現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢闡述

周寶華

【摘要】本文主要闡述現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的四個趨勢：一體化、數(shù)字化、紙質(zhì)檔案與電子文件的長期并存、由檔案實(shí)體管理向檔案信息組織與管理發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；發(fā)展趨勢

一、檔案管理模式的變革——文檔管理的一體化和圖書、情報、檔案管理的一體化

（一）文檔管理的一體化。文檔管理的一體化是指，從文書和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件的制發(fā)到歸檔管理的全過程管理，將文件管理和檔案管理融為一體。即將現(xiàn)行文件的產(chǎn)生、歸檔及檔案管理納入一個管理系統(tǒng)，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法，而不再將文件管理和檔案管理視為兩個相互獨(dú)立、界限分明的管理系統(tǒng)，從而有效地減少了重復(fù)勞動，提高了文檔管理工作的效率。文檔一體化具體應(yīng)包括：

1.文檔實(shí)體生成一體化。即對公文、檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案直至被銷毀為止的整個生命周期進(jìn)行全面管理。

2.文檔管理一體化。從管理體制、組織機(jī)構(gòu)、人員配備等方面保證一體化的實(shí)現(xiàn)。

3.文檔信息利用一體化。可直接通過文檔檢索系統(tǒng)查找所需要的文件或檔案。

4.文檔規(guī)范一體化。文檔一體化要求在公文辦理和檔案管理中實(shí)施統(tǒng)一協(xié)調(diào)的規(guī)范和要求。

文件生命周期理論是文檔一體化的理論依據(jù)。文件生命周期理論認(rèn)為，文件從其產(chǎn)生到最終銷毀或進(jìn)館永久保存是一個完整的生命運(yùn)動過程，檔案與文件并沒有本質(zhì)的區(qū)別，實(shí)質(zhì)上是同一事物，兩者只不過處于不同的生命階段而已。因此將文件與檔案納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，實(shí)行一體化的管理，遵循了文件運(yùn)動的客觀規(guī)律。

文檔一體化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)電子文件全過程管理和前端控制的重要平臺。在文檔一體化系統(tǒng)中，可以對電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔管理或銷毀的全過程實(shí)施控制和管理，更為重要的是，檔案人員可以從系統(tǒng)的設(shè)計之初就介入其中，使系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)施能夠體現(xiàn)文件的檔案化管理思想，這對于保證電子文件的真實(shí)性和完整性極為重要。

（二）圖書、情報、檔案的一體化管理。圖書、情報、檔案各有其特點(diǎn)，圖書具有比較系統(tǒng)的知識體系，情報是用來消除不確定性的特定信息，檔案是記錄人們社會活動的原始信息，但三者在功能上可以互補(bǔ)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，三者的一體化管理方案將日趨成熟。圖書、情報、檔案一體化的管理模式具有突出的優(yōu)勢，首先可以提高信息的綜合度，充分組織和開發(fā)利用各類信息資源，滿足生產(chǎn)、生活、領(lǐng)導(dǎo)決策和文化傳播綜合、集成的信息需要。其次可以優(yōu)化單位的資源配置，實(shí)現(xiàn)資源共享。近年來，許多大型企業(yè)在以前圖書室、資料室和檔案室的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源重組，建立了企業(yè)信息中心，對圖書、情報和檔案實(shí)施一體化管理，將它們納入統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，能夠充分利用各類信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。再次，圖書、情報、檔案的一體化管理適應(yīng)了社會信息化和數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對于各類信息綜合集成的管理需要和利用需要。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書、情報、檔案等各類信息資源將不再是界限分明的孤島，而是相互滲透、相互連接的信息集成。

所謂縱向，是指向前延伸至文件管理，應(yīng)熟悉文件管理的理論與方法。所謂橫向，是指圖書與情報管理。檔案作為一種獨(dú)特的信息資源，與圖書、情報之間存在密切的聯(lián)系，檔案工作者應(yīng)該了解圖書、情報工作的原理和方法，為三者的一體化管理奠定基礎(chǔ)。

二、檔案管理手段的變革——數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

20世紀(jì)中后期以來發(fā)生的以計算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)革命，使檔案管理的方式發(fā)生了變革，由傳統(tǒng)的手工管理方式向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。所謂檔案管理的數(shù)字化，是指借助計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，直接生成數(shù)字檔案信息，或通過數(shù)字化技術(shù)將存貯在傳統(tǒng)介質(zhì)上的模擬檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，便于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。數(shù)字化檔案的產(chǎn)生主要有兩個渠道，一是在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下（尤其是在辦公自動化環(huán)境下）直接產(chǎn)生大量的電子文件，通過在線或離線方式歸檔以后轉(zhuǎn)化成電子檔案。二是通過館藏數(shù)字化將原來存貯在紙張、縮微膠片、唱片、錄音帶、錄像帶等載體上的檔案信息通過數(shù)字化處理后轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，形成電子檔案。數(shù)字化檔案是實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要前提。

三、檔案管理對象的變革——紙質(zhì)檔案與電子文件的長期并存

數(shù)千年來，檔案管理的主要對象一直是紙質(zhì)的，人們對紙質(zhì)檔案的特征了如指掌，總結(jié)出了主要是針對紙質(zhì)檔案的較為全面、成熟的檔案整理、鑒定和保管方式，積累了許多管理經(jīng)驗(yàn)，并將其提升為檔案管理的基本理論。而20世紀(jì)中后期以來的現(xiàn)代信息技術(shù)革命打破了紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的格局，以計算機(jī)技術(shù)等數(shù)字技術(shù)為依賴的電子文件得以產(chǎn)生并大量增長，而且在互聯(lián)網(wǎng)的普及過程中受到越來越廣泛的認(rèn)同，徹底的無紙化辦公時代似乎為期不遠(yuǎn)了。那么，紙質(zhì)檔案是否會徹底消失，電子文件是否會完全取代紙張文件呢？答案是否定的。

四、檔案管理工作內(nèi)容的深入——由檔案實(shí)體管理向檔案信息組織與管理發(fā)展

由于檔案原件具有不可替代的憑證性，長期以來，人們對檔案實(shí)體的收集、整理和保管工作傾注了大量心血和勞動，對組織和管理檔案信息資源有所忽略。隨著信息社會的來臨，社會信息意識的覺醒和加強(qiáng)，檔案——這種承載原始信息的文獻(xiàn)越來越多地受到了社會的關(guān)注，檔案的信息資源屬性日益彰顯。組織、管理和開發(fā)檔案信息資源，提供檔案信息為社會各界服務(wù)是當(dāng)前社會信息化發(fā)展的需要，也是檔案管理工作為適應(yīng)信息化環(huán)境而促使自身發(fā)展的需要。檔案管理工作的內(nèi)容在社會信息化進(jìn)程中正逐步發(fā)生著一個明顯的變化，即從對檔案實(shí)體的管理深入到對檔案信息的組織和管理。