、主從關系、點面關系、相補關系、互證關系、重復關系等，把握一份材料的信息對闡明主題的特定角度和特定作用。

（五）挑選圖片。圖片具有直觀反映本行業基本面貌、發展變化以及時代特色、地方特色和行業特色，具有存史價值的作用。

廣泛收錄，直觀地反映行業的特色、有重要存史價值的圖片是收集地方志資料年報工作之一。我們的做法：一是嚴格按照要求甄選圖片，做到報送的圖片突出行業特色。二是圖片文字說明中有明確的時間、地點、人物、事件等要素，且要素齊全。

（六）對照規范，編輯資料長編。資料長編是資料年報的細胞，是從原始資料到編寫志稿的過渡。資料年報工作要為修志服務，為便于使用資料年報，資料長編按統一的格式規范撰寫。資料長編作為一個單元的資料具備三個要素：標題、內容、出處，這三個要素相輔相承，必不可少的。在獲取原始資料后，每個資料長編審查要點，一是先查證資料的來源是否明確，做到有據可依。二是對原始資料進行全篇審讀，補充明確的時間點。三是圍繞資料長編的主題，刪節不相關、冗長的內容，力求做到每個資料長編簡潔切題。

三、后期的編輯工作

（一）統稿及自審。包括如下3點：

1.各項材料齊備，綱目層次清晰且保持一致。地方志資料年報由概況資料、大事記、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片資料六大部分組成一個整體，同一事件的基本要素在不同部分、不同體裁的表述要保持一致。一是，突出了概況資料的主體地位。正確處理好概況資料與專題資料的關系，概況資料是未來修志時主要用于總述（或概述）與分志使用的，專題資料主要是用于專記的，不能將概況資料和專題資料混為一談，或者將專題資料當成概況資料來處理，否則，會出現概況資料內容很少，而專題資料并不專題，也不是特別重大的事項等情況。二是，材料層次設置簡明清晰。層次的設置，應視事物涵蓋的復雜性及當年發生的實際情況而定。按照規范，綱目層次以三個層次為宜，層次過多，將會造成資料的收集工作量增加，易造成重復。年報資料與志稿的層次設置互有相應關系，年報資料的層次設置過多，也將會影響到志書層次設置。三是，按實際情況設置條目內容。根據年報資料的綱目框架規范，具體內容的設置，本單位的實際情況來撰寫。例如，關于本單位“基本情況”，概括了本單位的由來、性質、機關內設機構、直屬機構、人員設備、管轄職責。層次分明，文字簡練。但其直屬機構規模有大有小，甚至有的是全省垂直管理的機構，像這樣比較重要機構的基本情況應作記述，因而上述“基本情況”宜改成“2013年度工作基本情況的概括”。如例：2013年xx局機關設8個正處級處室；全省按水系兼顧行政區域的原則下設東江、西江、北江等xx個水系（區域）xx局，為正處級行政類事業單位；xx個水系（區域）xx局共下設xx個測繪所。此外，還設有省xx測繪中心1個直屬單位。經省編辦批準，設立了Z省xxx運營管理中心；Z省xx利用外資項目管理辦公室到期撤銷。四是，注意關鍵性的節點。在總括性記述中，應重視對年度性關鍵節點的來龍去脈交代清楚。以2009年1月1日起取消公路養路費等五項交通收費的情況編寫為例。在《Z省交通運輸廳2009年至2011年地方志資料年報》大事記中，明確闡述如下：“為貫徹《國務院關于實施成品油價格和稅費改革的通知》，全省各地市級交通部門按照國家規定，從2009年1月1日零時起，停止征收公路養路費、公路建設基金、航道養護費、公路運輸管理費、水路運輸管理費五項交通規費類行政事業性收費。”此條大事記為今后不再記述該內容埋下伏筆。

2.內容概括得當，顯示年度情況。從年度的角度對當年發生的情況作概括性記述，不空言，少議論。例如某市提供的材料：某市在開展超限超載運輸車輛整治期間，累計檢查車輛1.1萬輛次，檢測出超限車輛3072輛。通過依法治理超載超限車輛，公路超限車輛明顯下降，大噸位超限車輛得到遏制，有效減輕了超限運輸車輛對路面的破壞，因超載引發的道路交通事故明顯下降。該年報資料僅反映檢查的結果，欠缺處理結果，失去使用的價值。基層單位報送的資料常有這類“記述只有情況沒有實際結果”的通病。又例如，類似上例內容：堅持做好治超執法工作。2009年，全省公路系統堅持做好治超工作，全省有13個市公路局接受交通主管部門的委托實施治超，沒有接受委托的市公路局也積極做好配合、協助工作。據統計，2009年共檢查車輛18.1萬輛，查獲超限超載車輛2.6萬輛，卸載車輛2.4萬輛，卸貨累計總重42.2萬噸。道路交通安全事故次數、死亡人數、受傷人數、經濟損失四項指標比2008年同期分別下降17.62%、8.91%、17.91%、14.82%。對比以上兩個例子，對年度內實際情況的表述，差異迥然。

3.形式符合規范、文字簡潔嚴謹。資料長編的出處，應根據不同來源（諸如報刊、采訪、書籍、檔案等）有不同的要求，但共同之處就是將來編寫志稿如有需要能據此找到資料出處進行核對。例如以下2個資料來源：“《Z廳XX年度工作報告》、公文的文號（如，粵交XX函〔2009〕XX號文）”。顯然，“粵交XX函〔2009〕XX號文”出處是可以在需要時找到原件進行校核的，且來源正式。在文字方面，應做到言之有物，少用、慎用評論性語言。志書的功能在于記述事物的歷史和現狀，年報資料要提供的資料是為此功能服務的，我們只要用歷史與現狀的尺子衡量一下。

（二）組織審查、征求業內意見。按流程做好送審材料的復核關。在年志資料送審稿的報送前，組織機關業務處室進行審查。廳辦公室在校對審核的過程中，本著認真負責的態度，對稿件中每條信息的來源進行核查；對文字的表述、用詞進行逐一校對；此外，又組織業務處（室、局）的負責人進行認真細致的研讀，從內容和形式上雙重把關。最后，經廳領導審定，形成年度交通行業地方志資料年報。

四、工作體會

（一）指定專人，關注行業發展。根據《全國地方志事業發展規劃綱要（2015-2020年）》要求，落實經費、指定人員，從事專（兼）職負責年志工作。地方志資料年報的第一屬性是資料性，做好年報工作必須具有豐富可靠的信息資料，搜集、收集資料應始于日常工作之中，由專人及時跟蹤了解行業開展的一些重大事項、活動和事件的進展情況及時收集資料信息，做到勤收集、收藏，要事不漏，提高年志編纂的質量和效率，縮短編纂周期。

（二）全員重視地方志資料年報的生命價值。入志資料的價值在于資料的可利用性，服務于當代，有較大影響，具有存史、資政、教育和查考價值；在于入志資料所包含的信息量，為今后編纂志書的篇、章、節、目的文字篇幅能提供給讀者多少有用的東西。我們應該從資料的可利用性談志書質量，站在讀者和使用者的立場， 從志書的存史、利用的角度談志書價值。

（三）編寫人員要有高度的責任心。有不怕苦不怕累，不厭其煩的敬業精神；有“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的職業精神，做好地方志資料年報編纂工作，才會有“前人栽樹，后人乘涼”的局面。