紙質(zhì)文件與電子文件雙軌并存的比較研究

孫靜

【摘要】電子文件的產(chǎn)生，帶給現(xiàn)代社會(huì)一場(chǎng)浩大的信息革命，以其方便、快捷傳播性強(qiáng)的特點(diǎn)，加以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的支撐，迅速被人們廣泛使用。然而，紙質(zhì)文件會(huì)像金石取代甲骨、竹帛取代金石、紙張取代竹帛那樣被取代嗎？紙質(zhì)文件與電子文件并不是取代關(guān)系，這個(gè)結(jié)論是由兩者的特性所決定的。紙質(zhì)文件與電子文件將會(huì)長(zhǎng)期雙軌并存，取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)文件；電子文件 ； 雙軌并存 ； 比較研究

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的推廣使用，正確認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行使用與管控，是當(dāng)代企業(yè)管理中重要的工作。與此同時(shí)，也不能忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的使用價(jià)值和自身優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)文件與電子文件雙軌并存是文件管理的長(zhǎng)期狀態(tài)，也是當(dāng)代行政管理的必然選擇。本文擬對(duì)兩者的特性進(jìn)行比較研究，析其優(yōu)劣，用之所長(zhǎng)，避之所短，期以實(shí)現(xiàn)兩種不同介質(zhì)文件的共存，進(jìn)行科學(xué)有效的管理與使用，使得電子文件和紙質(zhì)文件相得益彰，相輔相成，互相借鑒，共同發(fā)展。

一、紙質(zhì)文件優(yōu)劣

（一）紙質(zhì)文件載體的穩(wěn)定性。紙，是一種實(shí)在的物質(zhì)，作為文字的載體，具有性質(zhì)穩(wěn)定的性能。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)。盡管在一定條件下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)文件的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

（二）紙質(zhì)文件原始的真實(shí)性。紙質(zhì)文件具有客觀(guān)的、可靠的特性。一旦形成內(nèi)容記錄，不易人為更改，無(wú)論是手寫(xiě)或者機(jī)打形式，只要加入后期更改都會(huì)留有可辨痕跡。紙質(zhì)文件這一特性，確保了文件的原始真實(shí)性。

（三）日常使用的簡(jiǎn)單獨(dú)立性。紙質(zhì)文件在日常工作使用中，不需要特殊配置。隨身攜帶，因載體和記錄的信息融為一體，簡(jiǎn)單并且獨(dú)立地實(shí)現(xiàn)功用。

（四）在取材方面，不利于環(huán)保。紙的原材料大多取于樹(shù)木等有機(jī)材料，在這個(gè)角度上不利于環(huán)保，浪費(fèi)紙張就是浪費(fèi)地球的有限資源。

（五）攜帶不便，且占用空間多。紙質(zhì)文件因?yàn)槭且环N實(shí)在的物質(zhì)，所以具有一定質(zhì)量，因此造成攜帶不便捷。對(duì)于長(zhǎng)年累積的資料，存放起來(lái)會(huì)占用一定的空間。

（六）不利于流通、傳遞與資源共享。紙質(zhì)文件不能很快地分發(fā)與流轉(zhuǎn)，這既是優(yōu)點(diǎn)也是缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)在于私密性與保密性更強(qiáng)，缺點(diǎn)是不能迅速地進(jìn)行資源共享。

二、電子文件的優(yōu)劣

（一）利于環(huán)保，倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公。解放了傳統(tǒng)用紙，降低了資源損耗。以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)作為支撐，在新時(shí)代下倡導(dǎo)了無(wú)紙化辦公，在一定程度上保護(hù)了自然環(huán)境。

（二）信息量大，存儲(chǔ)空間小。電子文件的數(shù)字化，使文件的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間以及所有可移動(dòng)的存儲(chǔ)磁盤(pán)能夠承載海量文件，并且攜帶方便。

（三）具有高速檢索、迅速傳遞的性能。電子文件依托計(jì)算機(jī)，可以快速、多方位地檢索到所需要的信息并且迅速傳遞，大大提高了信息處理的質(zhì)量和速度。電子文件發(fā)揮著傳統(tǒng)文件和手工勞動(dòng)所不能比擬的優(yōu)勢(shì)和功能。

（四）更有利于信息資源的共享。更有利于發(fā)揮電子文件的信息資源共享。電子信息資源較之于紙質(zhì)材料的優(yōu)越之處，就是能夠?qū)嵭泄蚕矶粨p害其本身的完整性。并且，電子文件可以借助通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞和共享。

（五）電子文件難以鑒別真實(shí)性和完整性。由于電子文件修改較為容易，并且不留痕跡，因此很難鑒定它的原始真實(shí)性。另一方面，電子文件也易斷章取義，刪除或者添加文字段落，不能確保文件最初的完整性。

（六）電子文件難以體現(xiàn)形成過(guò)程。電子文件已很難像紙質(zhì)文件那樣能夠體現(xiàn)其形成過(guò)程，保留修改痕跡。電子文件的形成不再以實(shí)物化形式固定下來(lái)，修改保存后會(huì)覆蓋前文件。

（七）電子文件的失真問(wèn)題。電子文件的載體和讀寫(xiě)技術(shù)的不穩(wěn)定性造成信息失真。載體材料會(huì)受到氧化、磁場(chǎng)、計(jì)算機(jī)病毒以及讀寫(xiě)時(shí)的機(jī)械磨損的影響，很容易破壞甚至抹去電子文件上存儲(chǔ)的信息。

（八）電子文件更容易發(fā)生泄密。電子文件依托網(wǎng)絡(luò)，也必然受制于網(wǎng)絡(luò)。由于電子文件的復(fù)制容易、傳輸便捷、資源共享性能更強(qiáng)，較紙質(zhì)文件的管理與掌控更為困難，因此存在的泄密幾率更大，存在的泄密隱患也就更為嚴(yán)重。

三、結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件還是現(xiàn)代的電子文件，都為人類(lèi)所用，各有所長(zhǎng)，各具特性。電子文件依托強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在速度、傳播、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資源共享及環(huán)保等方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)文件的手工操作，在很大程度上提高了工作效率，迎合了時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。而作為傳統(tǒng)制式的紙制文件依舊保持其性能穩(wěn)定、真實(shí)性強(qiáng)，以不可替代的地位繼續(xù)被應(yīng)用。電子文件是發(fā)展，是科技符號(hào)，紙制文件是根本，是亙古不變的史實(shí)。在當(dāng)下社會(huì)，在人類(lèi)未來(lái)，電子文件將繼續(xù)發(fā)展完善，紙質(zhì)文件不可或缺地延續(xù)生命力，這種雙軌并行的存在狀況會(huì)延存下去。