略論民政檔案的管理與利用

冷雪英

【摘要】民政工作涵蓋面廣、涉及范圍大，不僅與普通居民的生活息息相關，還是黨和政府將社會管理工作做好的重要途徑，而民政檔案的管理與利用也和民生密不可分，和維護社會穩定有密切聯系。接下來從民政檔案管理與利用的意義入手，探討提出若干工作措施，旨在助力民政檔案管理與利用水平的提升。

【關鍵詞】民政檔案；管理與利用；意義；工作措施

最近幾年，隨著經濟與社會的持續發展，國家在社會管理工作上投入大量的人力、物力，民政工作取得顯著成效，特別是民政檔案管理與利用，不僅完善和豐富了管理與利用的標準，還形成了豐富的、系統的、全面的檔案資料。但民政檔案管理與利用同時也面臨著更嚴峻的形勢，進一步改革和優化民政檔案管理與利用勢在必行。

一、民政檔案管理與利用的意義

民政檔案的管理與利用不僅涉及各個政府職能部門上報的文書、會計、人事以及工程等檔案，還包括地名檔案、民間組織檔案、社區檔案、收養登記檔案、婚姻登記檔案等，種類不一、名目繁多，這些檔案和民生工作有密切的聯系，是政府部門管理社會的重要參考資料，是保障群眾權益的關鍵原始憑證，甚至可以說民政檔案真實地記錄著每一名社會成員的重要經歷。隨著政府職能轉型的不斷深入，民政部門日益凸顯出其為社會提供公共服務的職能，民政檔案在幫助改善民生、為民眾服務以及造福社會等方面有了新的內涵，為切實促進社會公平、維護社會穩定，為進一步實現服務于人民的宗旨，充分發揮民政檔案的重要作用，全面深入開展民政檔案的管理與利用工作對每一名社會成員無疑都有深遠的意義。

二、民政檔案管理與利用的工作措施

（一）建立健全民政檔案管理與利用制度。完善的規章制度能保證民政檔案管理與利用工作的順利開展。因此，上級領導要針對民政檔案部門實施一定的管理與監督，督促檔案人員學習國家的檔案法律法規，增強全體人員的檔案管理與利用意識。如可依據民政檔案工作的類別，包括檔案的歸檔、借閱、保密等制度，促使人員了解檔案管理與利用的各項規章制度，并匯編成冊，建立健全相關制度，在民政考核環節加入對檔案人員的績效考核，從而激發其工作的主觀能動性，助力民政檔案管理與利用的優化。

（二）創新民政檔案管理與利用服務機制。長時間以來，檔案部門都習慣靜候利用者上門，對方要什么就提供什么，但進入信息時代以后，民政檔案的管理與利用也面臨著信息化建設要求，檔案部門務必要積極轉變工作理念與思路，堅持創新服務機制，將過去的被動服務轉化成主動服務。一是要明確崗位責任制，圍繞主動服務的目標鼓勵創新。二是要適當調整民政檔案人才結構，通過引進、培養等措施，用高水平人才充實檔案的管理崗位、利用崗位。三是為民政檔案的管理與利用提供便利條件，包括投入優良的設備、充足的資源、暢通檔案利用需求及效果的反饋渠道等。如民政檔案部門要按照民政部門的重點工作，主動去發掘、搜集檔案資料，主動服務于領導的決策、民政業務、群眾，善于對民政檔案的利用趨勢加以預測，主動為利用各方利用相關信息；要重視在民政檔案信息資源綜合性的強化方面狠下功夫，為使用者提供有價值的、全面的檔案信息。

（三）提高民政檔案管理與利用的科學性。民政檔案部門及人員要通過科學的方法、形式落實檔案的管理與利用，提高工作的科學性。因此，檔案人員在管理、利用民政檔案時要嚴格樹立認真負責的工作態度，主動為民眾提供優質的服務。如民政檔案部門要結合社會熱點，不斷完善民政檔案的利用信息，深入調研檔案管理工作，提高管理民政部門日常收養、婚姻登記、優待撫恤等原始檔案的水平，為提高民政檔案利用深度奠定基礎。同時，民政檔案人員要結合工作實際加強開展檔案管理信息化，在構建檔案利用機制時把管理與利用電子檔案作為重點內容，不斷豐富檔案信息內容，最大限度發揮民政檔案的參考作用，最大限度發揮民政檔案的民生價值。

（四）完善基層民政檔案管理與利用機制。當前，基層民政檔案管理與利用機制的完善尤為關鍵，因為基層民政檔案管理與利用在若干部門中散落，面臨著很多部門管、但很多部門均無法管的尷尬局面，完善其工作機制迫在眉睫。如相關部門可從四方面入手：一是進一步明確管理與利用民政檔案的四級檔案工作機制，涵蓋省級、市級、縣級、鎮級民政部門的檔案工作機制，進一步將主次分清，實行區別對待、分類管理機制，保證由專業的檔案部門負責統一管理、開發和利用民政檔案，保證檔案資料的齊全性、完整性、權威性以及信息的安全性、有效性。二是促進各個地區加強管理、利用地名檔案，按照社會需求提供地名檔案的查詢業務、對外咨詢業務等，同時編輯并出版與地名對應的檢索資料、工具書等信息，深化對檔案的利用。三是重視管理好民間組織檔案，提高基本信息檢索功能，并依托信息化發展趨勢，進一步完善、豐富民間組織檔案的信息披露渠道，為社會各界檢索檔案、利用檔案提供更多便利。四是搞好對社區建設檔案的管理、利用等工作，建立健全社區檔案管理制度，為各項社會事務的開展提供檔案信息服務。

三、結語

民政檔案管理是重要的基礎性工作之一，是組成國家整體檔案工作的重要部分，能否管好、用好民政檔案至關重要。在新的形勢下，民政部門要直面機遇與挑戰，切實提高民政檔案管理與利用的效率和水平，以便更好地適應新時代的新要求，從而使檔案更好地服務于民政工作，造福社會。

【參考文獻】

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