加強檔案工作管理 推動水利建設持續(xù)發(fā)展

蔡麗華

【摘要】檔案工作對水利建設的持續(xù)發(fā)展具有很大影響，關(guān)系到水利工程的建設秩序及管理水平。從這個方面來講，工程建設中理應嚴抓檔案工作，借助強有力的管控，來最大限度地發(fā)揮其積極作用，但現(xiàn)實卻并非如此，甚至還有一部分項目中的檔案工作至今仍處于不受重視的地位。此種情況給項目建設埋下了一定的隱患，管理單位有必要盡快予以改觀。本文結(jié)合檔案工作的開展要求，就水利建設中如何加強對此項工作的管理作了分析。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；水利建設；強化思路

水利建設可以通過促進相關(guān)行業(yè)的繁榮來拉動經(jīng)濟增長，對社會進步也有重要影響。所以，保證水利建設發(fā)展的可持續(xù)具有重要意義。檔案工作是水利建設中非常關(guān)鍵的工作，與項目建設秩序與管理成效均有密切聯(lián)系。但是，目前此項工作的開展并不規(guī)范，無法在推動水利建設持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮出應有的作用。對此，管理單位必須要在明確檔案工作重要性的基礎上，增大對此項工作的管理力度。

一、水利建設檔案工作概述

（一）主要內(nèi)容及重要性。在水利建設中，檔案工作以記錄建設資料及試運行資料為主要內(nèi)容，其中，前者包括流程資料、質(zhì)量驗收資料以及材料信息等。在水利工程項目管理工作中，檔案工作屬于較為基礎的部分，特點在于貫穿項目建設全程。此項工作的重要性主要體現(xiàn)在：首先，檔案資料實際上是對項目建設情況的全面反映，可為查找問題原因、決策提供依據(jù)。其次，檔案可作為責任判定的參照，防止出現(xiàn)糾紛與爭議。在檔案完善的前提下，人們可通過查詢來獲取所需信息，即所有內(nèi)容都有據(jù)可查。如此一來，即使后期出現(xiàn)問題，也可以通過責任判定來解決，避免相關(guān)人員或部門互相推諉責任。最后，原始檔案可作為后期維修管理的參照，使得維修管理措施更有針對性和科學性。所以，檔案工作對水利建設的影響其實是非常顯著的，值得管理單位關(guān)注。

（二）開展現(xiàn)狀。目前，水利建設檔案工作開展中的突出問題主要有下述四項。其一，缺乏完善的制度。在水利建設過程中，建設單位普遍都會將管理重點放在保證施工活動正常進行上，對于以資料記錄為主的檔案工作則普遍未給予充分關(guān)注。管理上的不重視，不僅使得相關(guān)要求的執(zhí)行情況很不理想，還間接造成了工作人員態(tài)度不端正的問題，比如，部分人員會因為領(lǐng)導的不重視，而產(chǎn)生敷衍應付的心態(tài)，進而出現(xiàn)資料記錄不詳細、以膚淺描述取代深入分析等情況。歸根結(jié)底，這些現(xiàn)象之所以會普遍存在，主要還是因為缺乏完善的制度，檔案工作管理的進行沒有保障。其二，人才相對不足。在現(xiàn)階段，水利建設中負責檔案工作的人員隊伍結(jié)構(gòu)非常不合理，嚴重限制著檔案工作的開展。比如，年齡較大的工作人員雖然具有經(jīng)驗豐富的優(yōu)勢，但他們的理念與工作方式卻普遍較為陳舊，專業(yè)水平基本也不高，在涉及到專業(yè)檔案的時候，他們很容易“犯難”；而年輕的工作人員雖然具有理念先進的優(yōu)勢，但由于經(jīng)驗不足，他們在實際工作中很容易出現(xiàn)顧此失彼、考慮不周等問題，工作質(zhì)量相對偏低。其三，資料收集效率低下。資料收集是檔案工作中的重要一環(huán)，但是，在當前的工作模式下，這個環(huán)節(jié)的效率往往是比較低的，主要原因就在于：在現(xiàn)行機制下，檔案工作人員獲得資料的途徑以各負責人送交為主，在未親自收集的情況下，資料是否真實、完整往往很難判斷，即使其中有問題一般也不會被及時發(fā)現(xiàn)。再加上資料收集大多在工程后期進行，工作人員獲得的前期資料經(jīng)常是不完整的，很容易出現(xiàn)遺漏。其四，工作方式有待更新。水利建設檔案包括眾多資料、信息、數(shù)據(jù)，工作人員在收集、整理和記錄的過程中很容易出現(xiàn)失誤，再加上紙質(zhì)資料被損壞的風險較高，檔案工作中實際上存在很高的風險。在水利建設要求愈發(fā)嚴格的當今，傳統(tǒng)工作模式的弊端已經(jīng)顯露無疑，不僅無法適應高效要求，連確保資料完整、信息真實都有一定難度。因而，更新工作方式是檔案工作改進中極為迫切的一項要求。

二、通過強化檔案工作管理推動水利建設持續(xù)發(fā)展的思路

做好檔案工作是水利建設實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的必要條件，所以，針對現(xiàn)階段檔案工作方法陳舊、制度不全、人才不足、資料收集效率低下的局面，工程中應積極采取應對措施。

（一）創(chuàng)新資料收集方法，提高檔案工作效率。收集方法關(guān)系到檔案資料的真實性與全面性，對檔案工作的開展效率有著很大的影響。所以，靈活選用收集方法至關(guān)重要。目前，水利建設檔案工作管理中應用價值較高的資料收集方法主要有下述三項。第一種，追蹤收集。此種方法適用于工期短的項目，實施過程中需要工作人員做好工程進度追蹤，通過現(xiàn)場詢問等方式完成資料收集。在水利建設中，追蹤收集的優(yōu)勢在于可對信息資料進行驗證，有助于確保資料完整、信息及數(shù)據(jù)準確，但其同時也存在局限性，比如，追蹤需要耗費大量精力，工作人員負擔較重。第二種，分段收集。此種方法適用于工期較長的項目，具體實施時需要工作人員主動聯(lián)系技術(shù)部門，并以工程進度為依據(jù)劃分資料收集環(huán)節(jié)，通過“化簡問題”“分段進行”來完成收集任務。第三種，強制收集。此種方法與水利建設較為復雜的特點相適應，實施重點是對承包單位進行強制管理，一般思路為：承包方于項目開工前繳納配合檔案工作的保證金（即押金），若建設過程中確能做到，項目完工后管理部門給予全額退還。

上述三種方式有著不同的特點，在管理實踐中應以工期、項目實況為依據(jù)科學選用，以保證檔案工作管理的有效性。邵武市禹泉水源工程屬福建省級重點建設項目，也是煙草援建工程，工程總投資16845.82萬元，煙草援建資金12334.14萬元。建成投產(chǎn)后，將作為邵武市人民第二飲用水源。因該工程工期長、任務重，在建設過程中，檔案資料的收集采用了追蹤收集與分段收集相結(jié)合的原則，由專人負責資料的收集、整理。確保檔案資料收集的高效、完整、準確。迄今共收集了文字、圖紙、照片、計算材料等資料共136卷，為今后邵武市人民的生產(chǎn)與生活保存了寶貴的第一手資料。

（二）業(yè)務培訓與鼓勵自學相結(jié)合，提高工作人員的綜合素質(zhì)。水利建設檔案工作對于工作人員有著諸多要求，對此，現(xiàn)實中應通過將業(yè)務培訓及鼓勵自學相結(jié)合的方式來提高工作人員實際能力與崗位要求的匹配度。結(jié)合當前檔案工作的開展要求來講，要想真正做好此項工作，工作人員必須具備三項條件：首先，專業(yè)基礎扎實且技能全面。其次，業(yè)務能力強。最后，有服務意識。為了使工作人員與上述要求相適應，現(xiàn)實中就要一方面對他們實施業(yè)務培訓，另一方面鼓勵他們自學。業(yè)務培訓旨在強化工作人員的業(yè)務能力，實踐時應以幫助他們掌握資料價值的判斷方法、高效進行資料收集的方法等內(nèi)容為重。為了保證效果，建議工程中具體實施時采取“邊建設邊培訓”的做法，即培訓與建設同步。同時，培訓還需做到內(nèi)容豐富、方式靈活，以便使工作人員明確檔案工作各環(huán)節(jié)的要求。此外，管理單位還應考慮采取一些激勵措施，來促使工作人員自發(fā)地學習，比如鼓勵他們主動學習計算機操作方法等，這個方面需要視情況確定激勵措施，此處不做過多討論。

（三）健全管理體系，促進檔案工作的標準化。水利建設檔案不僅是項目建設情況的全面反映，還是后期維護及改建的依據(jù)。所以，工程中有必要加大對檔案工作的重視，并通過健全管理體系，來促進此項工作的標準化，進而為檔案價值的充分利用奠定基礎。為此，水利建設中可采取以下措施：首先，加大領(lǐng)導力度，規(guī)范執(zhí)行責任制。為了使相關(guān)領(lǐng)導切實重視檔案工作，現(xiàn)實中應充分肯定此項工作在項目建設中的地位，并通過保障領(lǐng)導責任制落實、合理劃分部門職責等做法，來督促各級領(lǐng)導主動改進管理。其次，大力引入信息技術(shù)，順應檔案管理數(shù)字化趨勢，提高管理的信息化程度。信息技術(shù)的引入可弱化人為因素對檔案工作效率的限制，有助于保證檔案資料的完整性與記錄的準確性，所以，管理單位應在明確信息技術(shù)價值的基礎上，積極引進先進技術(shù)，為檔案工作的有效開展提供技術(shù)方面的支持。在這個過程中，檔案數(shù)據(jù)庫的建立與信息資源的開發(fā)、管理軟件的應用屬于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，決定著數(shù)字化管理能否實現(xiàn)。最后，補充、更新現(xiàn)有規(guī)章。規(guī)章制度具有一定的約束力，所以，現(xiàn)實中應重視對現(xiàn)行規(guī)章進行補充和更新，通過提高其完善程度及與管理要求適應程度的方式，來充分發(fā)揮規(guī)章的保障作用。需提出的是，完善規(guī)章并非是盲目的新增條款，而是在根據(jù)管理要求審視規(guī)章缺陷的基礎上進行的有針對性的補充。

三、結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段水利建設檔案工作中還存在許多問題，無論是工作效率還是工作質(zhì)量都無法適應新時期的要求。鑒于檔案工作對水利建設的持續(xù)發(fā)展具有重要影響，現(xiàn)實中有必要盡快通過創(chuàng)新檔案收集方法、提高工作人員素質(zhì)、健全管理體系等措施，對此項工作進行強化，本文對這方面的可行做法作了分析，以供相關(guān)單位參考。

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