醫院辦公室文書檔案電子化管理之我見

王曉萍

【摘要】新時代的到來，推動醫院辦公自動化的發展，電子文件的出現，有利于醫院辦公室工作效率的提高。本文結合我院實際，根據工作中發現的問題，對醫院文書檔案的電子化管理進行了現狀分析，并對其必要性及目前障礙進行了論述，從而進一步提出醫院辦公室實現文書檔案電子化管理的對策。

【關鍵詞】醫院辦公室；文書檔案；電子化管理

文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。

一、醫院文書檔案管理現狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限—查找收發文登記本—逐條尋找—查找登記號—逐件翻找文件—復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。

三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要進行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。

（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。

四、實現辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、結語

綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。

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