大數據背景下做好企業檔案管理的研究與探討

王曉欠

【摘要】在大數據背景下，如何擺脫傳統檔案管理模式對企業發展的制約以適應不斷發展變化的信息社會成為當下檔案管理工作者所面臨的新課題。基于此，本文在探討大數據背景下企業檔案管理意義的基礎之上，通過分析大數據背景下企業檔案管理所面臨的挑戰與機遇，以期尋求新形勢下檔案管理的工作重心與方向。

【關鍵詞】大數據；時代背景；企業；檔案管理

一、大數據時代背景下的企業檔案管理的意義

首先，在大數據時代背景下對企業檔案管理事業進行研究有利于檔案管理工作的理論創新與完善，進而使其更好地服務于企業檔案管理工作。其次，有助于推進企業檔案管理工作改革的進程，以適應不斷發展變化的信息化社會。最后，在新形勢下探討企業檔案管理工作，有助于激發企業檔案管理工作人員的學習熱情，改善檔案管理工作方式，以不斷提高其工作效率。

二、大數據時代背景下的企業檔案管理面臨的機遇與挑戰

（一）大數據給企業檔案管理工作帶來的機遇。1.企業檔案管理更為便捷。隨著信息技術的發展，紙質檔案逐漸被電子化的檔案所取代。企業檔案管理工作由傳統的檔案收集、整理轉變為對檔案的監控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得企業檔案管理向著便捷化方向大步邁進。2.企業檔案利用率提升。在傳統企業檔案管理模式下，檔案主要以紙質為主且長期處于被動翻閱狀態，使得對檔案信息的分析利用不到位，失去了檔案信息存在的意義。而在大數據背景下，通過云計算能夠實現檔案信息的相互關聯，通過這種方式對檔案信息進行挖掘、利用，將檔案信息的利用方式變被動為主動，以充分發揮檔案信息對于企業發展的重要作用。3.檔案的保存更為完整。由于企業檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免地帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變已承受不起反復的翻閱。大數據背景下，利用信息技術將檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使得紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對企業檔案進行字跡顏色加深處理，最大程度地使其恢復原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。

（二）大數據給檔案資源管理的挑戰。1.檔案信息安全性有待提升。隨著大數據時代的到來，檔案信息儲存量的日益增多，在給數據分析利用帶來便捷的同時也使得檔案信息的安全性帶來挑戰。由于很多企業檔案管理工作缺乏科學性、資源管理方式缺乏創新性以及檔案管理缺乏嚴謹性，不僅使得檔案管理工作效率低下而且極易使檔案信息外泄，安全性得不到保障。因此，在這一時代背景下，如何維護檔案信息的安全，提升檔案管理工作效率成為企業檔案管理工作所面臨的一大挑戰。2.對檔案管理工作者專業素質提出更高的要求。大數據的發展與應用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業素質提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，改以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。

三、大數據背景下企業檔案管理工作的重心與方向

大數據給企業檔案管理工作帶來了前所未有的機遇與挑戰，因而要想提升檔案管理工作的效率，轉變企業檔案管理的重心與方向刻不容緩。

（一）軟、硬件配置齊全，提升企業檔案信息的安全性。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，也是保證檔案管理質量的有效手段。企業應當為檔案管理工作配備良好的計算機及軟件系統，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為企業檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，設置一個專門的保護系統，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

（二）加強企業檔案管理隊伍建設，提升檔案管理者專業素質。檔案管理工作者必須積極參加職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，不斷更新自身的專業知識和技能，鍛煉信息技術的運用熟練程度，提高信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。

（三）創新檔案管理模式，提升企業檔案管理的水平。企業應當緊跟大數據時代發展的潮流，打破傳統的檔案管理模式，運用信息化手段，創新檔案管理模式，提升檔案管理水平，從而更好地服務于企業的發展。

四、結語

總之，大數據時代的到來，免去了傳統檔案管理方式的冗雜性，進一步提高了企業檔案管理機構的工作效率，實現了利用現代信息技術服務生產生活的目的。但是，我們也應該意識到，大數據時代的到來在給企業檔案管理工作帶來方便的同時也帶來了一定的挑戰，企業要想實現自身的可持續發展，就必須不斷調整檔案管理工作的重心與方向以緊隨時代發展步伐。

【參考文獻】

[1]鄭力.試述大數據背景下企業檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2014（S4）：113-114.

[2]李靜.大數據背景下企業檔案信息化管理建設的思考[J]. 管理觀察，2015（27）：117-118.

[3]馮菲.信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究[A].中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集[C].2015：8.

[4]吳明忠.關于大數據時代企業檔案信息資源建設的研究[A].中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集[C].2015：13.