淺析文書檔案的收集與整理

張茜

【摘要】檔案的收集和整理是檔案管理的關鍵步驟，為使檔案能夠更加有效地為單位工作的進一步發展提供有力的支持，必須正視文書檔案的收集與整理工作中存在的問題，加強對辦公室文書檔案的收集與整理工作的建設。

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理

辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量辦公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

一、文書檔案的收集與整理工作內容

首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應考慮材料的內容之間的內在聯系，劃分標準，依據標準對文書檔案材料進行排序，類別編碼及頁碼等編號應標記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。

二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的專業素質不足，職業道德缺失。目前，大多數的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現安全隱患，更嚴重導致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對檔案的重要性認識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準確的指導。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，文書檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

（三）對新媒體技術運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。

三、提高文書檔案整理及保管水平的對策

（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業素質和政治素養的培養。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常性地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，可采用邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。

（二）加強制度建設，實現規范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為文書檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規范管理工作流程，共同促進文書檔案的收集與整理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不給不法分子可乘之機。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結語

只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進，提升文書檔案收集與整理工作的整體業務素質。

【參考文獻】

[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學院學報，1999（01）：91-92.

[2]鄭鳴. 辦公室文書檔案的管理及常見問題[A]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業黨建與政工創新工作發展學術研討會”論文集（下）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.

[3]王昌君，徐祥. 淺析文書檔案管理工作的創新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.