社會轉型期檔案整理方法的完善

李啟太

【摘要】本文圍繞社會轉型期檔案整理方法的完善這一主題，展開積極的探索，重點從檔案整理過程中存在的問題剖析、積極完善檔案的整理方法這兩個層面進行闡述，旨在對社會轉型期檔案整理方法進一步進行完善。

【關鍵詞】社會轉型期；檔案整理；人力資源；社會保障

檔案有著巨大的作用，國家可以通過檔案這一載體實現對民情和民生的充分了解，而群眾則可以憑借檔案這一憑證而獲得國家給予的一些相應的福利。鑒于檔案具有這一特殊的功能，那么對檔案管理也就顯得異常重要。筆者就社會轉型期檔案整理方法的積極完善進行探討。

一、檔案整理過程中存在的問題剖析

（一）按“件”進行整理存在的不足。檔案的重要特征，就是涉及面很大，數量大，在對檔案實施整理的過程中，如果按照“件”進行計算，其數量必然是數不勝數。所以說，如果采用“件”的模式進行統計和管理，必然會加大統計和管理的難度。按照“件”實施管理，有兩個方面的問題：第一，由于是用“件”進行管理，其數量很大。而管理又同計算機有著極其緊密的聯系，計算機在調用這些數據的時候，特別繁雜。第二，按“件”進行整理有許多錯誤存在。在檔案管理過程中會發現有許多的檔案使用頻率非常高。由于這些檔案的使用頻率過高，對管理者而言，給他們增大了工作的壓力，在頻繁的管理中難免會出現種種差錯。顯然，通過件的模式進行檔案的管理，不利于工作人員對檔案的準確調用，也不利于檔案規整工作的有效展開。

（二）按“卷”進行整理存在的不足。在檔案的整理過程中，最為傳統的整理方法就是按照“卷”的模式進行整理。在許多機關都是采用這種這種模式進行整理。該模式具有最為明顯的特征是：可以從文件的規律和特征進行整理，這種模式對于檔案的利用和保管都有著積極的作用。但是每一種模式都有著自身方面的局限性。同樣在檔案的整理中采用按“卷”的模式進行整理也存在著不足：第一，在組卷的過程中所進行的操作比較繁瑣。在組卷的過程中，由于每一個人在業務水平上、理解認識上都是不一樣的，進而導致了檔案卷有著巨大的差別。第二，在利用過程中極為不便。在保密層面效果極差。由于在某一卷檔案中會存有很多份的文件。作為借閱者在借閱一份檔案的過程中，會將整卷檔案借出。借出整卷檔案，必然會造成對不必要檔案的泄密。再者借閱者在攜帶上也極為不便。

二、積極完善檔案的整理方法

檔案來源于辦公室中的公文以及各個處室中的各項業務資料，這些資料進一步就形成了檔案。所以，我們從檔案的來源將檔案分為業務檔案和辦公室文書檔案。將檔案進行這樣的分類之后，每一類檔案的整理就有了方向性。

（一）對文書檔案的管理。由于文書檔案在內容上具有極強的針對性，其內容不能夠修改，檔案也不能夠遺失，加上該類檔案的數量上不大。鑒于此種狀況，對于文書檔案的管理，應該采用“件”的模式進行管理最為恰當科學，充分地發揮出按“件”管理的優勢。因為：第一，可以避免“件”的劣勢，因為各個辦公室生成的文書檔案具有很強的法律性和實效性，數量不大，對該類檔案使用的頻率不是太高，存放狀態多數處于靜止狀態，在工作量上不存在繁重的情況。第二，在整理過程中不存在繁瑣情況。因為辦公室檔案完全可以通過分類進行整理，畢竟辦公室檔案多數是一些規劃部署和法律文件，對其使用的次數很少，能夠進行大體分類。第三，對檔案中普遍存在的錯誤可以避免。由于辦公室文件有著特別強的有機聯系特性，我們完全可以從檔案文件的名目上閱讀到內容的方向，即使檔案管理中出現了錯誤，完全可以對其錯誤進行糾正。

（二）對業務檔案的管理。業務檔案跟文書檔案不同，該檔案具有數量大且零散的特征，具有群體性。對于這類業務檔案可以用“卷”的模式對其實施管理。運用“卷”的模式具有不計細節和有整體性，在查找的時候且能夠順利地找到有關聯的一些檔案，可以充分地發揮出“卷”的立卷整理過程中的優勢作用。第一，由于業務檔案中存在著個人檔案，這些關于民生方面的檔案在數量上巨大，且不同于文書檔案，在查閱的過程中使用的頻率比較高，對其可以采用立卷的模式進行管理。第二，業務檔案中所涉及到的民生問題所涉及到安全性文件極少，通常情況下都是以整體檔案或者個人檔案調用為主。第三，由于在立卷操作上比較簡單。在對辦公室檔案進行歸類立卷中，必須注重卷名，必須詳細認真。而業務類的檔案在姓名上不一定要對其全部列出，完全可以只要列出住地的名稱以及街道名稱即可。此類檔案不存在由于工作人員的見解不同而造成的不同的名目出現。在立卷過程中，完全可以對案卷標題進行擬寫，不存在爭論問題。

三、結語

綜上所述，在檔案整理過程中，所采用的方法應該在傳統的基礎上積極進行創新，對文書檔案的管理宜采用“件”的管理模式進行整理，而對于業務檔案的管理，宜采用“卷”的模式進行整理。只有這樣，才能夠跟上時代發展的要求。當然，時代在不斷地發展，檔案內容肯定會發生變化，對于檔案的要求同樣會發生變化。鑒于此，必須緊跟時代，在檔案整理中做進一步探索。

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